Gráficos de la organización como herramienta de gestión

Los Gráficos organizacionales, o Gráficos de organizaciones, para abreviar, se usan para mostrar a las personas la estructura prevista de la organización. Se supone que esta organización "formal" refleja la estructura de poder de la compañía. A veces, los Gráficos de Org solo sirven para confundir a las personas sobre cuál es realmente la estructura. Esto generalmente no es intencional, sino que REFLEJA la confusión de las personas involucradas.

Sin embargo, también es posible usar un organigrama como una herramienta de gestión para avanzar en el logro de los objetivos de su organización.

Examinaremos ejemplos típicos de Gráficos de Org "estándar". Veremos confusos organigramas. Finalmente, discutiremos el uso de Org Chart como una herramienta de gestión.

Gráficos de organización "estándar"

Los Gráficos de organización estándar generalmente se usan para mostrar a las personas la estructura deseada de la organización. Se supone que esta organización "formal" refleja la estructura de poder de la compañía. A menudo, solo refleja la estructura de responsabilidad. El poder real en la organización a menudo sigue líneas de comunicación en lugar de líneas en el Gráfico de Org.

Los gráficos generalmente tienen forma piramidal. Muestran a la persona a cargo en la parte superior. Debajo de él o ella están sus subordinados agrupados, generalmente en cajas progresivamente más pequeñas. Por lo general, las personas que se muestran en el mismo nivel horizontal en el organigrama se perciben como "pares" dentro de la organización.

Esta Tabla Org del Departamento de Computación del Colegio Imperial (DOC) es típica de la tabla piramidal.

El jefe de departamento tiene cinco directores que le informan directamente, más un jefe adjunto y un comité de búsqueda. Cada uno de los directores tiene sus informes directos que se muestran en los óvalos verdes debajo de sus comités.

Gráficos de organizaciones confusas

A veces, los Gráficos de organizaciones pueden confundir a las personas sobre cuál es realmente la estructura.

Esto generalmente no es intencional, sino que refleja la confusión de las personas involucradas. Si no está seguro de las relaciones funcionales del grupo, o si cambian con frecuencia, es prácticamente imposible diagramarlas con precisión.

Quizás el lugar más común para encontrar Cartas de Org confusas es en el gobierno federal de EE. UU. La Tabla Org de la División de Ciencias de la Computación y Matemáticas del Laboratorio Nacional de Oak Ridge no transmite rápidamente una comprensión de la estructura de la Organización. Parece sugerir que once funciones dependen directamente del Director.

Si bien el alcance del control (el número de informes directos que un gerente puede supervisar efectivamente) varía considerablemente, me resulta difícil creer que se trata de una organización que funciona de manera óptima. Sospecho que algunos de los líderes de las funciones son "más iguales".Si tuviéramos que trazar el flujo de las comunicaciones dentro de esta organización, y la cantidad de tiempo que cada subordinado pasó con el director, algunos de los informes directos probablemente tendrían que ser reclasificados como subordinados de otras funciones.

Gráficos de organización como herramienta de administración

Los Gráficos de organización suelen ser un dispositivo reactivo, en lugar de proactivo. Creamos una organización o permitimos que evolucione, y ha crecido.

Ya no está claro para las personas dentro de la organización, ni para las personas con quienes interactúan, quién es responsable de qué. Así que elaboramos un montón de cajas y líneas para mostrar a todos los que hacen qué. Luego agregamos líneas punteadas y dispositivos artificiales similares para mostrar que lo que dibujamos primero no siempre es el caso.

Sin embargo, una mejor opción es elaborar un organigrama que refleje hacia dónde desea que vaya la organización, en lugar de reflejar cómo es ahora. Si quieres una organización plana y horizontal, dibuja la Tabla Org de esa manera. Demostrar que seis u ocho (o incluso once, como vimos anteriormente) los gerentes reportan al VP. Demuestre que los diez programadores reportan directamente al Project Manager.

Si su organización depende de círculos de calidad o equipos de producción para cumplir su misión, debe mostrar eso en su Gráfico de Org.

No se sienta obligado a apegarse a las agrupaciones horizontales y verticales. Si sus empleados comprenderán más claramente sus roles al hacerlo, puede usar círculos, triángulos invertidos o cualquier otra cosa que necesite.

Hay muchos productos de software en el mercado para ayudarlo a mostrar cómo desea que funcione su organización. OrgPlus es un ejemplo de los tipos de herramientas que se pueden usar para aclarar muchos aspectos del negocio, incluidos los Gráficos de organizaciones.

La forma en que debería hacerse

El siguiente ejemplo es una representación de un organigrama, que me impresionó mucho. Fue lanzado para marcar el comienzo de una nueva era para una compañía que requería nuevas acciones creativas de todos sus empleados.

Muestra claramente la estructura plana y horizontal destinada a fomentar la comunicación y la innovación. Muestra claramente el equipo formado por los dos mejores oficiales, lo que indica qué se espera que hagan los empleados. Sin embargo, conserva las líneas inequívocas de la responsabilidad final. El Presidente claramente lidera la compañía, pero todos los demás saben que deben hacer su parte para tener éxito.

La forma en que debería ser un gráfico de Org

Todavía es demasiado pronto para saber si este Gráfico de Org tendrá el efecto deseado. Ha estado en su lugar solo un par de semanas. Sin embargo, los funcionarios de la compañía claramente lo han utilizado como una herramienta de gestión eficaz para ayudar a impulsar a su organización hacia sus nuevas metas.