Principales componentes de la comunicación en el lugar de trabajo

La comunicación es compartir información entre dos o más personas, el acto de transmitir información. La comunicación tiene tantos componentes, y la falta de comunicación efectiva en el lugar de trabajo es un lugar común.

La comunicación efectiva requiere que todos los componentes de una comunicación funcionen perfectamente para el "significado compartido", mi definición favorita de comunicación. Es de particular importancia cuando las preguntas son hechas y respondidas.

Componentes en comunicación

Hay cinco componentes para cualquier comunicación y un sexto que es el entorno general del lugar de trabajo en el que tiene lugar la comunicación. Los componentes de la comunicación son:

• El individuo que envía el mensaje. El remitente debe presentar el mensaje de forma clara y con suficiente detalle para que el receptor comparta el significado con el remitente.
• El contexto para el mensaje. El contexto es cómo el mensaje es entregado por el remitente del mensaje. El contexto involucra la comunicación no verbal, como gestos, lenguaje corporal, expresiones faciales y elementos como el tono de voz. La mayor parte del contexto de un mensaje solo está disponible cuando el receptor puede ver y escuchar al remitente del mensaje. Los emoticones de correo electrónico e IM, por ejemplo, son una sustitución deficiente ya que el emisor los formula sin la intervención del receptor.
  Otra parte del contexto son las emociones que están involucradas en el círculo de comunicación. ¿Está enojado el emisor? ¿El receptor es indiferente al contenido de la comunicación o desdeñoso del emisor? Las emociones humanas normales afectan si un mensaje se comparte con éxito.

• La persona que recibe el mensaje. El receptor debe escuchar con atención y atención, hacer preguntas para mayor claridad y parafrasear para asegurarse de que el receptor comparte el significado con el remitente. Si el receptor confía en el emisor, aumentan las posibilidades de comunicación efectiva.
• El método de entrega que elija. El método de entrega debe seleccionarse según el medio más efectivo para transmitir el significado del mensaje. Dado que los métodos de comunicación son tan diversos desde los inicios de las computadoras y los dispositivos móviles, las decisiones sobre el método de entrega se han vuelto más complejas. El método de entrega debe adaptarse a las necesidades de comunicación tanto del emisor como del receptor.
  Los métodos de comunicación incluyen comunicación verbal, mensajes instantáneos (IM), correo electrónico, letras, carteles, pósters, videos, capturas de pantalla, teléfonos, notas, formularios, documentos escritos y más. Estos métodos continuarán expandiéndose y las expectativas de los empleados para una comunicación instantánea sobre todo lo que tiene que ver con su trabajo continuarán creciendo.
  La comunicación en persona ha aumentado en importancia especialmente para la información de la organización que podría requerir cambios, brindar reconocimiento a los empleados o permitir preguntas sobre el terreno.La comunicación en persona también se ve favorecida porque los empleados tienen acceso al componente, contexto.

• El contenido del mensaje. El contenido del mensaje debe ser claro, presentado y descrito con suficiente detalle para que el receptor lo entienda. Si el contenido del mensaje resuena y se conecta, en cierto nivel, con las creencias ya existentes del receptor, es más efectivo.

Cómo hacer buenas preguntas mejora la comunicación

James O. Pyle y Maryann Karinch agregan lo siguiente para ayudar a la comunicación efectiva.

Desde los recursos humanos hasta el servicio al cliente, las malas preguntas contaminan casi todos los lugares de trabajo. Las malas preguntas a menudo provocan respuestas incompletas o engañosas y pueden minar la relación. Por otro lado, las buenas preguntas son una herramienta valiosa de eficiencia, competencia y fomento de la relación.

Hay seis tipos de buenas preguntas: directas, de control, repetidas, persistentes, sumarias y no pertinentes. Para describirlos brevemente:

• Directo: Planteas una pregunta simple con un interrogativo básico.
• Control: Ya sabes la respuesta cuando lo pides. Es una forma de averiguar si la persona está mintiendo, desinformada o no está prestando atención.
• Repetir: Hace dos preguntas diferentes después de la misma información.
• Persistente: Hace la misma pregunta de diferentes maneras para explorar todas las facetas de la información deseada.
• Resumen: Hace una pregunta que tiene la intención de permitirle a la fuente una oportunidad para revisar la respuesta.
• No pertinente: No se refiere al tema que desea conocer, pero es uno sobre el cual la persona probablemente no mienta; sirve para ver cómo se ve la verdad y hacer que la persona se abra a ti. También puede vincularse en el contexto del intercambio de preguntas.

Detalles sobre los 6 tipos de buenas preguntas

directas

Las preguntas directas son las mejores: una interrogativa, un verbo y un sustantivo o pronombre.

