¿Confundido por la nube? Consejos para elegir un proveedor

Incluso los abogados expertos en informática que buscan deshacerse de los servidores basados ​​en oficinas para dar un esfuerzo de buena fe al almacenamiento "en el éter" fácilmente pueden verse abrumados por la variedad de servicios de almacenamiento en la nube a los que se puede acceder hoy. A medida que abandonan cualquier vínculo con un equipo de escritorio o incluso una computadora portátil, los abogados enfrentan una variedad de opciones para el almacenamiento en la nube. Por más que algunos de nosotros tengamos la tentación de elegir al primer proveedor que promete hacerlo funcionar y hacerlo seguro, otros preferirían un enfoque más razonado antes de entregar sus datos a la gran computadora en el cielo.

Este autor habló con Joe Kelly, fundador y CEO de Legal Workspace, con base en Dallas, sobre cómo los abogados y otras personas en el campo legal podrían abordar un cambio del servidor a la nube y qué podrían buscar al hacerlo. Nuestra discusión sigue.

Lori Tripoli: ¿Todavía hay mucha resistencia por parte de los abogados para almacenar sus documentos en la nube?

Joe Kelly: Hay un poco. Pero hay una nueva generación de abogados que aprecian no estar atados a un servidor en su oficina, por lo que pueden trabajar de forma segura en cualquier lugar. Algunos holdouts piensan que los datos son más seguros en su oficina o sala de servidores, pero la realidad es que, si están conectados a Internet, sus datos son mucho más seguros con alguien como nosotros con nuestros firewalls, respaldos de energía, detección de intrusos y sistemas de prevención y todas estas cosas que vienen con los centros de datos.

LT: ¿Cómo los abogados tienden a decidir qué compañía de almacenamiento basada en la nube usar? ¿Hay otros factores además del precio, la facilidad de uso y la seguridad?

Joe Kelly: Hay muchas opciones de grado de consumo que son buenas pero no ofrecen aplicaciones y servicios especializados para abogados. Donde somos realmente diferentes, contratamos personal de apoyo que haya trabajado para bufetes de abogados, y los certificamos en todas las aplicaciones que admitimos, lo que es muy útil para cuestiones de migración o exportación.

¿Qué hace que el producto de su empresa sea mejor que, por ejemplo, Dropbox?

Joe Kelly: Dropbox es solo almacenamiento de archivos sin muchas de las funciones y garantías que la mayoría de las firmas de abogados consideran necesarias. Por ejemplo, ciertos registros almacenados electrónicamente están protegidos por la Ley de Responsabilidad y Portabilidad del Seguro Médico (HIPAA), que exige que las entidades cubiertas, como los médicos y los proveedores de seguros, mantengan estrictas normas de seguridad para la información confidencial. Si un bufete de abogados trabaja para una entidad cubierta, también puede estar sujeto a los requisitos de HIPAA. Tenemos una oferta compatible con HIPAA que cumple con esos estándares, que las soluciones listas para usar pueden no ofrecer.

¿Qué tipo de asistencia técnica ofrecen?

Joe Kelly: Incluimos soporte ilimitado de 8 a. metro. a 5 p. metro. en el propio huso horario de nuestros clientes, para que no tengan que comprar bloques de tiempo para los servicios técnicos. Estamos disponibles las 24 horas, los 7 días de la semana, pero hay una tarifa por asistencia técnica fuera del horario designado.

¿Proporcionas entrenamiento?

Joe Kelly: Podemos proporcionar la personalización y capacitación que requieran nuestros clientes, con cargos nominales por tiempo y materiales.

¿Qué sucede con la información en la nube si un bufete de abogados se separa?

Joe Kelly: Si los abogados se están separando para comenzar una nueva empresa y no quieren hacer un gran desembolso de capital, pueden contactarnos para asegurarse de que estamos preparados para ayudarlos, y trabajamos con todas las partes para asegurar que se migren los datos correctos a la nueva empresa.

Ese proceso generalmente lleva menos de una semana. Una cosa a considerar es qué empresa mantendrá el nombre de dominio de la empresa anterior y reenviará cualquier correo electrónico que pueda ingresar.

¿Cómo sabe si ha sido pirateado?

Joe Kelly: La primera línea de defensa es firewalls y un sistema de prevención de detección de intrusos (IDPS). Además, registramos todo el acceso de los usuarios a archivos y carpetas. Nuestros administradores de seguridad regularmente revisan los registros y buscan patrones extraños, como si un usuario intenta acceder a un gran porcentaje de los archivos de una empresa. Estamos frente a cualquier problema con nuestro IDPS. Un IDPS bloquea automáticamente las direcciones IP (protocolo de interconexión) si se detecta un tráfico extraño. En realidad, monitoreamos IDPS y registros de seguridad.

Si un cliente cancela un acuerdo, ¿se destruyen sus datos?

Joe Kelly: Le enviamos una copia de todos los datos al cliente en forma encriptada.

Solo conservamos datos durante 14 días. Si alguna vez quitamos servidores de la comisión, utilizamos el software del Departamento de Defensa Nivel 7 para borrar por completo esas unidades para que no haya fugas de datos.

¿Cómo te involucraste en este negocio?

Joe Kelly: Estudié sistemas de información gerencial en la escuela y luego comencé Business Network Consulting, una empresa de tecnología de la información y servicios, con oficinas inicialmente en Denver. Esa empresa se convirtió en líder en outsourcing y consultoría de tecnología de la información para medianas empresas. A medida que continuamos expandiendo, seguimos ganando interés de las firmas de abogados sobre soluciones en la nube y agregamos muchos como clientes, y con la evolución de la velocidad de Internet y la tecnología mejorada, pudimos construir una plantilla y ofrecer un conjunto de aplicaciones que podrían respaldar múltiples leyes empresas.