Cómo las cajas de seguridad ayudan a las empresas a recolectar pagos

Las cajas de seguridad ayudan a las organizaciones a cobrar los pagos de manera eficiente. En lugar de manejar los pagos entrantes usted mismo (y esperar que esos pagos pasen por el correo), su banco puede configurar múltiples buzones en todo el país para recibir pagos y manejar esos pagos por usted.

Beneficios de Lockboxes

La razón principal para considerar los servicios de lockbox es la velocidad y la eficiencia: el dinero ingresa a su cuenta más rápidamente y a un menor costo para su organización.

Cuando los clientes o socios le envían dinero, debe depositar esos fondos. Eso significa esperar hasta que llegue el pago, enviar a alguien al banco con el cheque (o hacer que un empleado convierta el pago en un pago electrónico), y esperar a que los fondos se liquiden en su cuenta.

Cuando tiene un gran volumen de cuentas por cobrar, se necesitan importantes recursos para manejar esos pagos. Además, esperar a que los cheques en papel se muevan en todo el país significa que debe esperar un día o dos más antes de que le paguen.

Pago rápido: con un servicio de caja fuerte, se le paga más rápidamente. Con la información de su banco, configura buzones en áreas geográficas seleccionadas que minimizarán el tiempo de correo de los clientes. Por supuesto, no tiene empleados en esas ubicaciones, el banco sí lo hace, por lo que está pagando por el buzón de correo y para que alguien procese esos pagos por usted.

Entregas múltiples por día: a veces el correo se entrega varias veces en centros de correo de gran volumen, lo que también lo ayuda a recolectar más rápidamente.

Con su servicio de correo local, es posible que reciba solo una entrega por día, lo que resulta en tiempo extra de "flotación". Especialmente cuando los montos en dólares son grandes, esperar un día hábil más puede ser costoso.

Subcontratación de cuentas por cobrar: un empleado de su servicio de caja de seguridad abrirá el correo, ingresará la información de los pagos y, en ocasiones, brindará servicios adicionales.

La promesa de los proveedores es que puedes poner tus recursos en tu negocio principal al mismo tiempo que les permites manejar el procesamiento de pagos.

Herramientas adicionales: algunos proveedores de cajas de seguridad ofrecen funciones adicionales que permiten que las cosas se muevan sin problemas. Por ejemplo, su banco puede mantener un registro de los números de cuenta de los cheques de los clientes para que puedan identificar cómo acreditar un pago si el cliente olvida incluir un cupón de pago (o si el cliente no proporciona su número de cuenta). Para cualquier elemento extraño o error, el banco puede configurar un sitio web donde vea estas "excepciones" y decida qué hacer con el pago.

Conversión electrónica: casi todos los bancos convertirán los pagos a pagos electrónicos por usted (cuando esté permitido).

Tipos de cajas de seguridad

Existen dos tipos básicos de servicios de caja de seguridad: minorista y mayorista.

Las cajas de seguridad para minoristas son utilizadas por organizaciones que reciben un gran volumen de pagos relativamente pequeños. Por ejemplo, una empresa que tenga clientes en todo el país (como una compañía telefónica) podría configurar cajas de seguridad en varias áreas para evitar que los pagos pasen varios días por correo. Estos pagos a menudo vienen con un cupón de pago legible por computadora estándar. En muchos casos, los pagos de facturas "en línea" de su cuenta bancaria de consumidor terminan en estas cajas de seguridad.

Las cajas de seguridad al por mayor son para pagos más grandes y menos frecuentes, como pagos entre socios comerciales (proveedores, por ejemplo). Debido a que estos pagos pueden ser grandes , podría valer la pena obtener el dinero en el banco uno o dos días más rápido. Sin embargo, estas cuentas por cobrar generalmente no son tan simples como un cheque con un cupón de pago estandarizado; requieren más mano de obra y experiencia para procesar.

Se pueden configurar otras cajas de seguridad para cualquier propósito. Cada vez que un crédito por cobrar debe enviarse por correo, alguien puede diseñar una solución creativa y personalizada.