Deleitar a donantes y voluntarios con notas de agradecimiento escritas a mano

Parece haber un estallido de aprecio por las notas y postales escritas a mano en este momento.

Tal vez sea porque, como señaló MarketingProfs, nuestras bandejas de entrada de correo electrónico son campos de batalla llenos de basura. O podría ser nostalgia por la forma en que solíamos ser, como descubrió Lifehack cuando escribió sobre la alegría de la postal.

O tal vez solo tenemos que recordar nuevamente que la alta tecnología exige un alto toque como contrapeso.

Todos sabemos que deberíamos escribir notas y postales, especialmente a nuestros donantes, voluntarios y seguidores. Pero es un hábito que tenemos que practicar.

Aquí hay seis formas en que su organización benéfica puede usar notas manuscritas o tarjetas postales:

1. Gracias a un donante de mucho tiempo.

   Las gracias escritas a mano son particularmente agradables para los donantes existentes. Un donante leal ha visto mucho de su material, y una carta formal en este momento podría parecer más de lo mismo. Intenta usar una nota solo para decir: "Gracias, apreciamos todo lo que haces". O use una nota manuscrita para un donante caducado. Solo diga: "Te extrañamos".

2. Gracias a un voluntario.

   A veces damos por hecho a nuestros mejores voluntarios. Intente agradecer a esas personas especiales con una nota manuscrita o una postal al menos una vez al año. Puede cronometrarlo después de que el voluntario haya hecho algo especialmente agradable, pero en cualquier momento es el mejor momento.

   El blog Unseminary para iglesias sugiere que tal vez desee agradecer a la familia de un voluntario, agradeciéndoles por hacer posible que sus padres, cónyuge o hijos sean voluntarios.

   Además, escribe un agradecimiento escrito a mano a algunos de tus "superhéroes". Esas son las personas que constantemente lo convencen, lideran campañas de recaudación de fondos en su nombre y son los primeros en presentarse cuando hay una emergencia.

3. Agradezca a las personas que confirman su evento.

   Envíe una nota escrita a mano a las personas que han dicho que vendrán a uno de sus eventos. Puede servir como un agradecimiento y un recordatorio. Si llegan cientos de personas, solo elija algunas. Simplemente diga: "¡Gracias por su RSVP a la gala! Estamos ansiosos por verlos allí".
   O agradezcan a las personas que asistieron a su evento. Elija algunos seguidores que hicieron que el evento sea memorable simplemente por estar allí y dar las gracias por hacerlo especial.

4. Celebra los hitos.

   ¿Anotas los mejores aniversarios o cumpleaños de tus donantes? ¿Qué tal cuando se jubilen? ¿Han obtenido un ascenso o un nuevo trabajo? ¿Acaso su hijo acaba de graduarse de la escuela secundaria o la universidad? Estas son oportunidades fantásticas para ponerse en contacto y mostrarle a sus donantes cuánto presta atención y se preocupa por ellos.

5. Agradezca a un socio comercial o patrocinador.

   ¿Quién fue la persona clave en la última campaña de marketing de causa, o quién tomó la iniciativa para el patrocinio de eventos de esa compañía?Puede haber enviado una carta formal a la compañía con los resultados de su evento o campaña, pero tómese unos minutos adicionales para enviar una nota manuscrita a la persona que más ayudó. Puede allanar el camino para futuras colaboraciones.

6. Gracias a un periodista o blogger.

   Si un periodista ha escrito o blogueado sobre su organización benéfica, esta es su oportunidad de convertirlos en un partidario. Envía una nota escrita a mano diciendo gracias. Además, ofrezca ser una fuente para artículos futuros, y no solo sobre su caridad. Los periodistas siempre necesitan fuentes expertas sobre los problemas. Podrías ser eso. Pero alimente la relación diciendo gracias.

Escribir notas de agradecimiento o postales es un hábito. No importa mucho si solo recuerdas hacerlo de vez en cuando.

Adquiera el hábito de reconocer "momentos de agradecimiento" y facilite el seguimiento.

Esto es lo que puede hacer para convertir su intención en un hábito.

• Solicite algunas tarjetas de nota con su logotipo.

  Hágalos lo suficientemente grandes como para que pueda escribir un mensaje razonable, y así se destacarán cuando lleguen por correo. Si no puede ordenar tarjetas de notas específicas para su organización, aquí hay algunas que están listas para imprimir de forma gratuita o simplemente déjelas inspirar.

  Obtén postales que tengan una de tus fotos más icónicas. Tenga varias versiones de la postal compuestas para que no envíe las mismas una y otra vez a las mismas personas.

• Obtenga estampillas reales, algunas bonitas, y manténgalas cerca.
  Nada arruina el efecto de su nota manuscrita más que el franqueo medido en el sobre. Use sellos reales y escriba a mano la dirección.
  Escribir notas es un trabajo duro, lo sé. Ya ni siquiera nos gusta escribir cheques. Es tan tedioso Pero es importante hacerlo bien. Por lo tanto, no intente hacer demasiadas notas manuscritas de agradecimiento a la vez. La fuerza de voluntad tiene sus límites.

• Recopila direcciones físicas, no solo los correos electrónicos de tus contactos.

  Ya no hacemos tanto. Tenemos números de teléfono y direcciones de correo electrónico, pero nos olvidamos de los físicos. Sus bases de datos de donantes y voluntarios los tendrán para las personas más cercanas a su organización benéfica, pero no los olvide para las personas que están más lejos. Trata de adquirir el hábito de coleccionarlos para la mayoría de las personas.

• Establecer objetivos específicos.
  Por ejemplo, escriba una gracias por un día o tres por semana. La frecuencia real es menos importante que establecer un objetivo para ti. Al final del día o de la semana, pregúntate acerca de las notas que has escrito.
  Conviértase en un modelo a seguir para el resto de su personal haciéndoles saber que está escribiendo notas y anímelos a hacerlo también. O elabore un sistema para toda la oficina para asegurarse de que las notas lleguen a muchos de sus integrantes de una variedad de personas.

• Reclute miembros de la junta, voluntarios y las personas que su organización de caridad ayuda a escribir notas.

  Escribir notas de agradecimiento a los donantes es una excelente manera de lograr que los miembros de la junta participen en la recaudación de fondos. Y a la mayoría de los voluntarios les encanta escribir notas de agradecimiento. Tenga una fiesta de agradecimiento donde puedan reunirse y escribirlos.Eso funciona especialmente bien alrededor de las vacaciones o inmediatamente después del primero del año.

  Y no hay nada que pueda coincidir con un agradecimiento escrito a mano de uno de los clientes de su organización benéfica. Los dibujos de los niños con un agradecimiento son poderosos. Un capítulo de Hábitat para la Humanidad les pide a sus nuevos propietarios que escriban a los donantes sobre cuánto significa su hogar para ellos. DonorsChoose tiene maestros que reciben ayuda para enviar una nota de agradecimiento a los donantes, además de fotos de los niños en ese aula.

• Incluye un componente de agradecimiento en todo lo que haces.
  Después de los eventos, después de las campañas de recaudación de fondos, como seguimiento de las subvenciones solicitadas y recibidas. Esté atento a los anuncios de promociones, jubilaciones y matrimonios. Todos estos hacen maravillosas gracias o felicitaciones.

¿Cómo se usan notas manuscritas o tarjetas postales? ¿Con qué frecuencia? ¿A quien?