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Si ha abierto o expandido una tienda minorista en los últimos años, sabe que no vender (probablemente) nunca ha sido una opción. Si bien el comercio electrónico brinda acceso a mercados mucho más grandes, también complica incluso las operaciones minoristas más simples, y una de las cosas más difíciles de hacer es determinar qué impuestos sobre las ventas se aplican. Aquí hay una descripción general de cuándo debe cobrar el impuesto a las ventas y cómo realizar un seguimiento de todo.
¿Cuándo cobra el impuesto a las ventas de su propio estado?
Por lo general, usted recauda el impuesto a las ventas de su estado en pedidos realizados desde dentro o entregados en su propio estado. En la mayoría de los estados, no debe cobrar el impuesto local a las ventas en pedidos de fuera del estado.
Por ejemplo, Massachusetts cobra un impuesto a las ventas cuando el comprador
- recoge el artículo en Massachusetts, o
- tiene el artículo entregado en una dirección de Massachusetts, o
- hace su pedido mientras está en Massachusetts.
Si su comprador de fuera del estado hace un pedido usando su computadora en el hogar para entregarlo a otro estado, no recaudará su impuesto local a las ventas.
¿Qué pasa con los impuestos locales?
Muchos estados tienen un impuesto a las ventas a nivel estatal y un impuesto a las ventas locales de la ciudad o el condado. Debe cobrar todos los impuestos aplicables y, en general, debe cobrar la tasa del impuesto a las ventas que se aplica en el lugar de la venta. California sigue esta regla.
¿Cuándo cobra el impuesto a las ventas de otro estado?
Normalmente solo recauda impuestos sobre las ventas para otro estado cuando tiene una presencia física en ese estado.
En términos legales, esto se conoce como la prueba de nexo.
Una presencia física puede incluir una tienda minorista, un almacén o una oficina corporativa, incluso si la instalación no está abierta al público. En algunos estados, la celebración de un acuerdo de afiliado con un residente del estado también puede establecer una presencia física en ese estado.
Si lleva a cabo negocios en las ubicaciones de sus clientes, debe consultar con su asesor de impuestos si viajar a un estado y realizar actividades comerciales provocaría el desencadenamiento de las normas del impuesto a las ventas del estado.
¿Cómo se determina la ubicación de una venta en línea?
Una transacción que tiene lugar completamente en línea generalmente se grava con la dirección de envío. Los estados suponen que los pedidos en línea se realizan físicamente desde la dirección de envío con la intención de utilizar el artículo en la dirección de envío. Asegúrese de que los estados específicos en los que hace negocios estén de acuerdo con esto, en caso de que algunos varíen de la facturación frente a las direcciones de envío.
¿Cómo se hace un seguimiento de las diferentes tasas de impuestos?
Usted es responsable de cobrar la tasa de impuesto a las ventas correcta y actual en todas las ventas que requieren que cobre el impuesto a las ventas. Con tasas diferentes en cada estado, condado y ciudad, la tasa del impuesto a las ventas puede cambiar prácticamente en cualquier momento.
Cada estado suele tener una base de datos en línea con tasas de impuestos sobre las ventas actuales. La mayoría de las plataformas de comercio electrónico buscan automáticamente la dirección del cliente y cobran la tasa de impuesto aplicable. Usted solo es responsable de seleccionar las jurisdicciones para las cuales necesita recaudar impuestos sobre las ventas.
Utilice sistemas sincronizados y asegúrese de que sus proveedores de tecnología actualicen las tasas de impuestos sobre las ventas en tiempo real para garantizar que sus tasas de impuestos sigan siendo compatibles.
Con la tecnología actual de contabilidad, en realidad es más fácil aprovechar los sistemas que incluso los profesionales más experimentados para asegurarse de estar al día con sus tarifas.
¿Qué hace con el impuesto a las ventas que recauda?
Debe enviar los impuestos sobre las ventas que retenga al estado correspondiente. Muchos estados, como Michigan, requieren que presente declaraciones de impuestos mensuales sobre las ventas.
Dado que usted está recaudando el impuesto directamente del cliente, no lo considera como parte de sus ingresos. No pagar la cantidad correcta en su totalidad y a tiempo es una ofensa mucho más grave que la tardanza con sus impuestos a la renta, y podría llevar a perder el derecho de hacer negocios dentro del estado, así como multas considerables.
Use un contador profesional, CPA, tenedor de libros o servicios contables subcontratados para rastrear los impuestos a las ventas recopilados con precisión, mantener los fondos en cuentas separadas y establecer pagos automáticos de impuestos a las ventas para cada estado.
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