• ¿Quién eres?
• ¿Qué pasó en la fiesta?
• ¿Cuándo llegaste a la oficina?
• ¿Dónde están las llaves del auto?
• ¿Por qué te fuiste de la reunión temprano?
• ¿Cuánto pagaste por ese iPad?

Control

¿Cuándo dices: "deliberadamente no voy a hacer una pregunta directa? "Cuando verifica la veracidad o exactitud de una respuesta, utiliza una pregunta de control y busca consistencia.

Las preguntas de control son preguntas deliberadas de las que conoce la respuesta, por lo que no se trata del descubrimiento de información. Se trata del descubrimiento del comportamiento, los patrones del habla y el nivel de veracidad o precisión. Quizás es algo de lo que hablaste antes con la persona.

Si sabe que alguien de su equipo de recursos humanos ha enajenado a un empleado porque el empleado envió un correo electrónico para quejarse de la persona, puede hacer una pregunta de control como, "¿Cómo fue en la revisión de desempeño con Pamela hoy? "Ya tienes la información; solo quieres saber cómo responde tu persona de recursos humanos a la pregunta.

Repetir

Desea obtener la misma información de dos formas diferentes. Por ejemplo, si pregunta, "¿Cuántas personas hay en la fuerza de ventas? "La persona con la que estás hablando podría responder:" Hay 22 en el campo. "Más adelante, cuando hable con él sobre algo diferente, áreas donde la empresa tiene un punto de apoyo, por ejemplo, puede preguntar:" ¿Cuántas regiones de ventas tiene? "

Podría responder," 22 ", que es una forma de confirmar el número de personal en la fuerza de ventas. No es una prueba absoluta, pero le da valor y credibilidad a lo que dijo antes. Son dos preguntas diferentes que verifican la información provista.

Al usar preguntas repetidas, también puede descubrir discrepancias. Si su fuente en este ejemplo responde que hay 28 regiones de ventas, le recomendamos aclaraciones. Tal vez hay una razón perfectamente buena, la fuerza de ventas normalmente tiene un complemento de 28, pero últimamente ha habido tanta rotación, que son seis cortas, pero la respuesta da lugar a dudas sobre el hecho de que hay un desajuste entre el número del personal y el número de territorios de ventas. Ese desajuste debe llevar a un mayor cuestionamiento para resolver el problema.

Persistente

En cualquier intercambio en el que se le pueda dar más de una respuesta a una pregunta, use preguntas persistentes para obtener una respuesta completa. Al igual que las preguntas repetidas, las preguntas persistentes también son útiles si sospecha que la persona no es veraz.

"¿A dónde fuiste en tus vacaciones en California? "Podría provocar la respuesta", Disneyland. "Aunque es posible que Disneylandia sea el único lugar, es lógico seguir esa pregunta con" ¿Dónde más? "

Pasar por alto esa pregunta repetida e ir directamente a preguntas sobre Disneyland significa que pierdes la oportunidad de obtener una imagen completa del viaje de California de tu amigo a menos que esa información se filtre en otro momento.

Resumen

Las preguntas de resumen no se tratan tanto de determinar la veracidad como de informar a la fuente lo que ella dijo, así que tiene la oportunidad de pensar: "¿Dije realmente lo que quería decir? "

Vendes autos de todo tipo, desde hatchbacks de dos puertas hasta modelos de lujo de tamaño completo. Una joven pareja llega a la sala de exposición y pide probar uno de los modelos de lujo.

"¿Qué usarás el automóvil la mayor parte del tiempo? " usted pregunta.

"Ir y venir al trabajo. Trabajamos en el mismo edificio ", dice ella.

"¿Para qué más usarás el auto? "

" Viajes los fines de semana para ver a mis padres. Cosas como esas. "Hace una pausa y agrega:" Viven a cien millas de distancia. "

" ¿Por qué crees que el auto de lujo es la mejor opción? "

Intercambian una mirada. Él dice: "Nos gusta más que los demás. "

" ¿Cuál es tu color favorito? ", Preguntas, mirándola directamente.

"Rojo. "

" Déjame ver si entendí bien. Te escuché decir que quieres un auto rojo de tamaño completo en la clase de lujo.¿Qué tan bien encaja esta descripción con lo que quieres? "(Ha enmarcado su pregunta de resumen con información pertinente en este caso).

Intercambian otra mirada. Él dijo: "Creemos que un color más apagado podría ser mejor. "

" ¿Qué pasa con el modelo de lujo que te hace pensar que es el mejor para ti? "(De nuevo, esta es una forma de resumir y verificar lo que ha escuchado. Desea saber si están tan enamorados del aspecto del automóvil caro que no desean considerar nada más, o si el primero la respuesta ocultaba un hecho destacado.)

