Por qué la comunicación es importante en Change Management

No puede comunicarse demasiado cuando le pide a su organización que cambie. Cada ejecutivo exitoso, que ha liderado un esfuerzo exitoso de gestión del cambio, expresa la necesidad de una comunicación excesiva durante una experiencia de cambio y hace esta declaración en retrospectiva.

No existe una organización en la que los empleados estén completamente satisfechos con la comunicación. La comunicación es uno de los problemas más difíciles en las organizaciones.

Es un área de la que los empleados se quejan con más frecuencia durante el cambio organizacional y durante las operaciones diarias. ¿La razón?

La comunicación efectiva requiere cuatro componentes que interfuncionan perfectamente para crear significado compartido , una definición favorita de comunicación.

• El individuo que envía el mensaje debe presentar el mensaje de forma clara y detallada e irradiar integridad y autenticidad.
• La persona que recibe el mensaje debe decidir escuchar, hacer preguntas para mayor claridad y confiar en el remitente del mensaje.
• El método de entrega elegido debe adaptarse a las circunstancias y las necesidades tanto del remitente como del receptor.
• El contenido del mensaje tiene que resonar y conectarse, en cierto nivel, con las creencias ya existentes del receptor. Debe contener la información que el empleado desea escuchar. Debe responder a las preguntas más apreciadas y atendidas del empleado.
• Con todo esto en una comunicación, es sorprendente que las organizaciones lo hagan bien.

Los profesionales de gestión del cambio han proporcionado una amplia gama de sugerencias sobre cómo comunicarse bien durante cualquier cambio organizacional.

Recomendaciones sobre la comunicación para una gestión eficaz del cambio

Desarrolle un plan de comunicación por escrito para garantizar que ocurra lo siguiente en su proceso de gestión del cambio.

• Comuníquese de manera consistente, con frecuencia y a través de múltiples canales, incluyendo hablar, escribir, video, capacitación, grupos focales, tableros de anuncios, Intranets y más sobre el cambio.
• Comunique todo lo que se sabe sobre los cambios, tan pronto como la información esté disponible. (Aclare que su preferencia es hacia la comunicación instantánea, por lo que algunos de los detalles pueden cambiar en una fecha posterior). Dígales a las personas que su otra opción es mantener todas las comunicaciones hasta que tenga una opinión positiva sobre las decisiones, los objetivos y el progreso. Esto es desastroso en la gestión efectiva del cambio.
• Proporcione una cantidad significativa de tiempo para que las personas hagan preguntas, soliciten aclaraciones y proporcionen comentarios. Si ha formado parte de un escenario en el que un líder presentó cambios, en transparencias para retroproyector, a un grupo grande y luego huyó, ya sabe qué malas noticias es esto para la integración del cambio. La gente debe sentirse involucrada en el cambio.La participación crea compromiso; ninguna otra cosa es tan significativa durante un proceso de cambio.
• Comunique claramente la visión, la misión y los objetivos del esfuerzo de gestión del cambio. Ayude a las personas a comprender cómo estos cambios los afectarán personalmente. (Si no ayuda con este proceso, las personas inventarán sus propias historias, generalmente más negativas que la verdad.)
• Reconozca que la comunicación verdadera es una conversación . Es bidireccional y debe haber una discusión real. No puede ser solo una presentación.
• Los líderes o patrocinadores del cambio necesitan pasar tiempo conversando cara a cara o en grupos pequeños con las personas que se espera que realicen los cambios.
• Comunique las razones de los cambios de tal manera que las personas comprendan el contexto, el propósito y la necesidad. Los practicantes han llamado a esto: "construir un marco conceptual memorable" y "crear un marco teórico para sustentar el cambio". "
• Proporcione respuestas a preguntas solo si conoce la respuesta. Los líderes destruyen su credibilidad cuando proporcionan información incorrecta o parecen tropezar o retroceder al proporcionar una respuesta. Es mucho mejor decir que no lo sabes, y que intentarás descubrirlo.
• Los líderes necesitan escuchar. Evita la actitud defensiva, la excusa y las respuestas que se dan demasiado rápido. Actúa con consideración.
• Haga que los líderes y los patrocinadores cambien cada día, cuando sea posible, para mezclarse con otros en el lugar de trabajo.
• Organice talleres y foros interactivos en los que todos los empleados puedan explorar los cambios juntos, mientras aprenden más. Use la capacitación como una forma de comunicación interactiva y como una oportunidad para que las personas exploren de manera segura nuevos comportamientos e ideas sobre el cambio y la gestión del cambio. Todos los niveles de la organización deben participar en las mismas sesiones.
• La comunicación debe ser proactiva. Si la fábrica de rumores ya está en acción, la organización ha esperado demasiado para comunicarse.
• Brinde oportunidades para que las personas se relacionen entre sí, tanto formal como informalmente, para compartir ideas sobre el cambio y la gestión del cambio.
• Revise públicamente las mediciones que están en marcha para registrar el progreso en la gestión del cambio y los esfuerzos de cambio.
• Publicite recompensas y reconocimiento por enfoques positivos y logros en los cambios y la gestión del cambio. Celebre cada pequeña ganancia públicamente.

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