La guía completa para el presupuesto de eventos

Equilibrar el presupuesto de un evento es uno de los principales desafíos que enfrentan los planificadores, y la raíz de la mayoría de los problemas de dinero se puede remontar a las etapas iniciales de discusión. Siempre es mejor comenzar a diseñar un evento en torno a la cantidad de recursos financieros disponibles y no al revés. La siguiente información lo ayudará a estimar los costos e identificar las áreas donde puede recortarlos.

Gastos de planificación de eventos del esquema

Los gastos pueden provenir de una amplia gama de fuentes una vez que piense en todos los componentes involucrados en la creación de una función.

Los más obvios son los gastos de catering y alquiler de locales, pero la lista solo crece desde allí. El hecho es que pasar por alto incluso una categoría de gasto puede tener un impacto desastroso en su gasto por persona. Haga clic aquí para obtener una lista completa de los gastos de eventos.

Preguntas para formular a sus clientes

Como planificador de eventos, su función es proporcionar asistencia experta con la coordinación y la gestión financiera del evento. Tenga en cuenta que sus clientes sueñan con la perfección, y esto puede oscurecer fácilmente su juicio sobre lo que es fiscalmente posible. El tiempo para cerrar la brecha entre su presupuesto y las expectativas es correcto desde el principio. Muchas veces es tan simple como hacer las preguntas correctas y redactar un presupuesto durante su primera reunión. Haga clic aquí para obtener una lista de preguntas para hacer.

Elabore un Presupuesto de Evento Básico

Una vez que tenga una visión del evento y una estimación de cuánto dinero tiene para trabajar, finalmente es el momento de estructurar el presupuesto.

Un paso importante aquí es decirle a sus clientes que los presupuestos de eventos son "borradores de trabajo" que probablemente cambien a medida que ingresen más detalles. Recuerde, muy pocos clientes tienen experiencia con los costos y tarifas asociados con las fluctuaciones de asistencia, por lo tanto Es mejor construir en una zona de amortiguación del 10% para evitar quedarse sin fondos.

Haga clic aquí para obtener más consejos sobre cómo crear un presupuesto básico.

Tarifas del planificador de eventos

Por supuesto, debe incorporar sus tarifas de planificación en el presupuesto, y este puede ser un tema delicado para algunos. Los planificadores de eventos tienen varias formas de cobrar por sus servicios, que van desde honorarios directos hasta comisiones porcentuales. Al final, se trata de encontrar un medio en el que ambas partes puedan ponerse de acuerdo. Asegúrese de que su estructura de tarifas esté documentada en un contrato e inclúyala como un gasto en todos los borradores del presupuesto. Haga clic aquí para revisar las estructuras de tarifas estándar para los planificadores de eventos.

Recortar costos de eventos

Raramente trabajará en un evento que tiene un presupuesto ilimitado. Lo más probable es que llegue a un punto en el proceso de planificación donde se deben tomar decisiones sobre los costos de corte. Aquí es donde un planificador de eventos con experiencia realmente puede brillar en ayudar a sus clientes.El objetivo es identificar qué opciones tienen la mayor impresión en los invitados. Por ejemplo, ¿debería gastar menos en centros de mesa para preservar el postre gourmet? En algunos casos, un planificador puede realizar los gastos y renegociar o recortar en áreas donde los invitados nunca lo notarán. Haga clic aquí para ver seis áreas a apuntar para ahorrar costos.

Control de gastos de audio / visuales

Los equipos de iluminación y sonido tienen un gran impacto en la presentación de su evento, pero también suelen tener un gran impacto en el presupuesto.

Cuando se tienen en cuenta otros gastos de A / V, como proyectores, acceso a Internet y servicios de video, esta categoría no tardará en convertirse en una de las mayores cifras de su presupuesto. Haga clic aquí para conocer las formas de evitar gastos excesivos en sus necesidades de A / V.

Encontrar opciones de marketing de bajo costo en línea

El marketing es otro gasto que puede crecer exponencialmente si no obtiene resultados de inmediato. La trampa, por supuesto, es que, a menos que comercialice de manera efectiva, no habrá suficientes asistentes para cubrir los costos del evento. Es por eso que tiene sentido utilizar tantas opciones gratuitas o de bajo costo para difundir la palabra inicial sobre una próxima ocasión. Afortunadamente, Internet tiene muchas avenidas que puedes considerar. Haga clic aquí para obtener seis ideas de bajo costo.

Planificar una boda grande con un pequeño presupuesto

Las bodas son un excelente ejemplo de eventos en los que los presupuestos pueden ser retados por los gastos.

Detrás de cada boda hay una familia de personas reales que tienen otras obligaciones financieras que considerar antes de gastar generosamente en su gran día. La mayoría de los coordinadores de bodas entienden esto, pero los mejores saben cómo maximizar cada dólar del presupuesto de una boda. Aunque los planificadores de eventos corporativos trabajan en un entorno diferente al de los planificadores de bodas, hay mucho que aprender sobre cómo los profesionales de bodas administran sus presupuestos. Vea estos consejos para convertir un pequeño presupuesto en una gran boda.