Evento Estrategias de señalización para gestionar el flujo de conferencia

Los planificadores de eventos entienden el papel vital que juega la buena señalización para que los asistentes accedan a la gran variedad de ofertas de conferencias. Una vez dicho esto, la planificación de una estrategia de señalización de eventos efectiva rara vez es tan simple como crear un puñado de pantallas direccionales de placas de espuma. Cada vez que tenga cientos de personas que se reúnen en un área desconocida, debe suponer que habrá excepciones a los mejores embudos de tráfico.

Analicemos 5 de las consideraciones más importantes para evaluar antes de establecer el presupuesto de su evento para los gastos de impresión.

Alinee los nombres de su habitación con la propiedad

En esta era moderna de reconocimiento de patrocinio, a menudo verá una sala de reuniones con el nombre de un patrocinador participante. Esto tiene sentido, ya que es una gran manera de destacar a los contribuyentes a la conferencia. Sin embargo, una cosa que no quieres hacer es anular los nombres de las salas de tu sala. Por ejemplo, si el lugar ha definido su sala de sesiones general como sala de banquetes 4, entonces debe incluir esta información en su señalización y programas. Seguir este protocolo ayudará a todos, desde los gerentes hasta los conserjes, a dirigir a los asistentes perdidos a la ubicación correcta. De lo contrario, un alma perdida que busque la llamada "Habitación de oro" podría pasar a varias personas antes de obtener la información correcta.

Use Velcro para agregar flexibilidad a su señalización

Este es un truco simple que le ahorrará mucha molestia el día del evento.

Crea algunas señales de dirección generales con flechas de velcro que puedes cambiar según sea necesario. Algunos patrones de tráfico son imposibles de predecir, y tener la flexibilidad de publicar señalización direccional en caso de apuro puede salvarlo de una catástrofe. En la misma línea, también puede capitalizar la funcionalidad de Velcro para reutilizar la señalización para eventos futuros.

Por ejemplo, los letreros de estacionamiento y baños son los tipos de cosas que puede usar para prácticamente cualquier evento.

Asegúrate de que tus señales se destaquen del resto

Una queja común para los planificadores de eventos es la falta de señalización de eventos frecuentes proporcionada por hoteles y centros de conferencias. La forma más sencilla de superar esto es asumir la responsabilidad de todas las necesidades de señalización. Por supuesto, tiene sentido hacer un inventario de las opciones internas disponibles, pero no olvide que puede que tenga que compartir algunos de estos recursos con otros eventos en el lugar del evento. Los signos de marca que se distinguen de la señalización de lugar sutil son mucho más distinguibles para sus invitados. Las personas tienden a pasar por la señalización de la casa, así que asegúrese de que su marca o logotipo se muestre claramente para llamar la atención.

Obtenga primero a sus invitados en la puerta de entrada

No espere a que los asistentes ingresen a la propiedad antes de comenzar a dirigirlos.Los letreros de entrada y estacionamiento son críticos para asegurar que los asistentes se estacionen y entren al edificio en el lugar correcto. Créeme; ¡no quiere ser la persona que saluda a un solicitante de registro que acaba de caminar una media milla porque se estacionó en el lado equivocado del edificio! Una buena estrategia de señalización comienza en el primer lugar en que un invitado aterrizará en los terrenos de la propiedad.

Nunca subestimes el poder de la interacción humana

No importa cuán llamativos puedan parecer tus signos, nunca podrán reemplazar el valor de una cara amiga. Los saludadores, ujieres y asistentes de estacionamiento siempre serán la mejor defensa contra los asistentes perdidos e irritados. La mayoría de los centros de conferencias ofrecen estos servicios a una tarifa por hora, o puede enlistar voluntarios dentro de su organización. Una mesa de registro colocada estratégicamente aliviará parte de la necesidad de personal, pero asegúrese de caminar a través de la propiedad del lugar e identificar lugares donde sus invitados podrían perderse.

El mejor enfoque para desarrollar una buena estrategia de señalización de eventos es arrojar todas sus suposiciones por la ventana. Todos los hoteles y centros de conferencias tienen algún nivel de señalización en existencia, pero no debe confiar en él como fuente principal de instrucciones para su conferencia.

En un mundo en el que la publicidad nos empuja desde todos los ángulos, la señalización efectiva del evento debe destacarse y captar la atención de sus asistentes. Esto puede ser tan simple como incluir el logo de su conferencia en todos los letreros o incluso más, un miembro del personal designado para sonreír y responder preguntas cuando lleguen los invitados.