Cómo detectar y prevenir el robo de empleados, malversación

Los dueños de negocios deben estar constantemente atentos contra el robo, y el tipo más común de robo es por parte de empleados y asesores financieros de confianza. En este artículo, aprenda algunas señales de que un empleado está malversando y algunos consejos para proteger su negocio contra el robo y la malversación de empleados.

¿Qué es malversación de fondos?

La malversación de fondos es robo o malversación (malas acciones) por parte de los empleados u otras personas de confianza en un negocio.

La mayoría de la malversación implica el robo o la desviación de fondos de la compañía para el empleado.

Fraude de empleados es un drenaje comercial significativo

Según un informe de 2012 de la Asociación de Examinadores de Fraude Certificados (ACFE), "el negocio típico de los Estados Unidos pierde el 7% de sus ingresos anuales por fraude de empleados" y las pequeñas empresas tienen el la mayoría de los casos y las mayores pérdidas.

Detección de fraude y malversación de empleados

ACFE dice que la mayoría de los empleados que cometen fraude o malversación muestran signos reveladores como vivir por encima de sus posibilidades, tener dificultades financieras, tener relaciones inusualmente cercanas con los proveedores y teniendo problemas de control excesivo. Si está alerta y alerta, es posible que pueda detectar y prevenir estas pérdidas comerciales. Esta es una solución de dos partes:

Vigilante: busca estas señales de advertencia

Mantén los ojos abiertos para detectar estas señales de fraude o malversación de empleados:

• Un empleado que se niega a tomar vacaciones (temeroso de que se roben) detectado por reemplazo)
• Un empleado que continuamente trabaja horas extras
• Un empleado que quiere llevar el trabajo a casa
• Gasto personal excesivo (autos nuevos, viajes) por un empleado cuyos ingresos no pueden soportar estas extravagancias. El empleado puede volver a vender artículos o simplemente disfrutar de "la buena vida" a su cargo
• Dinero en efectivo desapareciendo demasiado rápido
• Gastos extravagantes para viajes de empleados
• Empleados que tienen relaciones cercanas con proveedores. Esté atento a los empleados que suelen almorzar con proveedores o que están relacionados con contratistas independientes que trabajan para su negocio.
• Suministros de oficina que desaparecen rápidamente. Si parece que gasta más y más en artículos de oficina, es posible que se vayan a casa con los empleados.

Conocer los signos puede ayudarlo a saber dónde enfocar sus investigaciones.

Prevención del robo y malversación de empleados

Conocer las señales de pérdidas de empleados no es suficiente. Debe poder averiguar específicamente si los empleados lo están haciendo. Aquí hay algunos controles internos (técnicas de gestión contable) que puede implementar para averiguar qué está sucediendo:

• Deposite diariamente y concilie mensualmente . Dejar dinero en efectivo sentado es demasiado tentador para algunos empleados, y reconciliar el extracto bancario cada mes ayuda a detectar irregularidades más temprano que tarde.
• Deberes financieros separados de los empleados. Por ejemplo, el empleado que escribe los cheques no debe ser el empleado que concilie el extracto bancario.
• Mantenga un registro de caja chica. El dinero en un cajón de efectivo puede resultar demasiado tentador para algunos empleados. Requerir que todas las transacciones de caja chica tengan un recibo de caja chica o un registro para respaldarlos, y que requieran dos firmas en cheques de recarga de caja chica.
• MBWA (Administrar caminando). Informe a los empleados que está vigilando las cosas de la empresa. No se meta en los casilleros, escritorios o artículos personales de los empleados, solo esté atento a cambios o actividad inusual. Es sorprendente cómo las personas van por la línea cuando saben que a alguien le importa lo suficiente como para mirar.
• Verifique que los gastos de viaje sean compatibles con la documentación correspondiente y que estén en línea. Por ejemplo, revise las facturas del hotel para asegurarse de que no está pagando por películas o masajes.

Comunique su mensaje sobre la honestidad de los empleados

Desde el primer día de trabajo, los empleados deben saber que los necesitan, para ser honestos. Un nuevo empleado olvidará convenientemente lo que le diga, pero si debe leer y firmar un manual del empleado o un manual de políticas y procedimientos, no tiene la excusa de no saber lo que se requiere.

Mantenga actualizado su manual para empleados e incluya información sobre sus expectativas y lo que sucederá si no son honestos.

Procesar con prontitud

Los agentes del orden público le dirán que el mayor impedimento para el delito es la probabilidad de ser capturado y enjuiciado. Atrapar empleados que roban o malversan no es suficiente; debes estar preparado para procesar. Ser indulgente porque un empleado "solo lo hizo porque ella necesitaba el dinero" no evitará que ella u otras personas roben su negocio.

Consulte a un Abogado de Empleo

Antes de que ocurra algo, dedique un tiempo a hablar con un abogado de empleo, alguien que esté familiarizado con las leyes laborales y cómo lidiar con los problemas de los empleados. Averigüe sus derechos como empleador, cómo lidiar con supuestos robos o malversaciones, cómo comunicarse sobre este tema con la prensa y otros empleados, y cómo enjuiciar a un empleado.

Si sospecha que un empleado le está robando o malversando, su primera llamada debe ser a un abogado, pero es mucho mejor si tiene una relación con alguien y conoce los lineamientos generales para tratar el robo y la malversación de empleados.

Descargo de responsabilidad La información en este artículo y en este sitio de guía es para fines de información general y no pretende ser un asesoramiento legal o fiscal. Cada situación es diferente; Antes de tomar cualquier medida contra un empleado, consulte a un abogado.