Lo que todo empleador debe saber sobre el formulario I-9

Primero requerido por la Ley de Reforma y Control de Inmigración (IRCA) de 1986, el Formulario I-9 verifica la elegibilidad de un empleado para trabajar legalmente en los Estados Unidos. Los empleadores deben verificar esta elegibilidad de empleo para cada empleado contratado.

Los empleadores que no obtengan la documentación correspondiente de los nuevos empleados pueden recibir multas por un monto no inferior a $ 110 y no más de $ 1, 100 por cada infracción por formulario de verificación de empleo I-9 que no completaron y mantienen .

Es contra la ley que cualquier empleador contrate a sabiendas empleados que no están autorizados a trabajar en los Estados Unidos. Como parte del proceso de verificación de elegibilidad laboral, en el primer día de empleo, los empleados deben proporcionar prueba de que son ciudadanos o ciudadanos de los EE. UU., Residentes permanentes legales o personas autorizadas de otro modo para trabajar en los Estados Unidos.

Dentro de los tres días de contratación, cada nuevo empleado debe mostrar la documentación de su empleador que establece tanto la prueba de su identidad como la prueba de su elegibilidad para trabajar en los Estados Unidos.

El formulario I-9 debe completarse para cada empleado nuevo, independientemente de su origen nacional o de si el empleado es o no ciudadano de los EE. UU. Bajo IRCA, si un empleador no puede verificar la identidad y la autorización de empleo de un nuevo empleado, al completar el Formulario I-9, el empleador ha violado la ley federal de inmigración.

Documentos que establecen identidad y elegibilidad de empleo

Estos documentos establecen tanto la identidad como la elegibilidad para trabajar en los Estados Unidos.

Documentos aceptables: Lista A: documentos que establecen identidad y elegibilidad de empleo

1. U. S. Pasaporte (no vencido o vencido.
2. Certificado de Ciudadanía de los EE. UU. (Formulario N-560 o N-561).
3. Certificado de Naturalización (Formulario N-550 o N-570).
4. Pasaporte extranjero no vencido, con un Formulario I-94 adjunto que indica autorización de empleo no vencida.
5. Tarjeta de Residencia Permanente o Tarjeta de Recibo de Registro de Extranjero con fotografía (Formulario I-551).
6. Tarjeta de Residencia Temporal no vencida (Formulario I-688).
7. Tarjeta de autorización de empleo (Formulario I-688A).
8. Permiso de reingreso no vencido (Formulario I-327).
9. Documento de viaje de refugiado no vencido (Formulario 1-571).
10. Documento de autorización de empleo no vencido emitido por el Departamento de Patria Seguridad (DHS) que contiene una fotografía (Formulario I-688B).

Documentos que establecen identidad - Lista B

O bien, un empleado debe presentar tanto la prueba de identidad (Lista B) como la prueba de elegibilidad laboral (Lista C). Estos documentos establecen la identidad de un empleado. La Lista C establece la elegibilidad de un empleado para trabajar en los Estados Unidos.

1. Licencia de conducir o tarjeta de identificación emitida por un estado o posesión periférica de los Estados Unidos, siempre que contenga una fotografía o información tal como nombre, fecha de nacimiento, sexo, altura, color de ojos y dirección.
2. Tarjeta de identificación emitida por agencias o entidades gubernamentales federales, estatales o locales, siempre que contenga una fotografía o información tal como nombre, fecha de nacimiento, sexo, altura, color de ojos y dirección.
3. Tarjeta de identificación escolar con una fotografía.
4. Tarjeta de registro del votante.
5. U. S. Tarjeta militar o registro de draft.
6. Tarjeta de identificación de dependiente militar.
7. U. S. Coast Merchant Mariner Card.
8. Documento tribal nativo americano.
9. Licencia de conducir emitida por una autoridad del gobierno canadiense.
10. Para personas menores de 18 años que no pueden presentar un documento mencionado anteriormente, recopile:
11. Registro escolar o boleta de calificaciones.
12. Historial clínico, médico u hospital.
13. Registro de guardería o guardería.

Documentos que establecen la elegibilidad para el empleo

Se debe presentar uno de estos documentos además del documento presentado de la Lista B.

Documentos que establecen la elegibilidad para el empleo - Lista C

1. U. S. tarjeta de seguro social emitida por la Administración de la Seguridad Social (que no sea una tarjeta que indique que no es válida para el empleo).
2. Certificado de Nacimiento en el Exterior emitido por el Departamento de Estado (Formulario FS-545 o Formulario DS-1350)
3. Copia original o certificada de un certificado de nacimiento emitido por un estado, condado, autoridad municipal o posesión periférica de los Estados Estados con un sello oficial.
4. Documento tribal nativo americano.
5. U. Tarjeta de identificación de S. Citizen (Formulario I-197)
6. Tarjeta de identificación para el uso de un Ciudadano residente en los Estados Unidos (Formulario I-179).
7. Documento de autorización de empleo vigente emitido por el DHS (que no sean los enumerados en la Lista A).

Responsabilidades adicionales del empleador del Formulario I-9

• Asegúrese de que sus Formularios I-9 estén completados correctamente. Sigue las instrucciones exactamente.
• Los empleadores deben guardar cada Formulario I-9 del empleado en el archivo por al menos tres años, o por un año después de que finalice el empleo, lo que sea más largo.
• Guarde y haga copias de los documentos originales proporcionados por sus empleados, no es obligatorio, pero es aconsejable. Conserve solo la cantidad mínima de documentos requeridos y almacene los formularios I-9 y las fotocopias de los documentos por separado de los archivos de sus empleados.
• Si se realizan cambios en el documento de archivo I9, cámbielos en el formulario original e inicialice y feche los cambios. No complete un formulario nuevo.
• Vuelva a verificar las autorizaciones de trabajo que expiran y no permita que el empleado trabaje si su documentación ha expirado.
• Asegúrese de responder de acuerdo con las instrucciones y pautas de tiempo si recibe una carta de no coincidencia de la Administración del Seguro Social que indica que una cierta cantidad de sus empleados tiene Números de Seguridad Social no verificables.

Obtenga la información actual del Formulario I-9 en los Servicios de Ciudadanía e Inmigración de los EE. UU. (USCIS). Información adicional está disponible en la Society for Human Resources Management.

Descargo de responsabilidad: Tenga en cuenta que la información proporcionada, aunque autorizada, no está garantizada por la exactitud y legalidad.El sitio es leído por una audiencia mundial y las leyes y regulaciones laborales varían de estado a estado y de país a país. Solicite asistencia legal o asistencia de recursos gubernamentales estatales, federales o internacionales para asegurarse de que su interpretación legal y las decisiones sean las correctas para su ubicación. Esta información es para orientación, ideas y asistencia.