"Mi papá dice que este es el automóvil más seguro en el camino. "

La respuesta a la pregunta de resumen indica que, de hecho, les puede gustar, pero no por cómo se ve. Lees entre líneas. Ellos recién están comenzando en su vida juntos. Su padre probablemente los haya enviado a la concesionaria para comprar "el automóvil más seguro en la carretera", que les ayudará a comprar. Usted decide continuar con la venta, sabiendo que el pago inicial y la solicitud de préstamo probablemente le darán el resto de la historia.

Es posible que algunas personas no se sientan cómodas haciendo una pregunta resumida como las que se incluyen en este encuentro de ventas porque no quieren parecer simples o distraídos. Si hace la pregunta exactamente de la misma manera que la hizo la primera vez, entonces podrían tener una conclusión válida.

Tampoco desea hacer la misma pregunta dos veces seguidas, incluso si cambia la redacción. Al poner algo de distancia entre la primera vez que plantea la pregunta y la segunda, y al reformular la pregunta ligeramente, simplemente aparece como alguien que está realmente interesado en lo que la otra persona tiene que decir.

No pertinente

Es posible que detecte que la persona que contesta sus preguntas parece estresada; una pregunta no pertinente podría mitigar la tensión. O tal vez necesite tiempo para pensar o consultar sus notas, por lo que utiliza la pregunta solo para comprarle un poco de espacio y tiempo.

Al hacer preguntas puntuales como, "¿Qué proyecto emprendió en el pasado que falló? "Y" ¿Cómo trataste de arreglar el problema? "Fácilmente puedes hacer que un candidato a un trabajo se sienta como si estuviera en medio de un interrogatorio en el campo de batalla".

El candidato podría decir: "Traté de resolver el problema reuniendo al departamento en torno a un objetivo común: lograr que el equipo de liga de mi hijo se concentre en golpear la pelota. "

Puedes darle un descanso al candidato preguntando," ¿Cuánto tiempo has entrenado en una liga pequeña? "Antes de volver a la discusión sobre su error y cómo intentó arreglarlo".

Finalmente, aquí hay dos maneras de arruinar las preguntas que comienzan con todos los componentes necesarios y terminan por ser menos de bueno .

1. Agregar demasiados calificadores u otras palabras y frases que distraigan de la pregunta. Por ejemplo, "¿Qué desayunaste en el restaurante donde las banquetas de vinilo están rotas y cubiertas con cinta adhesiva? "
2. No esperar una respuesta también es común.Usted pregunta: "¿Cuál es tu comida favorita? "La persona piensa un momento en lugar de responder de inmediato. Usted hace sonar, "carne asada? " Silencio es una herramienta efectiva para cuestionar.

   No pierda el descubrimiento, la información, las derivaciones como resultado de abrir la boca cuando necesite abrir sus oídos. Recuerde la regla de "dos orejas, una boca" para aprovechar al máximo el interrogatorio.

   El medio ambiente y la comunicación

   Los componentes anteriores de la comunicación promueven el significado compartido cuando operan juntos para entregar un mensaje de manera efectiva. El entorno de trabajo en el que se producen esos componentes también afecta la comunicación y si se recibe la comunicación.

   Cuando haces preguntas válidas, construyes una buena relación e inspiras confianza. Las preguntas forman otra porción de la base para la comunicación en el lugar de trabajo que comparte el significado

   En un ambiente laboral que enfatiza la comunicación abierta, la participación de los empleados y los objetivos comunes, la comunicación es más frecuente y más efectiva. Sin embargo, la expectativa de una comunicación significativa aumenta el listón en estos mejores lugares de trabajo. Por lo tanto, incluso en entornos de trabajo centrados en el empleado, los empleados se quejan de que no saben lo que está sucediendo.

   Debido a todos los componentes y el entorno general de un lugar de trabajo individual, la comunicación sigue siendo un desafío. Las antiguas preguntas sobre quién necesita saber qué y cuándo deben saberlo nunca se responden completamente a la satisfacción de nadie.

   Las quejas de los empleados acerca de demasiada información, falta de información e, incluso, sobrecarga de información, continuarán resonando en los lugares de trabajo. Nunca curará el problema de la comunicación pero, con compromiso y consideración, puede aumentar la efectividad tanto de su comunicación interpersonal como de su comunicación en el lugar de trabajo.

   Más relacionado con la comunicación efectiva en el lugar de trabajo

   • Recibir comentarios con gracia y dignidad
   • Cómo desarrollar su inteligencia emocional
   • Cómo mantener una conversación difícil
   • Comentarios