Recepcionista legal Descripción general del trabajo y deberes

Los recepcionistas legales son los guardianes de una firma de abogados o departamento legal. Trabajan en la recepción del lobby de la firma de abogados o en el área de espera, saludan a clientes y visitantes y atienden las llamadas entrantes. Dado que la recepcionista suele ser la primera persona con la que interactúan clientes y visitantes, él o ella es importante para la imagen de la empresa y debe ser pulida, profesional y articulada.

Trabajar como recepcionista legal es una excelente manera de entrar en el campo legal o dejarse mojar en un bufete de abogados.

Los recepcionistas legales tienen la oportunidad de establecer contactos con todos los niveles de personal dentro del bufete de abogados, desde el personal de la sala de copias hasta los socios principales, así como a los clientes, asesores legales, vendedores legales y otros visitantes.

Responsabilidades de trabajo

Los deberes de recepcionista legal varían según el ambiente de trabajo y el tipo de práctica. En oficinas más pequeñas, la recepcionista legal también puede funcionar como secretaria legal de uno o más abogados. Las tareas típicas de recepcionista legal incluyen:

• Saludar clientes y visitantes y responder consultas de visitantes;
• Contestar y enrutar llamadas entrantes en un sistema telefónico de varias líneas;
• Clientes de programación y enrutamiento;
• Mantenimiento y programación de salas de conferencias;
• Mantenimiento de la sala de espera, lobby u otras áreas públicas;
• Sirve café o té a los huéspedes;
• Ordenar suministros;
• Escanear, fotocopiar, enviar por fax y archivar documentos;
• Recopilación y enrutamiento de correo y paquetes entregados personalmente;
• Verificar la identificación del empleado y emitir pases de visitante.

En las empresas más pequeñas, la recepcionista legal puede manejar tareas administrativas adicionales tales como la facturación, la entrada de datos, el procesamiento de textos, el establecimiento de nuevos archivos de casos y la redacción de correspondencia simple.

Educación

Generalmente se requiere un diploma de escuela secundaria. Algunos empleadores pueden preferir alguna educación o capacitación formal en la oficina, así como también experiencia en un bufete de abogados.

Muchos empleadores brindan capacitación en el trabajo.

Habilidades

Los recepcionistas legales deben poseer excelentes habilidades interpersonales y de servicio al cliente para comunicarse con abogados, socios, clientes, abogados opositores, reporteros judiciales, proveedores, personal y otros de nivel superior. También deben tener la capacidad de operar sistemas telefónicos multilínea y equipos de oficina tales como computadoras, impresoras, escáneres, copiadoras y equipos de videoconferencia.

Las habilidades de ortografía y gramática fuertes son importantes para tomar mensajes efectivos y redactar correspondencia e informes. La familiaridad con los términos legales y la jerga y la comprensión de varios formularios de oficina y documentos legales también es crucial para el trabajo. Algunos recepcionistas legales, particularmente aquellos empleados en pequeñas firmas de abogados, también deben estar familiarizados con el procesamiento de textos, la hoja de cálculo, la base de datos y las plataformas de facturación.

Rasgos personales

Debido a que los recepcionistas legales a menudo son el primer contacto comercial de un visitante con la empresa o compañía, una apariencia profesional y una actitud pulida son importantes. Otros rasgos personales necesarios para el trabajo son:

• Respeto por la confidencialidad y la discreción;
• Atención al detalle;
• Actitud positiva y optimista;
• Paciencia al tratar con visitantes difíciles;
• Confiabilidad.

Oportunidades de promoción

Las recepcionistas legales que sobresalen en el trabajo a menudo son promovidas a otros puestos dentro de la empresa, como el supervisor de recepción legal, el secretario legal o el asistente legal.

Ambiente de trabajo

Los recepcionistas legales trabajan en firmas de abogados, oficinas gubernamentales, departamentos jurídicos corporativos, lugares de interés público y tribunales.

La mayoría de los recepcionistas legales trabajan una semana laboral estándar de 40 horas, aunque es posible que se necesiten horas extras ocasionales. Dado que las recepcionistas rara vez viajan o trabajan los fines de semana o noches, esta ocupación proporciona un excelente equilibrio trabajo-vida para los estudiantes, padres y otras personas con importantes responsabilidades fuera del lugar de trabajo. El trabajo compartido y otros arreglos laborales flexibles están disponibles con algunos empleadores.

A veces, las demandas de una oficina de abogados ocupada y la interacción con personalidades difíciles y plazos ajustados pueden crear un ambiente de trabajo estresante.

Dado que los recepcionistas legales a menudo se sientan durante largos períodos y pasan mucho tiempo escribiendo con el teclado, pueden experimentar fatiga visual o trastornos del movimiento repetitivo, como el síndrome del túnel carpiano.

Salario de recepcionista legal

Los salarios de recepcionista legal varían según el tamaño de la empresa, la ubicación geográfica, la experiencia y otros factores. El salario medio por hora de los recepcionistas (en todas las industrias) en mayo de 2015 fue de $ 20. 77. Debido a que los recepcionistas legales son especializados, los recepcionistas legales tienden a ganar más que los recepcionistas en general. En pequeñas empresas y áreas rurales, los recepcionistas legales sin experiencia pueden comenzar con el salario mínimo. En el extremo superior, los supervisores de recepción legal en Nueva York o Los Ángeles pueden ganar más de $ 43, 200, de acuerdo con la Oficina de Estadísticas Laborales. El 50 por ciento medio ganó entre $ 15. 94 y $ 27. 76. El 10 por ciento más bajo ganó menos de $ 12. 86, y el 10 por ciento más alto ganó más de $ 35. 05. Los sueldos anuales oscilaron entre $ 26, 760 y $ 72, 890.

Los recepcionistas legales en prácticas de ley ocupadas a menudo ganan ingresos por encima de su salario base a través de horas extraordinarias.

Job Outlook

El empleo se prevé que crezca más rápido que el promedio de las recepcionistas, según el Departamento de Trabajo, Oficina de Estadísticas Laborales. El crecimiento del empleo, junto con la necesidad de reemplazar a los trabajadores que se trasladan a otras ocupaciones o dejan la fuerza de trabajo, generará una gran cantidad de ofertas de trabajo para recepcionistas, informa el BLS.