Contenido del archivo i-9

Formulario I-9, Verificación de Elegibilidad de Empleo es el formulario requerido por el Departamento de Seguridad Nacional - Servicios de Inmigración y Ciudadanía de los EE. UU. (USCIS) para documentar la elegibilidad para el empleo en los Estados Unidos. Como empleador, debe completar un formulario I-9 para cada empleado que contrate.

Todos los empleados, ciudadanos y no ciudadanos, contratados después del 6 de noviembre de 1986, deben completar la Sección 1 del Formulario I-9 en el momento de la contratación.

El empleador es responsable de garantizar que la Sección 1 del Formulario I-9 sea oportuna y debidamente completada por el empleado.

El empleador debe verificar la verificación de empleo y asegurarse de que las Secciones 2 y 3 del Formulario I-9 también estén debidamente llenas. Los empleadores deben completar la Sección 2 del Formulario I-9 examinando la evidencia de primera mano (solo documentos originales no vencidos) de su identidad y elegibilidad de empleo dentro de los tres (3) días hábiles posteriores a la fecha en que comienza el empleo.

El empleado debe estar físicamente presente y sus documentos originales deben revisarse en persona. El empleado que revisa los documentos originales debe firmar la sección 2 de la I-9.

El formulario verifica que ha verificado dos formas de identificación aprobadas que prueban que el empleado está legalmente autorizado para trabajar en los Estados Unidos.

Los empleadores o sus representantes autorizados deben completar la sección 3 cuando se vuelva a verificar que un empleado es elegible para trabajar en los EE. UU.

Al recontratar a un empleado dentro de los tres años posteriores a la fecha en que se completó originalmente el I-9, los empleadores tienen la opción de completar un nuevo formulario I-9 o completar la sección 3.

Periódicamente, usted necesita auditar los formularios I-9 para asegurarse de tener un formulario completo para cada empleado. Debe verificar la veracidad y la integridad y guardar evidencia de la auditoría y de cualquier capacitación que los miembros del personal que completen o guarden los I-9 hayan recibido.

Ubicación de los Formularios I-9 completos

Desea conservar todos los I-9 de los empleados y la documentación que lo acompaña en un archivo de personal separado por estos motivos.

El gobierno puede inspeccionar estos formularios. Si los empleados del gobierno inspeccionan sus formularios I-9, no desea permitirles el acceso a los archivos de personal privado de sus empleados y la información confidencial que contienen.

Por lo tanto, en interés de la confidencialidad y el acceso restringido de los empleados, desea aislar sus I-9 de empleados en una carpeta específicamente dedicada al almacenamiento I-9.

Esto protege la privacidad de sus empleados y también evita que el empleador tenga que responder preguntas adicionales planteadas por el contenido del archivo de personal del empleado. Es posible que involuntariamente abra su empresa a una mayor investigación por parte de los empleados de USCIS.Evita esto

Investigación actual del archivo I-9

Según el Servicio de Inmigración y Control de Aduanas (ICE), el gobierno puede inspeccionar sus I-9: "El proceso de inspección administrativa se inicia mediante el servicio de un Aviso de Inspección (NOI) sobre un empleador que obliga la producción de los Formularios I-9.

"Por ley, a los empleadores se les proporciona al menos tres días hábiles para producir los Formularios I-9.

A menudo, ICE solicitará al empleador que proporcione documentación de respaldo, que puede incluir una copia de la nómina, la lista de empleados actuales, los Artículos de incorporación y las licencias comerciales. "

La tendencia actual es que el ICE está aumentando su aplicación Los empleadores han enfrentado cada vez más cargos penales impuestos a los gerentes, propietarios y miembros del personal de recursos humanos por no completar y almacenar correctamente los formularios I-9 para cada empleado. Las empresas han recibido cada vez más multas significativas y han sido inhabilitadas. Formularios I-9 en serio. En serio. ¿Debo decir más?

Consulte un Formulario I-9 actual y complete las instrucciones para su implementación en el Departamento de Seguridad Nacional - Servicios de Ciudadanía e Inmigración de los Estados Unidos (USCIS).

También conocido As:

archivos de empleados, registros de empleados, archivos de recursos humanos, documentación Documentos adicionales relacionados con los archivos de personal están disponibles.

Resumen de archivos de personal

• Política de acceso a archivos de personal