Cómo administrar las horas extras de manera más efectiva

Las horas extraordinarias no solo son uno de los mayores gastos en curso para la mayoría de las empresas, sino que la gestión correcta (o incorrecta) de las horas extraordinarias puede significar la diferencia entre demandas costosas, baja moral y vulnerabilidad a los cambios en las regulaciones de tiempo extra.

Durante los últimos años de tiempos económicos difíciles, muchos empleados han estado ansiosos por probarse a sí mismos como trabajadores duros que no se quejan de trabajar un poco más de tiempo, sin incluir necesariamente parte o la totalidad en sus hojas de asistencia.

Y muchos empleadores han respaldado tácitamente (o explícitamente) esta actitud. Ashley Dinsdale, un comprador de Macy's que trabaja más de 50 horas por semana, dice: "Los despidos ocurrieron en la oficina de mi empleador anterior. Ahora, llego temprano y envío correos electrónicos para que sepan que estoy allí. "

Sin embargo, las empresas no deberían ver este tipo de comportamiento como algo bueno. Hacer la vista gorda o fomentar este tipo de comportamiento en el frente puede tener repercusiones financieras desastrosas si esos mismos empleados deciden iniciar acciones legales por clasificación errónea o tiempo trabajado sin pago. Según la Asociación Nacional de Abogados de Empleo, las disputas laborales y salariales han aumentado 77% desde 2004 (no es coincidencia que 2004 fue la última vez que el DOL revisó la Ley de Normas Laborales Justas). Con las nuevas regulaciones de horas extras en el horizonte, los empresarios deberían esperar ver otra ola de disputas salariales y laborales.

Solo en 2014, el Departamento de Trabajo ordenó a las empresas de todo el país pagar casi $ 241 millones en salarios atrasados ​​debido a la clasificación errónea de empleados (en un intento de evitar el pago de horas extras), pidiendo o alentando a los empleados a trabajar más de 40 horas por semana sin pago, o alentando a los empleados a responder a correos electrónicos, mensajes de texto y llamadas telefónicas fuera del horario de trabajo, sin pago.

De empleados de EMS en Charleston a trabajadores de la salud en Santa Barbara, a gerentes en tiendas de artículos deportivos, nuevas demandas están apareciendo diariamente.

¿Qué puede hacer para administrar las horas extras de manera más efectiva para proteger a su empresa y sus empleados? Estos cuatro consejos de expertos lo ayudarán a evitar grandes escollos y sorpresas cuando se trata de administrar horas extras.

1. Seguir el tiempo de los empleados. El trabajador estadounidense promedio, de acuerdo con la Oficina de Estadísticas Laborales, trabaja un poco más de cuatro horas de tiempo extra por semana. Eso es 208 horas por año. Estimando un salario promedio de $ 21 por hora de pago de hora y media, el total general es de $ 6, 552 por empleado, por año. Con un personal de 20 empleados, eso es $ 131, 040 solo en gastos extraordinarios.

¿Qué puedes hacer para evitar sorpresas cuando se trata de horas extras? Uno de los mayores recursos disponibles es el seguimiento del tiempo móvil que incluye alertas para informar a los empleados y gerentes cuando los umbrales de horas extras están invadiendo.El seguimiento del tiempo de los empleados también permite a los gerentes y propietarios de negocios ver y abordar los patrones en toda la empresa, y en el nivel individual de los empleados en lo que respecta a las horas extraordinarias. ¿Un empleado constantemente acumula horas extras cada semana? ¿Eso se deriva de la escasez de personal, la carga de proyectos pesados, o un empleado que tiene tiempo extra en sus manos y disfruta de la bache en el pago? Con una visión general del tiempo invertido (y cómo se asigna a diferentes proyectos), los gerentes pueden tomar decisiones informadas cuando se trata de recursos y horas extras. Y no evite las horas de seguimiento solo para empleados por hora.

Saber exactamente cuántas horas están contribuyendo todos es fundamental para tomar decisiones inteligentes y avanzar con los próximos cambios en las regulaciones federales de sobretiempo.

El seguimiento del tiempo también evita el redondeo de la hoja de tiempo (lo que generalmente ocurre de forma inocente, pero generalmente cae en favor del empleado. La asociación estadounidense de nómina estima 10 minutos por turno por empleado). Asegúrese de que el sistema que elija lo ayude con el cumplimiento de DCAA y DOL, para protegerse con registros fáciles de encontrar en caso de auditorías gubernamentales o disputas laborales.

2. Eche un vistazo a la clasificación de los empleados. Debe tener en cuenta que si su empleado es asalariado pero gana menos de 23.660 por año, igual debe pagar horas extras, y ese umbral está a punto de aumentar drásticamente. Sin mencionar, clasificar a un empleado como exento con un salario inferior a $ 23, 660 por año o en un puesto que no califica para el estado de exención simplemente para evitar tener que pagar horas extras no es una estrategia sólida.

