Cuánto tiempo para mantener las declaraciones de impuestos y documentos relacionados

No se trata solo de que el papeleo se acumule en su escritorio personal. Los discos duros de las computadoras pueden obstruirse y sobrecargarse también. Incluso las unidades de memoria flash y otros pequeños y pulcros accesorios solo aguantan mucho y pueden ser fácilmente extraviados. Puede ser muy tentador tirar el desorden y el papel que realmente ya no necesitas. ¿O usted? ¿Cuánto tiempo se supone que debe seguir abarrotando estos espacios con documentos fiscales y devoluciones anteriores?

No hay forma de evitarlo: es importante mantener la declaración de impuestos y los documentos relacionados. Los necesitará en caso de que el IRS quiera revisar la información relacionada con ese año tributario en particular, y las declaraciones de impuestos anteriores también pueden ser útiles para otros propósitos, como verificar los ingresos cuando solicita un préstamo o un apartamento.

¿Cuánto tiempo es suficiente?

En términos generales, las declaraciones de impuestos y los documentos relacionados deben conservarse por lo menos mientras el IRS o una autoridad impositiva estatal pueda auditar esa declaración. Este período de tiempo se conoce como el estatuto de limitaciones. Son tres años desde la fecha en que se presentó la declaración de impuestos para las declaraciones federales, o tres años a partir de la fecha límite del 15 de abril si la declaración se presentó antes de la fecha límite.

Cada estado tiene su propio estatuto de limitaciones en las auditorías. Muchos estados siguen el período de tiempo federal de tres años, pero otros tienen períodos de tiempo más largos.

Por ejemplo, Montana tiene un período de cinco años para las auditorías.

¿Qué deberías conservar?

Junto con una copia de su declaración de impuestos, debe conservar todos los documentos relacionados con los ingresos, las deducciones o los créditos que haya informado y reclamado. Esto incluiría elementos como copias de sus Formularios W-2, Formularios 1099, cartas de reconocimiento para donaciones de caridad y recibos de gastos deducibles de impuestos.

Las personas que trabajan por cuenta propia también deben conservar copias de los registros contables, tales como extractos bancarios, estados de pérdidas y ganancias, o una copia de seguridad de sus datos de su software contable.

Es posible que también desee conservar cualquier documento sobre bienes inmuebles, activos comerciales, acciones, bonos u otros activos de su propiedad durante el tiempo que los tenga, y luego otros tres años o más después de la venta del activo, según su estado. Necesitará estos registros para calcular el costo y la ganancia o pérdida del impuesto a las ganancias de capital.

Cuándo es hora de desechar

Realice estas verificaciones finales antes de comenzar a retirar los documentos fiscales y financieros antiguos:

• Consulte su estado de cuenta del Seguro Social y compare sus ganancias con la información en sus formularios W2 y declaraciones de impuestos . Si no ha recibido una declaración del Seguro Social últimamente, puede solicitarla en la Administración del Seguro Social.De vez en cuando, los ingresos de su W2 o ingreso de trabajo por cuenta propia de su declaración de impuestos no aparecerán en su Declaración de Seguridad Social. El SSA tiene procedimientos establecidos para ayudarlo a corregir cualquier error que pueda encontrar.
• Consulte la fecha en que presentó su declaración de impuestos . Asegúrese de que hayan pasado al menos tres años desde la presentación de la declaración de impuestos antes de desecharla.
• Llame al IRS y solicite un "Registro de cuenta" para un año fiscal en particular . Su contador puede hacer esto por usted y ayudarlo a entender esta impresión del IRS. Algunas veces se realizan ajustes a las declaraciones de impuestos después de que se archivan y es posible que no lo sepa o que se haya olvidado de ello. Esta es una oportunidad para asegurarse de que todos los problemas del IRS para un año tributario en particular se hayan resuelto antes de desechar su documentación importante.
• Escanee sus documentos fiscales y guárdelos en un CD-ROM o memoria USB incluso si tira las copias impresas. Las copias escaneadas de sus documentos ocupan mucho menos espacio que los archivos en papel.
• Destruye tus antiguos documentos fiscales y financieros. ¡No los arruines y los arrojes al basurero más cercano! No desea que nadie pueda obtener acceso a su información de identificación.

¿Cómo debería guardar todo?

Escanear y guardar en su disco duro es lo último en ahorro de espacio, pero las declaraciones de impuestos y los documentos relacionados se pueden mantener de varias otras maneras:

• Archivos en papel organizados por año con declaraciones de impuestos y documentos relacionados, todos en la misma carpeta.
• Use un archivo de acordeón o una caja para cada año.
• Guarde archivos separados para sus activos a largo plazo.
• Haga CD-ROM o memorias USB de sus documentos más valiosos y colóquelos en una caja de seguridad.