Directrices para cerrar la oficina para vacaciones

Preparar su oficina para un cierre temporal debido a vacaciones u otra razón es tan fácil como seguir esta lista de verificación. Si se realiza correctamente, sus clientes, proveedores y empleados estarán al tanto de su cierre programado de negocios / oficinas, y podrá evitar a los clientes enojados y empleados descontentos a su regreso. Además, también puedes ahorrar algo de dinero. Los clientes apreciarán saber que la duración del negocio se cierra para que no se sientan frustrados al esperar una respuesta de su empresa mientras están fuera.

Cierre de vacaciones en la oficina: notifique a los empleados, clientes y proveedores

Asegúrese de notificar a las partes interesadas clave de su empresa con al menos dos a cuatro semanas de anticipación. Los empleados pueden ser notificados / recordados usando un REPLACEo en su cheque de pago. Los clientes pueden ser notificados en su sitio web y a través de su mensaje de asistente automático en su sistema telefónico. Los vendedores (especialmente aquellos con horarios de entrega recurrentes) pueden ser notificados por correo electrónico o por correo postal.

Notificar al personal / servicio de seguridad

Envíe una nota a su personal de seguridad o servicio de seguridad informándoles de las fechas de cierre. Asegúrese de que su lista de contactos de emergencia esté actualizada con los números telefónicos clave de los empleados.

Cambiar saludo de operadora automática

Programe el saludo de asistente automático en el sistema de su teléfono para reflejar que la oficina se cerró. Asegúrese de indicar también cuándo se reabrirá la oficina. Si proporciona servicios de emergencia (por ejemplo, calefacción y aire acondicionado, plomería, etc.), asegúrese de informar a sus interlocutores cómo comunicarse con su servicio de contestador o su teléfono celular durante el cierre.

Notificar al servicio de respuesta

Si utiliza un servicio de contestador, asegúrese de notificarles las fechas en que se cerrará la oficina y asegúrese de que su lista de contactos esté actualizada con los números de teléfono de los empleados. eso estará de guardia.

Cambiar los saludos del correo de voz y crear correos electrónicos de respuesta automática

Si el sistema de su teléfono permite que las llamadas externas suenen directamente en los escritorios de sus empleados, debe asegurarse de que usen un saludo de correo de voz temporal o "Fuera de la oficina" que le permite a la persona que llama saber que no están en la oficina.

Sus empleados también deben informar a la llamada cuándo regresarán y qué hacer si necesitan asistencia inmediata mientras la oficina está cerrada durante las vacaciones. Además, asegúrese de crear una respuesta automática por correo electrónico fuera de la oficina.

Reduzca el termostato

Ahorre algo de energía y algo de dinero al restablecer (o reprogramar) el termostato de su oficina durante el apagado.

Copias de seguridad de servidores

Si tiene computadoras y servidores críticos, asegúrese de que el ciclo de copia de seguridad se ejecute correctamente antes y después del apagado.Reduzca su exposición a un desastre programando su copia de seguridad fuera del sitio para un retiro anticipado en lugar de esperar a que termine el cierre de vacaciones.

Desactivar Office Equipment

• Desk lights
• Copiers
• Calculators
• Overhead lights
• Shredders

Turn Off Computers & Peripherals

• Computer
• Monitor
• Scanner < Impresora
• NO apague

Máquinas de fax

• Sistema telefónico
• Computadoras de servidor
• Calefactores / luces para tanques de peces tropicales