Arreglando los 5 grandes problemas que deletrean desastres para su proyecto

Hace unos años, mientras navegaba una nave muy pequeña de dos personas en un lago interior, cometí una serie de errores que hicieron que el bote se volcara en lo que parecía ser cámara lenta. Durante un período prolongado de tiempo, reconocí la implicación de mis errores y me sentí impotente para hacer algo con respecto a la situación. Me esperaba una zambullida y una dosis de humildad.

Me molestó un poco que mi involuntaria participante, mi tía, terminara allí también en su primer viaje en una nave que había descrito como incapaz de inclinar.

Mientras nos balanceábamos en el agua tibia, con nuestros chalecos salvavidas de manera segura, ambos empezamos a reírnos por la situación repentina que ahora incluía el mástil del velero atascado en el barro. Después de recuperarme de mi percance y obtener conocimiento y experiencia adicionales, reconocí que podría haber hecho ajustes fácilmente para enderezar el barco y continuar nuestro viaje sin impedimentos y un poco más seco.

Casi todos los jefes de proyectos experimentados o participantes del equipo de proyecto han vivido una situación análoga en la que las circunstancias convergen para desviar la iniciativa y clavar firmemente el mástil en el lodo, dejando a la gente preguntándose qué pasó. . El desafío para todos nosotros es reconocer nuestros errores críticos antes de tiempo y contrarrestarlos antes de llegar a un punto del que no haya recuperación. Este artículo ofrece una guía para los profesionales de proyectos sobre cómo revertir los 5 grandes problemas que amenazan con sumergir demasiados proyectos en el lago.

1. Purpose Drift

Más allá del patrocinador ejecutivo, el gerente del proyecto y algunos miembros del equipo central, la mayoría de los individuos y grupos de trabajo no piensan mucho sobre el propósito principal del proyecto a diario. Están enfocados en sus tareas laborales, plazos y problemas y obstáculos frente a ellos, y el panorama general se borra en el fondo de su trabajo.

La pérdida de la visión de propósito siembra las semillas de una variedad de problemas que incluyen la motivación, la moral, la calidad, la creatividad y la innovación.

Para desviar el rumbo del propósito, esfuércese por mantener este contexto crítico a la vista de todos los participantes del proyecto. Algunos gerentes de proyectos revisan el propósito al comienzo de cada reunión de revisión de estado o hito. Otros involucran a los miembros de su equipo central para reiterar el propósito de los equipos de trabajo con regularidad. El propósito se resalta para proporcionar un contexto para la necesidad de encontrar soluciones creativas a dilemas molestos. Un equipo con el que trabajé incluyó la declaración del propósito del proyecto en la parte superior de cada documento del proyecto. Independientemente de la táctica utilizada para reforzar el propósito, los equipos de proyectos de alto rendimiento encuentran la manera de brindar un contexto crítico al trabajo de los miembros del equipo casi todos los días.

2. Confusión del cliente

Un primo cercano al cambio de propósito, la confusión sobre el verdadero cliente de la iniciativa contribuye a todo tipo de problemas desestabilizadores. Para proyectos donde el cliente es tangible y está disponible, encuentre la manera de involucrar regularmente al cliente con el equipo. Forme al cliente en los pasos clave de toma de decisiones y solicite información sobre los entregables a lo largo del camino. Cuando el cliente no puede estar presente, un equipo que encontré trae un animal de peluche a la reunión como un representante.

Cuando se requiere una decisión, los miembros del equipo apuntan activamente a este representante del cliente y preguntan: "¿Qué es lo que realmente necesita? "Si no pueden describir la respuesta con confianza, el cliente real se compromete a proporcionar un contexto adicional.

Para las iniciativas donde el proyecto es un grupo más amplio o público objetivo, el propietario del cliente (a menudo un miembro del equipo de marketing) debe ser responsable de construir y comunicar el perfil del cliente junto con los desafíos clave que la iniciativa intenta resolver. esta audiencia Este paso es comúnmente pasado por alto o descartado, lo que inevitablemente lleva a problemas posteriores con la priorización, la fluencia del alcance y otras enfermedades que prácticamente garantizan que el mástil quede atascado en el barro.

