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Recientemente lanzó su negocio de planificación de eventos y los clientes potenciales ya comienzan a fijarse en usted. Felicidades! ¡Hay un propósito para todo su trabajo duro y planificación!
Muy pronto, se lo convocará a su primera reunión con el cliente y aquí es donde su capacitación en planificación de eventos se encuentra con el camino. Pero, ¿cómo se preparan los planificadores de reuniones más experimentados para este primer contacto inicial pero crítico?
¡Prepare su kit de herramientas de planificación de eventos y siga leyendo para obtener más información!
Descúbrelo - Qué investigar Antes de Tu primera reunión
Sí, tu vida como organizador de eventos será ajetreada a veces y la investigación de tu cliente en profundidad podría no parecer inicialmente alta. en su lista de verificación de planificación de eventos, pero ¡no omita este primer paso !
Tómese el tiempo para echar un vistazo a las primeras páginas de los informes anuales de sus clientes (que generalmente están disponibles en línea), publicaciones de blogs, tweets o páginas de Facebook que le brindarán información increíble sobre los objetivos comerciales de su nuevo cliente y lo ayudará a presidir su primera reunión con un nivel de profesionalismo que se convertirá en su estándar.
¿Pero qué sucede cuando su cliente no tiene una presencia en línea? Algunos profesionales de planificación de eventos corporativos que ganan un salario de seis cifras piden a sus conocidos información útil sobre el contacto ellos mismos: por ejemplo, ¿son fanáticos de la comida sana o les encanta la carne y la papa?
¿Les gusta una marca de café en particular?
Las respuestas a estas preguntas lo ayudarán a proponer un excelente lugar para su primera reunión y le darán las gracias de su cliente antes de que se reúna.
Ese apretón de manos inicial: Ganar la confianza de su nuevo cliente
El próximo paso en su lista de verificación de planificación de eventos es comenzar por proyectar una imagen profesional desde el mismo momento en que estrecha la mano de su nuevo cliente.
Recuerda: un apretón de manos enérgico y una sonrisa genuina que dice "Tengo muchas ganas de trabajar contigo" va mucho más allá que un costoso blazer de diseño.
Aquí hay otro consejo: puede impresionar a su cliente, sin gastar un centavo, al llegar a su reunión con una presentación personalizada con su identidad de marca. Simplemente use su procesador de texto para copiar y pegar el nombre y el logotipo de su cliente (si tienen uno) en Power Point.
Como saben, las empresas y las personas gastan una gran cantidad de energía desarrollando su marca, y su atención al detalle hará que su cliente note .
Cubriendo tus bases … mientras creas una gran imagen
El mundo de la planificación de eventos corporativos significa mucho intercambio entre el cliente y el planificador de reuniones, así que no sientas que tienes que tocar cada detalle con su nuevo cliente en esta etapa.
Sin embargo, como planificador de reuniones, do desea abandonar esta reunión inicial con una comprensión clara de los siguientes puntos clave:
- ¿Por qué ocurre este evento? ¿Es un evento anual recurrente o un evento único? ¿Llamará la atención este evento a algo especial (un nuevo producto, una graduación o un hito empresarial)?
- ¿Cuántas horas / días / semanas está programado para que se ejecute el evento?
- ¿Quién participará? ¿También traerán cónyuges y / o hijos? ¿Habrá uno o más VIP asistiendo?
- ¿Ha tenido lugar este evento antes? Si es así, ¿qué salió bien y cuáles fueron las lecciones para llevar?
- ¿Qué impresión debería dejar este evento en sus participantes?
- ¿Cuál es la inversión de su cliente para este evento?
Es una buena práctica anotar cuidadosamente las respuestas a estas preguntas en su carpeta de eventos para que pueda consultarlas en cualquier momento si siente que las cosas se están moviendo en una dirección diferente a la que su cliente inicialmente previsto
Por cada cliente de planificación de eventos corporativos que tenga, asegúrese de que él o ella también le informe quién tendrá la capacidad de tomar decisiones el día del evento. Esta información aparentemente pequeña será oro absoluto cuando uno de los participantes del evento solicite un cambio de última hora en la agenda de su evento.
Una reunión inicial del cliente bien pensada le permitirá escribir un resumen de su discusión y luego enviarlo para su aprobación por escrito.
¡Hacer una buena primera impresión es un arte y una ciencia, y al seguir estos consejos, pronto obtendrá suficientes trabajos de planificación de eventos corporativos para ganar el camino hacia un doctorado de planificación de eventos escolares en muy poco tiempo!
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