Desembolsos en efectivo Diario y administración de efectivo

El diario de desembolsos en efectivo, también conocido como diario de pagos en efectivo, es un formulario de contabilidad que se utiliza para registrar todas las salidas de efectivo: compras realizadas en efectivo o desembolsos en efectivo. Los ejemplos son cuentas por pagar, materiales por pagar y gastos de operación, entre otras compras en efectivo. Ejemplos de otros desembolsos de efectivo es un depósito al fondo de caja chica.

Su tenedor de libros o contador registrará todas estas transacciones en el diario de desembolsos de efectivo antes de publicarlas en el libro mayor, en el libro de cuentas por pagar, etc.

Esto generalmente se hace mensualmente. En algunas empresas, el diario de desembolso en efectivo se combina con el diario de recibos de efectivo y se conoce como el libro de caja.

El diario de desembolsos de efectivo es una herramienta importante en la administración de efectivo: los dueños de negocios pueden usar esto para ver cuánto efectivo se ha desembolsado y dónde fue, calculando el porcentaje que se destinó al inventario en comparación con el pago de otras facturas. El diario de desembolso en efectivo incluye los números de cheque de cheques que se escribieron, razón por la cual muchos paquetes de software de contabilidad se refieren a la revista como un registro de cheques. Estos paquetes tienen formularios preestablecidos para el diario de desembolsos de efectivo o formularios fácilmente personalizables para satisfacer sus necesidades.

Configuración del diario desembolsos de efectivo

Las columnas se configuran para cada transacción de la siguiente manera:

• Fecha
• Número de verificación
• Explicación
• Cobro en efectivo
• Otro crédito
• Cuenta debitada
• Cuentas por pagar debito
• Otro débito.

Las columnas del tipo de pago en efectivo pueden ser más específicas para la naturaleza del negocio. Por ejemplo, algunas empresas solo pueden necesitar una columna para registrar el importe en efectivo, mientras que otras necesitan columnas adicionales para cuentas por pagar, descuentos recibidos, compras en efectivo, etc. Siempre debe haber una columna "otra" para registrar cantidades que no encajan en ninguna de las principales categorías.

Actualización de otros libros mayores

Regularmente, a veces diariamente, las partidas individuales en el diario de desembolso en efectivo se utilizan para actualizar los libros auxiliares, que están diseñados para registrar tipos específicos de transacciones contables. Si la mayoría de los pagos en efectivo son para proveedores de compras de crédito, el libro auxiliar actualizado es el libro de cuentas por pagar.

Las cuentas del libro mayor se actualizan mensualmente usando los totales del diario de desembolsos en efectivo. Si la empresa está utilizando cuentas de control subsidiarias para sustentar las cuentas del libro mayor, las contabilizaciones son parte del sistema de contabilidad de doble entrada.

Descuentos en contabilización

El diario de desembolso en efectivo incluirá una columna de descuentos recibidos si hay pagos en efectivo a proveedores que pueden disfrutar de un descuento, quizás para el pago anticipado.Por lo tanto, se registra el monto de la factura, junto con el descuento recibido y el pago en efectivo. Solo el total de la columna de descuentos recibidos se contabiliza en el libro mayor.

2 comprobantes de contabilización

Contabilidad y contabilidad pueden hacer uso de dos procedimientos al final de un período contable para demostrar que la información en el diario de desembolso en efectivo se ha transferido correctamente a los libros mayores subsidiarios.

1. El total de todos los saldos del libro auxiliar (si la mayoría de los pagos corresponden a proveedores, nos referimos a los saldos de las cuentas de proveedores en el libro contable) debe ser igual al saldo en la cuenta de control del libro auxiliar en el libro mayor.
2. El libro mayor debe estar en equilibrio, es decir, los débitos totales en el libro mayor general deben ser iguales a los créditos totales.