¿Es hora de hacer un seguimiento del inventario?

Para muchas empresas nuevas o en rápida expansión, el valor del inventario a menudo puede representar un porcentaje significativo de sus activos totales. Para otros, los costos de inventario son una cantidad trivial. A menos que su empresa venda o almacene artículos que están sujetos a supervisión legal, como ciertos materiales peligrosos o productos farmacéuticos, no existen leyes que le exijan implementar o mantener un sistema de seguimiento de inventario.

La mayoría de las empresas, sin embargo, descubren que los beneficios que brinda una administración de inventario efectiva hacen que valga la pena realizar sus esfuerzos, pero también es cierto que no todas las empresas necesitan realizar un seguimiento del inventario.

Como no existen reglas concretas con respecto a si se necesita un seguimiento de inventario, la decisión de si su empresa debe realizar un seguimiento del inventario debe basarse en factores específicos de cada negocio. Responder las siguientes preguntas puede ayudarlo a decidir si es hora de que comience un sistema de administración de inventario.

1. ¿Compra solo las cantidades necesarias para completar pedidos a medida que los recibe? Por ejemplo, si vende vestidos de damas de honor que están disponibles en una variedad de tamaños y colores, ¿tiene en existencia todas las opciones posibles en múltiplos o compra los tamaños exactos en el color solicitado cuando su cliente hace un pedido? Si es este último, probablemente no necesite rastrear el inventario.

2. ¿El valor de su inventario es más del 25 por ciento de sus ingresos mensuales?

Si es así, muchos contadores recomiendan que establezca un plan de gestión de inventario.

3. ¿Con qué frecuencia pierde una oportunidad de ventas debido a artículos agotados? Las oportunidades perdidas pueden ser difíciles de identificar, pero es posible que los clientes hayan llamado o visitado su tienda para averiguar si tiene un artículo específico.

También podría notar que un estante está vacío; quizás los clientes estén viendo un estante vacío en lugar del artículo que intentaron comprar y luego se van sin una venta. Es probable que uno o dos artículos agotados en el transcurso de un año no afecten sus ventas, pero podrían hacerlo con mayor frecuencia. Un sistema de seguimiento de inventario bien administrado podría ayudarlo a prevenir artículos agotados.

4. ¿Con qué frecuencia recibe más pedidos de los que puede llenar de manera oportuna? Esto se llama sobreventa y, aunque es similar a los artículos agotados, el término se usa con mayor frecuencia en el comercio electrónico. El exceso de ventas puede ser particularmente perjudicial si anuncia el envío al día siguiente o si hace promesas similares, como garantizar que un pedido llegue en un día feriado. El exceso de ventas es una buena indicación de que necesita realizar un seguimiento de su inventario.

5. ¿Cuán seguro está usted de que no está experimentando contracción de inventario? La desaparición del inventario puede ser un signo de robo por parte de los compradores o empleados.También puede indicar una rotura no informada. Es posible que observe que un elemento específico simplemente se ha desvanecido, pero también puede notar que la relación entre sus ventas y las cuentas compradas de productos es desfavorable. El seguimiento de inventario puede ayudarlo a identificar la contracción para que pueda tomar medidas correctivas.

6. ¿Mantiene un suministro de materias primas o componentes que utiliza para producir artículos terminados para la venta? Si es así, es posible que necesite un seguimiento del inventario para ayudarlo a asegurarse de tener los materiales suficientes a mano para producir los artículos que necesitará para satisfacer las demandas de sus clientes.

Establecimiento de un sistema de seguimiento de inventario

Las principales operaciones de fabricación y venta minorista suelen tener sistemas complejos de seguimiento de inventario que conectan su logística, entrada de pedidos, compras, programación de producción, dispositivos de punto de venta, contabilidad de costos y otros departamentos. Las empresas más pequeñas, sin embargo, no suelen necesitar este complicado método de seguimiento de inventario, al menos no al principio. Un sistema puede ser tan simple como un cuadro de archivo que contenga fichas o una carpeta que contenga una hoja de papel para cada artículo en su inventario.

También hay una serie de programas de software disponibles para la administración de inventario, y algunos de los programas más rudimentarios se pueden descargar de forma gratuita.

Naturalmente, su sistema de gestión de inventario deberá reflejar la naturaleza de su negocio y sus necesidades específicas. La mayoría de los buenos sistemas de inventario, sin embargo, incluyen la siguiente información.

1. Ubicación: asigne un código de ubicación simple para cada lugar utilizado para almacenar el inventario. Si tiene tres unidades de estantería, por ejemplo, podría usar las letras A, B y C para representar las unidades, seguidas de un número para representar el estante específico, como A-2 o C-4.

2. Artículo: Necesitará establecer un número de artículo o una descripción para cada artículo que planea inventariar. La complejidad del número de artículo varía. Por ejemplo, si vende una amplia variedad de vestidos de mujer, puede establecer un sistema de numeración que identifique el estilo, el color y el tamaño de cada vestido vendido. Por otro lado, puedes simplemente incluir todos los vestidos en un solo número, establecer números separados para cada tamaño o elegir cualquier otro método. Si revende artículos que compra a un mayorista, puede simplemente usar el número de inventario del mayorista. Esto hará que el reordenamiento sea bastante simple también.

3. Costo: Necesitará saber el costo unitario de cada artículo para valorar su inventario. Este costo puede cambiar con cada nuevo pedido. El seguimiento de los costos fluctuantes afectará directamente su margen de beneficio bruto y el costo de los bienes vendidos, por lo que tener un número exacto será un factor clave para mantener un P & L preciso.

4. Fuente: incluya el nombre del proveedor al que hizo la compra. Este mantenimiento de registros le permitirá reordenar rápidamente o realizar un seguimiento de los cambios del proveedor junto con las variaciones de calidad o costos.

5. Fecha: registre la fecha en que recibió la mercancía.

6. Cantidad: ingrese la cantidad de unidades que recibió o que actualmente tiene a mano.

7. Reordenar: en función de sus ventas anticipadas y del tiempo de entrega del proveedor, debe determinar el punto en el que necesita reordenar el producto.

8. Actividad: a medida que se producen las ventas, registre la fecha y la cantidad, luego reste las unidades vendidas de la cantidad disponible. También tendrá que registrar los artículos que se rompieron en la tienda o que de otra manera no se pueden vender.

Ya sea que elija un sistema manual o una solución de software, la clave para un seguimiento de inventario efectivo es mantener sus registros con regularidad y rutina. Dependiendo de su negocio, es posible que deba actualizar sus registros manuales a diario, semanalmente o mensualmente. Una solución computarizada puede eliminar muchas de las tareas manuales, pero incluso un sistema automatizado requerirá mantenimiento, como ingresar nuevos números de elementos o actualizar los códigos de ubicación. Esto significa desarrollar un proceso estandarizado y educar a cualquiera que lo toque sobre la mejor forma de administrarlo y mantenerlo.

En última instancia, la decisión sobre si implementar el seguimiento de inventario y el mejor método para usar debe recaer en el propietario de cada negocio. Solo usted puede determinar si la naturaleza de su empresa, su volumen y sus problemas particulares podrían beneficiarse de una política de gestión de inventario formal.