3. Scope Creep

Tan bien documentado como el fenómeno de la filtración del alcance está en la literatura del proyecto, sigue siendo una epidemia en nuestras organizaciones y en nuestras iniciativas de proyectos.

Se necesita una disciplina increíble por parte del gerente de proyecto y el patrocinador ejecutivo para minimizar la deriva y la distracción que resulta de la incorporación de ideas e ideas buenas pero fuera de alcance.

Si bien el alcance no es necesariamente rígido, un cambio en el resultado esperado del proyecto debe considerarse solo en el contexto del verdadero propósito del proyecto y las necesidades del cliente. Y recuerde, los clientes invariablemente responderán "sí" a más funciones cuando, en realidad, el equipo del proyecto debe enfocarse en los problemas que se resuelven y evaluar si el cambio de alcance es importante para esta causa. Cree el proceso para evaluar los cambios en el alcance a través de los filtros adecuados y muy ajustados, o corre el riesgo de contribuir a un vuelco posterior de su iniciativa.

4. Confusión alrededor de la estructura del equipo

La vieja rutina de comedia de Abbot y Costello, "Quién está primero" donde los dos participan en una broma extendida que representa confusión sobre los roles y posiciones en el béisbol en base a declaraciones en lugar de preguntas ( ¿Quién está en primer lugar … un hecho, alguien llamado Lo que está en el segundo y otro personaje, No sé , está en el tercero), subraya demasiadas situaciones de equipo. En la literatura y el estudio de los equipos, una de las enfermedades más comunes de los equipos de bajo rendimiento es la confusión sobre quién está verdaderamente involucrado y cuáles son sus responsabilidades y responsabilidades principales para la iniciativa.

En cada caso en que me encontré con un equipo de proyecto de alto rendimiento, se hizo un gran esfuerzo para establecer la membresía del equipo y definir los roles y las responsabilidades.Algunos equipos tienen miembros que definen documentos de carta individuales que detallan las responsabilidades y responsabilidades principales y se aseguran de que estos documentos sean visibles y accesibles para que todos puedan verlos y revisarlos. Otros coordinan los límites del equipo cuidadosamente para garantizar que la membresía no sea fluida con personas que se unen o se van al azar.

Parte y paquete de la estructura del equipo también garantiza la claridad en torno al rol del líder. Un gerente de proyecto que encontré usa la pregunta: "una vez que esta iniciativa termine, ¿qué dirán que hice? "Para iniciar una discusión sobre su rol como líder. Ella traduce los aportes de los miembros del equipo en una descripción del trabajo completa con responsabilidades y lo publica a todo el equipo.

5. Deficiencia de valores

Mi fuerza desestabilizadora final se centra en los valores o la falta de ellos en muchos equipos. Un conjunto de valores bien definidos describe los comportamientos esperados para todos los participantes del equipo. Los valores definen la responsabilidad y las expectativas para resolver problemas, resolver desacuerdos, proponer innovaciones y sortear los obstáculos para trabajar juntos.

Los gerentes de proyecto eficaces trabajan con los miembros de su equipo y el patrocinador ejecutivo para aclarar y codificar los valores y hacerlos visibles para todos. También se enfocan en reforzar o vivir según los valores diariamente. Al modelar los comportamientos correctos, ayudan a integrar los valores en lo profundo de la cultura del equipo. Si bien es ideal establecer valores de equipo claros al comienzo de la iniciativa, esto puede tener lugar más adelante en el proceso, según sea necesario, para ayudar a que un grupo se salga de control.

The Bottom Line for Now:

Existen innumerables influencias desestabilizadoras que pueden combinarse para inclinar su proyecto hacia el lago metafórico y el lodo, sin embargo, las cinco anteriores son las causas principales de problemas potencialmente grandes. . Si siente que su equipo de proyecto está dando vueltas en cámara lenta, vale la pena revisar cada uno de estos problemas y evitar un resultado incómodo.