Cómo informar la retención de respaldo en el Formulario 945

¿Procesó la retención de respaldo para una persona que no era empleado el año pasado? Aquí está el procedimiento para (a) pagar y (b) reportar esa retención al IRS.

El formulario 945 del IRS se utiliza para informar sobre los impuestos federales a la renta retenidos a los no empleados, específicamente la retención de respaldo. Primero, le daré los antecedentes para explicar cuándo es necesario el Formulario 945, luego le mostraré cómo completar este formulario y cómo y cuándo enviarlo.

Retención en tipos de ganancias

El IRS requiere que retenga los impuestos sobre la renta de las ganancias de los empleados, pero también hay otros tipos de pagos que su empresa podría hacer que requieran retenerlos. impuestos a la renta e informe y pague esos impuestos al IRS. El IRS llama a estos "retención de impuestos a la renta no relacionados con la nómina".

Los tipos de pagos que requieren retención incluyen:

• Pensiones
• Ganancias de juego y ganancias de juego en India, y
• Pagos sujetos a retención de respaldo.

La retención de estos pagos se informa en el Formulario 945 del IRS: Declaración anual del impuesto federal a la renta retenido

Retención de respaldo para los no empleados: una introducción

Primero, una explicación de los impuestos federales a las ganancias para los no empleados. Estas personas son pagadas por su empresa por los servicios que realizan como contratistas independientes. Como tal, no está obligado a retener los impuestos federales sobre la renta de los montos que les pague.

Pero debe proporcionarles a estas personas un formulario 1099-MISC en enero, después del año en el que trabajaron para usted.

(El 1099-MISC es el equivalente de un W-2 para empleados). Para preparar el 1099-MISC, debe obtener el número de identificación fiscal federal de la persona. Para obtener este número, debe hacer que la persona complete un formulario W-9 que muestre el número de identificación tributaria.

¿Pero qué pasa si el número de identificación fiscal de alguien falta o es incorrecto? Luego, debe retener los impuestos de los pagos que realiza a esta persona durante el año mediante un proceso denominado retención de respaldo.

La tasa de retención es actualmente del 28%.

Aquí hay un ejemplo de cómo funciona la retención de respaldo y el Formulario 945:

Usted tenía un nuevo diseñador web independiente trabajando para usted el año pasado como contratista independiente, continuando en este año. Cuando ella comenzó, solicitó un formulario W-9, pero nunca lo recibió. Ahora el IRS le envía un aviso de que deben realizarse pagos de retención de respaldo.

Qué hacer:

1: notifique al trabajador que va a retener el impuesto a las ganancias.

2: procesar pagos para ese trabajador para incluir retención de respaldo a la tasa actual.

3. Incluya la información de retención en el pago de la persona.

4: deposite los montos de retención de respaldo (vea a continuación). No necesita retener impuestos de Seguro Social o Medicare de estos pagos.

5. Haga pagos periódicos del monto retenido al IRS.

6. Entregue a la persona un formulario 1099-MISC en enero del año siguiente. El 1099-MISC incluirá la retención de respaldo total para el año.

7. Informe la retención total de respaldo para todos los no empleados en el Formulario 945 haciendo

Completando el Formulario 945

El Formulario 945 es una declaración anual que muestra todos los impuestos federales a la renta retenidos por todos los empleados que no son empleados / autónomos.

La información que debe informar en el Formulario 945 incluye:

• Todo el impuesto federal a la renta retenido a todas las personas sujetas a retención de respaldo.
• Retención total de respaldo calculada en el pago total para todas las personas multiplicado por 28%. (Esta es la cantidad que debe pagar al IRS.
• Total de depósitos realizados durante el año.
• Saldo adeudado o en exceso.

Si paga más de $ 2500 en retención de respaldo durante el año, necesitará desglosar ese total para mostrar el pasivo tributario mensual (es decir, los montos totales pagados multiplicados por el 28%).

Cuándo presentar el Formulario 945 y hacer los pagos de retención de respaldo

El formulario 945 se presenta al IRS al mismo tiempo al momento de presentar los formularios W-2. Para 2016, presente el Formulario 945 antes del 31 de enero de 2017. Sin embargo, el IRS permite un margen de maniobra; si realizó los depósitos retenidos a tiempo en el pago total de los impuestos del año, puede presentar el regresar antes del 10 de febrero de 2017.

Los pagos retenidos de respaldo se realizan en el mismo momento que la retención a los empleados, usando las reglas para determinar si hacer depósitos semestralmente o mensualmente.

Si está enviando un Formulario 945 por correo, donde lo envíe depende de si está haciendo un pago o no. Consulte la tabla en la Instrucción para el Formulario 945 para seleccionar la dirección correcta.

Envío del Formulario 945 y Pagos de retención de respaldo al IRS

Puede presentar el Formulario 945 con el IRS usando el sistema de e-file.

Puede hacer pagos de retención de respaldo al IRS electrónicamente utilizando el sistema EFTPS. El IRS también tiene otras opciones para pagar estos impuestos; vea este artículo sobre Pagos.

Si está utilizando el software de preparación de impuestos o los servicios de un preparador de impuestos, puede presentar el Formulario 945 y realizar depósitos de la retención de respaldo juntos.

Más acerca de la retención de respaldo y el formulario 945

• Más Acerca de la retención de respaldo
• Consulte las instrucciones del Formulario 945 para obtener más información.
• Impuesto IRS Tema 307: Retención de respaldo
• Publicación 1281 del IRS: Retención de respaldo para nombres / TIN faltantes e incorrectos