Evite los cargos por pagos atrasados ​​y los pagos de intereses a partir de las fechas límite de la factura que faltan.

Los gastos comerciales van desde lo necesario hasta lo accesorio, pero un área frustrante de gastos imprevistos es la morosidad y el interés innecesario. Si alguna vez se ha saltado el pagar la factura de una compañía a tiempo, probablemente se haya encontrado con uno de estos costos inevitables, para su disgusto. La frustración se multiplica por diez cuando el tenedor de libros profesional que asignó para administrar sus cuentas a pagar pierde fechas de vencimiento, causando costos sorprendentes que esperaba evitar porque emplea a una persona dedicada para abordar estos problemas.

Sin embargo, ya sea que usted procese sus cuentas por pagar ("AP") por su cuenta y tenga dificultades para cumplir con los plazos o tenga dificultades para administrar a su contable y esté viendo cómo se acumulan las tarifas, hay varias cosas que puede hacer para garantizar que sus procesos de contabilidad estén alineados para cumplir con las fechas de vencimiento y cumplir con los plazos.

1. Examine sus procesos contables actuales para descubrir errores

Si ya es víctima de tarifas recurrentes por mora e intereses acumulados, debe comenzar examinando cada etapa de los procesos de administración de cuentas y pagos a pagar. Desde cómo se reciben las facturas entrantes hasta los ciclos de revisión, aprobación y emisión de pagos para la documentación de pagos y presentación de facturas pagadas; cada paso debe ser revisado por su precisión y eficiencia.

Resalte dónde las facturas se quedan atrapadas en el flujo de trabajo, identifique los culpables potenciales (es decir, tiempo de procesamiento de correo lento, períodos de revisión de facturas infrecuentes, aprobadores ausentes) y ajuste para abordar primero las áreas problemáticas más grandes.

Si hay varias personas involucradas en el flujo de trabajo de AP, haga que todos participen en la descripción del proceso para garantizar la transparencia y la rendición de cuentas. Puede pensar que el correo se abre el día en que se recibe, solo para descubrir que se mantiene durante una semana antes de enrutarse al departamento de contabilidad.

2. Establezca el conjunto de procedimientos, procesos y expectativas de contabilidad

Antes de buscar una solución reacondicionada, comience por las reglas y expectativas creadas para guiar las tareas y funciones futuras en las cuentas por pagar. Tal vez esto incluya tiempos de respuesta máximos, un proceso de aprobación paso a paso o la expectativa de que todas las facturas se paguen 3 días antes de la fecha de vencimiento. Los procesos deben estar en línea con los objetivos y capacidades de su compañía y deben ser determinados y acordados por todas las partes para garantizar la aceptación de toda la compañía.

3. Crear tareas y recordatorios en su calendario Ir al calendario y el programa de administración de tareas

La manera más rápida de incluir funciones automatizadas de flujo de trabajo en sus procesos contables es apoyarse en su tarea actual y el programa de administración de calendario para acomodar sus tareas. Después de establecer sus expectativas para sus procesos de contabilidad mejorados, divídalos en tareas únicas para completar.Desde registrar nuevas facturas hasta reenviar al aprobador en el ciclo de revisión, cada tarea específica debe crearse como un recordatorio recurrente en su calendario y programa de tareas. Quien sea responsable de la ejecución de una tarea específica debe tenerlos configurados a la frecuencia adecuada para garantizar el cumplimiento del tiempo.

Usar un enfoque basado en tareas para el pago y administración de facturas ayudará a mantener los flujos de trabajo simples y fáciles de ejecutar. Las tareas se pueden compartir, transferir y revisar fácilmente para garantizar el cumplimiento de los procesos y procedimientos establecidos. Cada factura seguirá el mismo proceso, estandarizando los pasos y permitiendo un mayor control y supervisión por parte de los gerentes y propietarios de la empresa. Puede verificar fácilmente las tareas en un programa (en lugar de la memoria de su contador) para ver qué tareas están marcadas como completas o pendientes.

4. Implementar un programa automatizado de flujo de trabajo de gestión de facturas

La solución óptima para evitar retrasos en los pagos, tarifas e intereses es implementar un programa integrado de gestión de facturas que automatice los flujos de trabajo, sincronice con los programas contables y garantice la máxima visibilidad durante todo el proceso. Desde distintos perfiles de usuario hasta notificaciones de correo electrónico automáticas y aprobaciones móviles, la integración de un programa de gestión de facturas en su flujo de trabajo conectará todos los puntos para garantizar que las tareas y los plazos de pago de las cuentas nunca se pasen por alto.

¿No estás seguro de dónde comenzar? Puede parecer un poco abrumador al principio. Comience con el paso más simple de sus procesos actuales y contrólelo lentamente. No tiene que pasar de un post-its a un sistema totalmente automatizado de la noche a la mañana.