Cómo la iniciativa APEX modificó la planificación de eventos corporativos

Una de las solicitudes más comunes entre los planificadores de eventos corporativos y reuniones es para el software de planificación de eventos estandarizados para ayudar en la comunicación entre los profesionales de la industria y la eficiencia general. Aunque un sistema o software totalmente estandarizado y prescrito aún no se ha adoptado en toda la industria, el Convention Industry Council (CIC) lanzó una iniciativa que proporcionó una dirección sin precedentes para planificadores de eventos, profesionales de la industria y finalmente desarrolladores de software de planificación de eventos en todo el país. lo que se conoce como APEX.

Intercambio de prácticas aceptadas del CIC

APEX significa "Intercambio de prácticas aceptadas", una iniciativa del Concilio de industria de convenciones (CIC) que se lanzó para unir a toda la industria de reuniones, convenciones y exhibiciones para desarrollar e implementar estándares voluntarios para el software de planificación de eventos y otras herramientas. A pesar de su naturaleza voluntaria, fue un cambio de juego en la industria.

Más de 2, 500 miembros de la industria en 60 ciudades en todo Estados Unidos y Canadá participaron en discusiones prácticas, y más de 350 profesionales de la industria participaron como voluntarios prácticos desde 2001. A través de la colaboración, los involucrados en APEX esperaban definir prácticas aceptadas en toda la industria, que definirían estándares para el software de planificación de eventos y otras herramientas. Esta iniciativa finalmente evolucionó hacia la creación de las herramientas de planificación de eventos APEX, que incluyen una serie de recursos para planificadores de eventos y el desarrollo continuo de un nuevo software de planificación de eventos.

Herramientas y recursos de APEX

Ya en 2001, la iniciativa APEX fue el único impulso de toda la industria y coherente para desarrollar estándares para la herramienta de planificación de eventos. Eventualmente, condujo al desarrollo de herramientas, plantillas y pautas de mejores prácticas que muchos planificadores de eventos todavía usan de alguna forma en la actualidad. Todos los recursos están disponibles para su uso en línea o están disponibles para su descarga en formatos de Microsoft Word of PDF.

Todas las herramientas están disponibles de forma gratuita.

1. El Glosario en línea de la industria APEX
   Esta herramienta interactiva en línea es la referencia integral de la terminología, la jerga y los acrónimos utilizados en la industria de reuniones y eventos. Constituye un gran recurso para garantizar la coherencia de los términos y sigue demostrando ser una herramienta de capacitación útil para los nuevos empleados.
2. Los planificadores de eventos de la plantilla ESG (guía de especificaciones de eventos)
   solían usar el término "reanudar" para hacer referencia a las especificaciones de la reunión. El acrónimo ESG (que significa guía de especificaciones de eventos) reemplazó este término después del lanzamiento de APEX con una herramienta estandarizada para usar en la preparación y el intercambio de instrucciones completas y detalles para eventos de todos los tamaños.
3. APEX Housing & Registration
   Estas prácticas aceptadas se desarrollaron para recopilar, informar y recuperar datos completos de vivienda y registro para reuniones, convenciones y otros eventos. También demostró ser un recurso para tratar problemas de vivienda, como proveedores de vivienda, problemas de internet, vivienda internacional y divulgación.
4. Plantilla PER (informe posterior al evento)
   Reemplazando los informes "históricos" anteriores, el informe posterior al evento o PER sigue siendo el formato aceptado por la industria de eventos y reuniones para recopilar, almacenar y compartir publicaciones precisas y exhaustivas -Informe de datos de eventos en eventos de todo tipo (aunque existen nuevas versiones en varios programas).
5. Plantillas de Solicitud de Propuestas (RFP)
   Junto con un documento publicado por CIC junto con los delegados de APEX y la Global Business Travel Association (GBTA), el CIC aún proporciona formatos de RFP estándar que abordan la información básica y única necesidades para una variedad de diferentes necesidades de RFP, incluyendo: audiovisuales, empresa de gestión de destinos, contratista de servicios, instalación única, transporte, programa de funciones y configuración de funciones. Estas plantillas hacen que sea más fácil solicitar la información correcta, comparar respuestas y tomar decisiones informadas.

Recursos de planificación de eventos y software

El objetivo de la iniciativa APEX del Convention Industry Council era cambiar fundamentalmente la forma en que los profesionales se comunicaban en la industria de reuniones y eventos, desde planificadores de eventos hasta vendedores, proveedores, contratistas y otros profesionales de servicios de eventos.

Antes de APEX, sus directrices estandarizadas, mejores prácticas y, en última instancia, sus herramientas y recursos en línea, la comunicación era el principal desafío para los profesionales de la industria.

Mucho ha cambiado desde principios de la década de 2000. Mientras que la idea de APEX y estos objetivos comenzó ya en 1997, y la CIC se centró principalmente en la etapa conceptual desde el 2000-2004 esperando su lanzamiento hasta 2004 y 2005. Desde el lanzamiento de los estándares y herramientas APEX, muchos otros recursos y eventos el software de planificación se ha desarrollado, pero ninguna autoridad ha invalidado al CIC en la prescripción de los estándares de práctica de la industria.