Una parte importante de las demandas laborales que han ido en aumento desde 2004 se derivan de clasificaciones erróneas y reparación de pagos atrasados ​​debido a horas extras trabajadas sin pago.

A los fines de la condena, no les importa si se clasifica erróneamente o si se clasifica inocentemente a los empleados; es su trabajo como empleador asegurarse de que la clasificación sea correcta para sus empleados, y que no se rompa en un intento de reducir costos. Las sanciones por clasificación errónea no solo incluyen hasta dos años de pagos atrasados ​​por horas extraordinarias adeudadas, pero si se considera que clasificaron incorrectamente al empleado intencionalmente, tendrá que pagar tres años. Para asegurarse de que sus clasificaciones estén a la altura, evalúe regularmente los deberes y la relación de sus empleados con la compañía, y consulte a un abogado en áreas grises. Puede costar un poco pagar la tarifa legal, pero es una pequeña pizca en comparación con las posibles consecuencias.

3. Comunica tus expectativas. Una de las mejores maneras de controlar las horas extraordinarias es mejorar la comunicación sobre el tema. Haga que las expectativas sean claras para los empleados, capacite explícitamente a los gerentes y empleados sobre las expectativas, y elimine de raíz cualquier práctica de cualquiera que no esté grabando horas extras "por la bondad de sus corazones". "Puede haber más reglas implícitas sobre cuándo registrar el trabajo para los empleados por hora que los gerentes o dueños de negocios pueden realizar, pero el trabajo sin pago sigue siendo motivo de acción legal, incluso si la aprobación es tácita.Y no importa cuán buenos sean los corazones de sus empleados, el trabajo sin paga eventualmente consume la moral y la transparencia dentro de la compañía.

Es especialmente importante aclarar sus expectativas con respecto a la tecnología. Verificar el correo electrónico (y esperar que los empleados respondan fuera de horario) puede parecer lo suficientemente inocuo, pero los minutos se acumulan. Muchas compañías esperan que los empleados estén disponibles fuera de horario para la comunicación por correo electrónico, pero eso se ha confirmado como trabajo . Es posible que se sorprenda al descubrir cuántas "horas" sus empleados realmente están registrando horas en esta única tarea. Katharine C. Giovanni, presidenta de Triangle Concierge, dice: "Todo el mundo está tratando de pasar 36 horas en un día de 24 horas. En pocas palabras, la tecnología no ayuda porque puedes llevar tu oficina contigo. Por lo tanto, trabajamos todo el tiempo. "Aclare sus expectativas con respecto al correo electrónico y luego asegúrese de que todos, tanto gerentes como empleados, cumplan con los estándares que usted establece.

4. Haga hincapié en la capacitación cruzada. En algunas empresas, los gastos de horas extras se suman rápidamente ciertas personas simplemente porque nadie más puede hacer su trabajo. No solo aumentan las horas extraordinarias, sino que se desarrollan cuellos de botella, y el ancho de banda de algunos empleados termina al máximo mientras que otros terminan subutilizados. Enfatice el entrenamiento cruzado tanto como sea posible para extender el y la posibilidad de que diferentes empleados intervengan en proyectos a medida que aumenta la carga de trabajo o surgen situaciones de emergencia. La capacitación cruzada eficaz también puede mejorar la moral, empoderar a más miembros del personal para que contribuyan en proyectos clave y aliviar algunos de la carga impuesta a otros miembros del personal.

El entrenamiento cruzado también le permitirá ser más flexible con la programación. Con demasiada frecuencia, las empresas se ven obligadas a programar citas con personas con conocimientos especializados a expensas de importantes horas extraordinarias. Si bien no es posible -o ideal- cruzar el tren en todos los deberes o conjuntos de habilidades, identificar deberes que puedan ser fácilmente aprendidos por varios empleados puede reducir drásticamente las horas extraordinarias al tiempo que aumenta la productividad y la eficiencia.

Las horas extras pueden estar plagadas de gastos y peligros, pero no tiene por qué ser así. Gestionar de manera proactiva sus horas extraordinarias, evitar sorpresas y prepararse para el futuro puede reducir sus gastos, proteger a su empresa de acciones legales y mejorar la moral en toda la empresa.

Acerca de Amy Bailey

Amy supervisa todas las finanzas, recursos humanos y operaciones de construcción en TSheets. Es una orgullosa Idaho Vandal que pasó ocho años en contabilidad pública en Coopers & Lybrand, y más de 20 años en empresas públicas y privadas de alto crecimiento como Extended Systems, ProClarity, Microsoft y Silverback. Ella tiene dos hijos y vive con su esposo y un mastín inglés llamado Scout.