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La división de responsabilidades contables es clave para mantener libros precisos y reducir el riesgo de fraude. Por ejemplo, un empleado que cuenta los pagos en efectivo tampoco debería ser responsable de llevar el efectivo al banco.
En una compañía más pequeña sin un gran departamento de contabilidad, separar deberes es más fácil decirlo que hacerlo. De hecho, uno de los mayores riesgos para las pequeñas empresas es la falta de separación de los deberes clave, lo que aumenta la probabilidad de riesgo y la exposición a malas prácticas contables.
Si tiene riesgos legítimos para rectificar en sus procesos ahora o simplemente quiere ajustar la estructura de su empresa para evitar posibles problemas en el futuro, aquí hay algunas ideas para ayudarlo a dividir las responsabilidades incluso cuando no tiene muchos empleados disponibles.
Requiere vacaciones periódicas
Se descubrieron muchos fraudes cuando la contadora toma sus primeras vacaciones en años o un gerente se ve obligado a tomar un día de enfermedad que rompe un largo récord de asistencia perfecta. En estas situaciones, los reemplazos intentan realizar sus tareas diarias asignadas pero observan que los números están apagados. Cuando la gerencia investiga, descubren que su empleado perfecto siempre vino a trabajar para evitar que otra persona descubra el fraude.
El problema es que los empleados que siempre vienen a trabajar a menudo son vistos como los empleados más valiosos y confiables. Esto crea una oportunidad para que aprovechen su independencia y la falta de alguien que revise su trabajo.
No permita que ningún empleado pase meses o años sin tomarse unas vacaciones de verdad. Un buen empleado merece el descanso, y necesita la oportunidad de atrapar uno malo. De hecho, considérelo como una señal de advertencia si un empleado nunca pierde un día de trabajo sin importar cuán enfermo o cuán necesitado pueda estar de vacaciones.
Rotar empleados de otras ubicaciones o cambios
Muchos negocios orientados al consumidor solo tienen uno o dos empleados trabajando en una tienda en un momento determinado.
Cuando alguien está solo, puede sentir una mayor tentación de robo y menos miedo a ser atrapado.
Al igual que con las vacaciones, quiere rotar a los empleados. Puede mantenerlos en sus ubicaciones preferidas la mayor parte del tiempo, pero hágalos trabajar ocasionalmente en tiendas diferentes o en turnos diferentes. De esta forma, puede buscar tendencias como los recibos de efectivo que siempre disminuyen cuando un empleado en particular está trabajando en un turno específico y cuando otros trabajan en el mismo turno.
Enviar tareas contables
No necesita hacer toda su contabilidad en un solo lugar. En lugar de tener a sus empleados o gerentes de primera línea tratando de hacer todo, puede enviar tareas.
- Los empleados en cada tienda pueden ingresar ventas y otros datos de contabilidad sin procesar.
- Un gerente sénior en su ubicación más grande puede asumir la responsabilidad de autorizar ajustes en las cuentas de los clientes.
- Un contador en una oficina central puede conciliar sus cuentas y preparar sus estados financieros.
Si no tiene varias ubicaciones o múltiples empleados calificados, está bien. Los servicios de teneduría de libros tercerizados pueden ayudarlo a llenar los vacíos.
Crear políticas y procedimientos claros
Si bien muchas personas eligen trabajar para empresas pequeñas y en crecimiento porque no tienen la burocracia de las grandes corporaciones, la definición de políticas y procedimientos es importante en cualquier empresa de tamaño.
Recuerde que los errores ocurren mucho más a menudo que la deshonestidad.
Si a alguien se le asigna una tarea por sí mismo con poca orientación sobre cómo hacerlo, puede hacerlo de una manera que aumente en gran medida sus posibilidades de cometer un error costoso. Si le da a alguien un proceso claro para seguir y le explica que lo quiere de esta manera para reducir el riesgo de errores, es probable que lo haga exactamente como le pidió que lo haga.
Esto es especialmente importante para los empleados que tienen un alto grado de autonomía y no tienen gerentes siempre revisando su trabajo. Por otro lado, incluso si divide tareas y les dice a los empleados cómo realizarlas, asegúrese de que esté claro que pueden recurrir a usted en busca de ayuda u orientación en cualquier momento.
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