Pautas EEOC actualizadas sobre programas de bienestar en el lugar de trabajo

Una de las maneras en que los empleados pueden comenzar a trabajar en objetivos personales de salud, como perder peso y reducir los malos hábitos, es participar en los programas de bienestar de la compañía. Los programas de bienestar corporativo son populares porque se ha demostrado que previenen enfermedades, reducen el costo de las primas de atención médica y alientan a los empleados a llevar estilos de vida más saludables.

Sin embargo, los empleadores deben tener en cuenta una actualización legal sobre las pautas de la Comisión de Igualdad de Oportunidades de Empleo (EEOC) que afecta la administración del programa de bienestar en el lugar de trabajo.

Porque los programas de bienestar en el lugar de trabajo a menudo implican el uso de cuestionarios médicos, exámenes biométricos, evaluaciones de riesgos de salud y otras herramientas para medir la salud de los empleados; pueden suponer un riesgo legal para el mal manejo de esta información personal de salud.

¡Tenga cuidado de proteger toda la información de salud personal

Hasta la fecha, el único uso aceptable de la recopilación de información de salud personal durante las actividades del programa de bienestar es cuando es manejado por un tercero autorizado, como la agencia de la compañía de seguros médicos.

El problema comienza cuando un miembro del equipo de recursos humanos, o alguien más dentro de la compañía que potencialmente puede identificar a un empleado, obtiene acceso a información confidencial de salud de los empleados, ya sea a propósito o por accidente. Esto puede generar una reclamación en virtud de varias leyes laborales antidiscriminatorias, incluida la Ley de Portabilidad y Responsabilidad de Seguros Médicos (HIPAA), la Ley de Estadounidenses con Discapacidades (ACA) o la Ley de No Discriminación de Información Genética (GINA).

Si la información de salud personal (PHI) cae en manos equivocadas, se transfiere utilizando métodos no seguros (como el correo electrónico), o se utiliza para tomar la decisión de incluir o descalificar a cualquier persona para el empleo , promoción, terminación o elegibilidad para ciertos tipos de cobertura de planes de salud grupales: la organización será legalmente responsable.

Daños que alcanzan las decenas de miles de dólares pueden ser el resultado de este tipo de violación de datos.

Evite las infracciones sobre los incentivos de bienestar

Recientemente surgió otro problema con los programas de bienestar, sobre el uso de incentivos para que los empleados participen en programas patrocinados por las empresas. La EEOC dictaminó que cuando los incentivos están vinculados a los programas de bienestar, para que los empleados participen en ellos o para alcanzar ciertos objetivos de bienestar, el programa discrimina a los que eligen no participar o no logran sus objetivos. Los incentivos utilizados de esta manera discriminan sobre la base de la discapacidad y la información genética, factores que los empleados no pueden controlar.

Un ejemplo fue una compañía que ofreció un bono en efectivo para aquellos que aceptaron realizar pruebas biométricas obligatorias.Esta empresa amenazó ilegalmente con rescindir la cobertura del seguro o emitir otras medidas disciplinarias para los empleados que rechazaron las pruebas biométricas. Otras compañías han sido criticadas recientemente por elevar las primas para los empleados que tienen ciertas enfermedades, son obesos, fuman o no participan en programas de bienestar.

Es importante tener en cuenta que los programas de bienestar que ofrecen incentivos a los empleados de forma voluntaria, como bonificaciones y tarjetas de regalo y otros beneficios, no son discriminatorios en su enfoque.

La compañía debe, sin embargo, permitir que todos los empleados participen en programas de bienestar si así lo desean. Los programas no pueden ser forzados, ni los empleados que tienen ciertos problemas de salud son el foco de los programas de bienestar. Un ejemplo de una violación EEOC sería obligar a todos los empleados obesos a participar en un programa relacionado con el acondicionamiento físico con el fin de permanecer empleados o recibir beneficios de cobertura de salud.

Reglas de la EEOC para orientar a los empleadores sobre planes corporativos de bienestar

Impulsada por conceptos erróneos sobre los programas de bienestar en el lugar de trabajo, la EEOC emitió algunas reglas finales para enmendar las regulaciones gubernamentales y proporcionar orientación adicional a los empleadores. Estas reglas están diseñadas para proporcionar más información y valor en relación con los planes de bienestar corporativo. Siguiendo estas reglas cuidadosamente, un empleador debe poder evitar posibles demandas o violar las reglas de ACA, ADA, GINA o EEOC.

1. Los empleados nunca deben ser forzados a participar en programas de bienestar patrocinados por la compañía.

Todos los empleadores pueden alentar, comercializar y compartir información sobre el programa de bienestar de la compañía. Sin embargo, no se puede obligar a ningún empleado ni se debe hacer que los empleados se sientan hostigados por su participación. Incluso si necesitan participar debido a problemas de salud, los empleados deben participar voluntariamente en todo momento.

2. Si los empleados se niegan a participar, es posible que no se les niegue la cobertura de salud o la posibilidad de elegir entre los planes de salud grupal disponibles que ofrece su empleador.

Ningún empleador tiene derecho a denegar los beneficios de atención médica grupal según la Ley de Cuidado de Salud Asequible, simplemente en función de la decisión del empleado de participar o no en un programa de bienestar. Esto incluye programas para dejar de fumar, programas de pérdida de peso y cualquier otra iniciativa de bienestar que afecte la salud de los empleados. Además, un empleador debe ofrecer los mismos planes grupales a todos los empleados elegibles.

