De un evento de medios exitosos

Una de las maneras más sencillas para que su empresa reciba exposición gratuita en los medios (a menudo conocida como "medios ganados") es a través de eventos de medios. Ya sea que esté formando equipos con varios patrocinadores para ayudar a los menos afortunados, o celebrando una conferencia de prensa para anunciar un lanzamiento del producto, hay ciertos pasos que debe seguir para organizar un evento de medios exitoso.

Comience con un comunicado de prensa

El envío de su comunicado de prensa ayudará a los medios a decidir si su historia es lo suficientemente digna de cobertura.

Es por eso que ayuda a mantener su comunicado de prensa simple y nunca utilizar ninguna exageración. Las estaciones y los periódicos están buscando noticias, no están buscando un discurso de ventas.

Tienes una ventana para enviar tu comunicado de prensa. No desea enviarlo demasiado pronto y luego se olvida o se lo entierra y no desea enviarlo demasiado tarde cuando otras historias ya se hayan asignado y simplemente no se puedan adaptar a su evento. Generalmente , 2-3 días antes de su evento es suficiente notificación previa.

También debe asegurarse de incluir instrucciones y cualquier instrucción especial en su comunicado de prensa. Si la sede de su empresa está en una ubicación pero su evento está en su planta a 30 millas de distancia, debe dejar esto en claro en su lanzamiento.

Vea las llamadas telefónicas

Después de haber enviado su comunicado de prensa, puede llamar a los editores de los periódicos o a los productores en las estaciones de TV para verificar que lo reciban.

Eso es todo lo que tienes que preguntar.

Esto a menudo abrirá la conversación para que ellos le digan si creen que podrán venir o no. Pero incluso si no lo hace, no querrás preguntar si vienen. Estarán allí si pueden, pero no harán ninguna promesa.

Tenga en cuenta que las noticias de última hora o las noticias pesadas pueden impedir que lleguen en el último minuto.

No querrás molestarlos para ver si vienen, incluso el día del evento cuando estás esperando que aparezcan los periodistas.

También quiere ver la hora en que realiza su llamada telefónica. Llamando a los 10 minutos antes de las 5 p. metro. puede parecer como el final del día para ti, pero para un productor que es de 10 minutos hasta un noticiero nocturno. Los mejores momentos para llamar son generalmente alrededor de 10 a. metro. , y entre 1 y 2: 30 p. metro.

Planifique el tiempo de su evento con cuidado

Todo el mundo está trabajando en los plazos. Los periódicos han establecido horarios en los que ponen la cuestión del día siguiente en la cama. Esto significa que si vienen a su evento a las 5 p. metro. el jueves, la cobertura puede no aparecer hasta el sábado.

Las estaciones de TV generalmente tienen una mañana, un mediodía, 5, 6, 10 y / o 11 p. metro. noticieros durante la semana, dependiendo de su mercado de TV. Obteniendo cobertura si su evento de medios comienza a las 4 p.metro. podría ser muy complicado. No solo se subirán a su automóvil de noticias y conducirán como locos para poner su cinta en el aire por 5. Hay un guión que debe escribirse y una cinta que debe ser editada.

Planifique el tiempo de su evento para que no solo sea conveniente para los periodistas, sino que también aumente sus posibilidades de obtener una exposición más inmediata.

No intente y haga todo

Por muy tentador que pueda ser convertirse en director, no le diga al reportero, a los fotógrafos o a los videógrafos qué disparos desea que hagan.

Desea establecer cierta relación con ellos y comenzar una relación con el periódico o la estación de TV. No ganará ningún amigo diciéndole cómo hacer su trabajo.

Facilite la entrada (y salida)

Si realiza el evento en su planta de 50,000 pies cuadrados y el área que está permitiendo que los medios estén en la parte posterior del edificio, darles el acceso más fácil posible. No permita que se estacionen en la parte delantera del edificio y luego lleven sus equipos hasta la parte posterior si puede evitarlo. Si hay una forma de conducir hacia atrás, deje que los medios conozcan las instrucciones de manejo en su comunicado de prensa y marque claramente el camino cuando realmente lleguen.

También debe considerar qué área de su instalación está estrictamente fuera de los límites. Por ejemplo, si no puede evitar una larga caminata, ¿realmente desea que los medios recorran todo el edificio con cámaras?

Eso no significa que van a comenzar a disparar lo que quieran. Pero muchas compañías tienen políticas estrictas sobre dónde pueden ir las cámaras y los no empleados por razones de propiedad.

Considere los visuales

Piense en sus imágenes cuidadosamente. Ofrezca a los medios la mayor cantidad posible de experiencias prácticas. Hablar de un producto durante media hora y luego referirse a la imagen en el folleto es algo que los medios ni siquiera tienen que mostrar. Recuerde, están pasando las imágenes a sus clientes potenciales (sus lectores o lectores) por lo que es importante tener en cuenta a su público para que pueda obtener la cobertura que necesita.

No olvide un kit de prensa

Incluya la información sobre su evento y entréguela a los medios. Esta información les ayudará a escribir la historia, pero también les ayuda a tener más control sobre las noticias ya que les proporciona la información crucial.

Asegúrese de que su contacto de medios esté disponible

No olvide poner a su contacto de medios disponible para preguntas. Si un periodista tiene preguntas adicionales, debe poder obtener rápidamente su contacto de medios.

Asegúrese de incluir el número de teléfono del contacto multimedia y cualquier otra información de contacto dentro de su kit de prensa.

Use Employees With Experience

No tiene que limitar los voceros de su evento a su propio contacto con los medios. Si un empleado puede dar una mejor mordida porque tiene más experiencia desarrollando y trabajando con un producto determinado, de todos modos, hágale disponible para preguntas.

Prepare su estado de cuenta de antemano

Si planea hablar en la cámara o con un periodista, piense en lo que quiere decir con anticipación.Puede ser útil que un amigo que no esté familiarizado con su empresa lea su kit de prensa y haga las preguntas que tenga. A partir de estas preguntas, así como de una lluvia de ideas propia, elabore una lista de respuestas. No quiere sonar ensayado, pero tampoco quiere sonar preparado o decir "Umm …" mucho.

También debes considerar los diferentes tipos de medios.

El periódico tiene diferentes necesidades que la televisión y viceversa. Un periodista podría hacerle preguntas que son muy diferentes a las de un reportero de televisión. Cada medio tiene diferentes formas de presentar sus noticias, por lo que necesitarán el tipo que mejor se adapte a su audiencia.

¿Qué sucede si el informante no muestra?

La estación o el periódico pueden muy bien enviar un fotógrafo o camarógrafo en lugar de un periodista.

Eso no significa que tu historia no sea importante para ellos. No estarían allí si no planeaban dar cobertura a tu historia, así que trata a quien se presente muy bien.

Si un camarógrafo arrastra su equipo, no le entregues un kit de prensa en ese momento. Ofrezca llevarlo hasta que haya podido obtener las vacunas que necesita. Tratarlo como a un ciudadano de segunda clase lo regresará a la estación y podría afectar sus posibilidades de cobertura futura.