Errores de contabilidad más difíciles de detectar y corregir

Usted cometerá errores contables de vez en cuando, por lo que saber cómo detectar estos problemas es una habilidad importante para desarrollar independientemente de la aplicación de software contable que utilice en su pequeña empresa. Podrá detectar muchos errores al revisar el saldo de prueba de su empresa. Sin embargo, descubrirá que no todos los errores contables afectan el saldo de prueba. Por esta razón, es importante aprender sobre estos tipos de errores contables para que pueda encontrarlos y corregirlos.

Debe tener en cuenta que estos tipos de errores son los más difíciles de identificar y resolver.

Error de omisión

Se produce un error de omisión cuando una transacción se omite por completo de los libros de su empresa. Puede olvidarse de ingresar una transacción de gastos o ingresar la venta de un producto o servicio. Estas transacciones son difíciles de detectar. Por lo tanto, debe asegurarse de tener una rutina sólida para ingresar estas transacciones a tiempo. La razón más común por la que no se ingresan estas transacciones es que la documentación (como la factura de un proveedor) se pierde. Es menos probable que pierda o extravíe estos documentos de respaldo si los ingresa oportunamente en su sistema de software de contabilidad tan pronto como sea posible.

Error de reversión

Se produce un error de reversión cuando una transacción que debería haberse contabilizado como un débito se contabiliza como crédito. Por ejemplo, puede ingresar una factura como pago o reembolso.

No notará este error en su saldo de prueba porque el saldo de prueba aún estará equilibrado.

Error de Principio

Un error de principio ocurre cuando usted o su tenedor de libros aplican erróneamente un principio de contabilidad. Puede gastar activos que deberían registrarse como activos. Los activos y los gastos se registran en los libros como débitos, por lo que este es un error técnico.

Error de comisión

Se produce un error de comisión al ingresar una transacción a la clase correcta pero al libro auxiliar subsidiario incorrecto. Por ejemplo, cometerá este error si aplica un pago a la factura incorrecta. Su saldo de prueba mostrará el monto correcto adeudado por un cliente, pero los libros mayores subsidiarios de sus clientes individuales serán incorrectos.

Errores de entrada secundaria

Se produce un error de entrada secundaria cuando se produce un error al ingresar una transacción. Por ejemplo, si le presta a un cliente $ 5,000, pero ingresa solo $ 500 como préstamo y $ 500 de retiro de su cuenta de efectivo, entonces verá que este error se transfiere a su saldo de prueba. Su saldo de prueba será correcto. El método más común para detectar estos errores es realizar conciliaciones contables. Continuando con el ejemplo anterior, detectaría este error cuando realizó las conciliaciones bancarias.Descubriría que tendría un saldo de $ 4, 500 en efectivo en su cuenta bancaria y luego podría corregir el error.

Prevención de errores

Tendrá que desarrollar buenos controles internos y procesos para detectar errores. Por ejemplo, querrá asegurarse de que todos sus formularios sean consistentes para que los empleados entren en una rutina al ingresar información en su software de contabilidad.

También querrá asegurarse de tener suficiente personal para poder manejar la carga de trabajo. La escasez de personal provocará fatiga de los empleados, lo que provocará fatiga del trabajador, trabajo apresurado y más errores contables.

Detección de errores

Si bien querrá desarrollar métodos para evitar errores siempre que sea posible, los errores enumerados anteriormente van a suceder de vez en cuando. No puede evitar que ocurran todos los errores. Debe realizar varias conciliaciones al mes y al final del año para detectar muchos errores para que puedan corregirse. Las conciliaciones bancarias, por ejemplo, deben realizarse mensualmente. Los activos fijos se pueden conciliar solo anualmente, de modo que pueda asegurarse de haber reservado la cantidad correcta del gasto de depreciación. Encontrará que si busca formas de evitar errores y tiene una rutina para realizar revisiones y reconciliaciones de sus registros contables, su negocio funcionará sin problemas y reducirá el número de errores contables.