Cómo su servicio de nómina puede ayudar con los informes de fin de año

Muchas empresas tienen servicios de nómina para ayudar a procesar los cheques de pago de los empleados. Incluso una empresa muy pequeña puede beneficiarse de tener un servicio de nómina. Pero hay otras tareas con las que puede obtener ayuda, especialmente al final del año y al comienzo del nuevo año.

Le pregunté a Teresa Ray, propietaria del Departamento de nómina, Inc., sobre los tipos de tareas de fin de año que un servicio de nómina puede brindar a los clientes.

Recopilación de información para 1099's

Si ha pagado a empleados que no son empleados (contratistas independientes y trabajadores independientes, por ejemplo), tendrá que dar un formulario 1099-MISC al año -finalmente, puede solicitarle a su servicio de nómina que haga esos pagos durante todo el año. Su servicio también puede ser responsable de toda la preparación y presentación 1099. ¡Toda la tarea es retirada de su escritorio como empleador!

Teresa sugiere que comience revisando el registro de su cuenta corriente comercial para encontrar los pagos a los que no son empleados para el año.

También debe asegurarse de que cada persona que no es empleado haya firmado un formulario W-9, que brinda información sobre la identificación del contribuyente y la dirección postal.

Luego debe determinar si un formulario 1099 es necesario para cada persona o empresa en su lista. Este es un proceso de dos pasos. En general, se requiere un 1099 para todos los individuos y empresas no corporativas a quienes les pagó $ 600 o más durante el año.

Hay reglas especiales para los abogados. Este artículo le brinda detalles sobre si es necesario un formulario 1099-MISC.

Una vez que se recopilan todos los datos necesarios, puede enviarlos a su servicio de nómina, y ellos pueden preparar y archivar los formularios necesarios y también enviar al destinatario su copia. Su servicio de nómina hace todo electrónicamente.

Para usted, como empleador, investigar todo este proceso y hacerlo con precisión tomaría bastante tiempo. Y, dado que se realiza solo una vez al año, deberá volver a aprender el proceso cada año.

Recopilación de información para formularios W-2

Los formularios W-2 deben entregarse a los empleados cada año y enviarse a la Administración del Seguro Social, que brinda información sobre el salario bruto y la retención de los empleados. Teresa dice que la información W-2 es similar a un examen final que un empleador toma al final del año. Los cuatro cuartas partes del formulario 941 (Informe trimestral de salarios e impuestos) coinciden mucho con sus formularios W-2.

Si tiene un servicio de nómina, no es necesario compilar la información al final del año. Su servicio se encargará de preparar los formularios W-2, archivarlos en las diferentes agencias gubernamentales y proporcionarle una copia como empleado y para cada empleado.

Papeleo de retención de respaldo

En algunos casos, el IRS puede solicitarle que retenga los impuestos federales sobre la renta a personas que no sean empleados. La deducción de retención de la retención puede ser manejada por su servicio de nómina. El servicio puede deducir los impuestos necesarios requeridos por el IRS.

Devolución de cheques de pago de empleados no cobrados

Al final de cada año, la ley exige a los empleadores que devuelvan los cheques de sus empleados al estado.

Los cheques se pueden reemplazar por una tarifa, pero las leyes estatales exigen que las verificaciones que no se reemplacen se entreguen al estado.

Anualmente, su servicio de nómina puede ayudarlo identificando los cheques pendientes y, si es posible, contacte al empleado para informarles del cheque.

Lo que su servicio de nómina no hará

• Un servicio de nómina no se involucra con los nuevos formularios de contratación para los empleados y los formularios para contratar contratistas independientes.
• Un servicio de nómina no proporciona información para los empleadores que preparan sus propios formularios, con fines de responsabilidad. Si el servicio está haciendo la tarea, ellos se responsabilizarán de la exactitud y el informe apropiado.

Reflexiones finales sobre la ayuda del servicio de nómina para empleadores

Teresa dice,

"Recientemente le dije a la gente que la nómina es una" bestia ". Con los cambios del gobierno a un ritmo acelerado, es difícil para los empleadores permanecer Cumple. Ellos tienen buenas intenciones pero, si se quedan cortos, no hay mucha simpatía por parte del Servicio de Rentas Internas.

Nuestro trabajo en The Payroll Department, Inc. es informar a nuestros clientes sobre el cumplimiento y las nóminas de calidad de proceso. ¡haz esto, el empleador tiene más tiempo para hacer lo que mejor sabe hacer y puede estar tranquilo de que su nómina se está preparando adecuadamente! "