3. Todos los empleadores deben indicar claramente en forma escrita los tipos de información médica que requerirán, cómo se usará la información, quién accederá a la PHI y cómo se restringe la divulgación.

Como se mencionó anteriormente, la información de salud personal se puede recopilar de varias maneras, incluidas evaluaciones de salud personal, exámenes biométricos de salud, ferias de bienestar e incluso de reclamos médicos. El uso de PHI es muy restringido y debe comunicarse claramente a los empleados al participar en cualquier programa de bienestar. Se debe emitir una declaración, y los empleados deben firmarla, dando permiso para que el proveedor externo de servicios de salud y la compañía de seguro médico usen esta información para el beneficio de los empleados.

4. Los empleadores nunca pueden tomar represalias contra ningún empleado que decida rechazar la participación en el programa de bienestar corporativo de la compañía.

Esto es algo que los empleadores deben tener cuidado de no violar. Ningún empleador puede coaccionar, amenazar, intimidar, acosar, penalizar, avergonzar o intentar obligar a ningún empleado o sus dependientes a participar en un programa de bienestar. Todos los empleados y sus dependientes elegibles deben ser libres de participar voluntariamente, y pueden finalizar esta actividad en cualquier momento sin ninguna acción de represalia por parte del empleador.

5. Una compañía no puede ofrecer un incentivo a los empleados participantes que valga más del 30 por ciento del costo de la versión de pago propio del plan de atención médica (basado en un miembro saludable de 40 años).

Aquí es donde las cosas pueden ponerse un poco complicadas porque muchas compañías ofrecen algún tipo de incentivo a los empleados que participan voluntariamente en programas corporativos de bienestar. El incentivo puede ser efectivo, una bonificación, un obsequio especial, un dispositivo de fitness portátil, una membresía de gimnasio o cualquier otro tipo de incentivo, siempre que no exceda el valor de las pautas anteriores. En otras palabras, no haga que el programa de bienestar sea únicamente para obtener un incentivo, sino para participar y estar saludable.

Más consideraciones al administrar sus programas de bienestar

Su programa de bienestar debe ser accesible para todos los empleados, independientemente de su estado de salud actual o futuro. Esto significa que debe acomodar a los empleados en todos los niveles, incluidos aquellos que ya llevan un estilo de vida saludable y aquellos que están luchando debido a otros factores. Por ejemplo, puede tener un empleado que tenga un problema de salud y deba perder peso, pero el empleado ya no puede caminar bien o andar en bicicleta. Asegúrese de que haya un área interior para caminar con soporte, como barandillas o sillas, para proporcionar movilidad adicional al empleado.

Otra cosa a tener en cuenta es si los empleados comparten su información personal de salud, tal vez después de un proceso de evaluación o después de visitar a un médico para recibir atención. No interactúe con el empleado con respecto a la PHI, y desalentar a los empleados de compartir su información médica en el trabajo. Sin embargo, si tiene un programa de apoyo, permita que los empleados compartan con sus compañeros en un entorno más controlado y confidencial. Uno nunca sabe quién puede estar escuchando conversaciones personales en el trabajo y esto podría influir en que un gerente trate a un empleado de manera discriminatoria (por ejemplo, en términos de un aumento o promoción).

Por último, debe obtenerse la información mínima de los empleados durante las evaluaciones de salud personales, durante las inscripciones abiertas de beneficios y cuando los empleados participan en pantallas biométricas. Una violación de EEOC podría ocurrir inocentemente simplemente pidiendo demasiada información de salud de un empleado en una clase protegida. Asegúrese de revisar los lineamientos de la EEOC para comprender lo que cualquier tercero puede preguntar a los participantes de bienestar e informar a todos los empleados mediante el formulario de divulgación del programa de bienestar.Toda la información debe mantenerse en la más estricta privacidad y nunca se transmite por correo electrónico u otros formatos digitales. Cada año, todos los empleados deben estar actualizados sobre las reglas del programa de bienestar y firmar un formulario anual que dice que se ofrecen como voluntarios para participar.

Mantener a los empleados saludables durante la temporada festiva

Cada año, al comienzo de otra temporada de vacaciones ocupada, muchos empleadores piensan en formas de ayudar a los empleados a obtener el máximo de los beneficios de sus empleados restantes para el año y comenzar objetivos de bienestar para el próximo año.

Es posible que su organización esté recordando a los empleados los beneficios de participar en el programa corporativo de bienestar. Este es también un momento en el que muchos se están inscribiendo en sus beneficios anuales, ya sea a través de las ofertas grupales del empleador o el intercambio de mercado. Puede ser un buen momento para compartir información de bienestar con los empleados, actualizarlos sobre los beneficios para los que son elegibles e incluso organizar una feria de bienestar. También puede ser un buen momento para proporcionar exámenes de salud gratuitos y vacunas contra la gripe a los empleados.

En cualquier caso, asegúrese de proporcionar información por escrito a todos los empleados y envíe recordatorios semanales por correo electrónico para ayudar a los empleados a tomar la decisión correcta para sus necesidades personales. Si tiene empleados que están interesados ​​en el programa de bienestar, diríjalos a la persona de contacto central para el administrador de su programa. En algunos casos, este puede ser un agente de seguro de salud externo o una compañía de bienestar independiente.