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El producto que crean los planificadores de eventos es delicado y fugaz. Los eventos pueden verse afectados negativamente por una variedad de circunstancias, y una vez que el daño está hecho, generalmente es imposible "volver a intentarlo". "Esta es la razón por la cual la planificación requiere tanta devoción por los detalles. Un pequeño error puede establecer una reacción en cadena de la que es difícil recuperarse. A continuación se enumeran 5 de estos errores, así que asegúrese de agregarlos a su lista de verificación de catástrofes prevenibles.
No permite suficiente tiempo de configuración
Siempre hay una carrera contrarreloj al configurar un evento, pero debe tener una estimación de cuánto tiempo necesitará para tener todo en su lugar. Nada se ve peor que tener una habitación llena de trabajadores corriendo cuando llega el primer invitado. El objetivo debe ser tener todo listo al menos 15 minutos antes de que se abran las puertas.
No programar una visita guiada con clientes
Las hojas de cálculo, los correos electrónicos y las órdenes de eventos para banquetes son excelentes herramientas para comunicar los detalles de un evento. Sin embargo, depender únicamente de documentos para pintar una imagen de la ocasión puede conducir a descuidos. La mejor estrategia es recorrer el itinerario con su cliente en el sitio siempre que sea posible. Discuta cada momento y detalle como si el evento estuviera sucediendo frente a usted.
Olvidando confirmar a sus proveedores
Su proveedor de eventos promedio atiende a varios clientes en diferentes categorías.
En resumen, esto significa que tienen mucho que recordar. Siempre desea obtener una confirmación verbal o por correo electrónico de todos los proveedores 48 horas antes del tiempo de configuración. El correo electrónico es generalmente mejor porque puede deletrear sus expectativas y pedirle que responda por escrito.
Pasar por alto los eventos en competencia
Si alguna vez ha tenido un "vecino ruidoso", ya sabe lo distraíbles que pueden ser estas situaciones.
Ir en contra de otros eventos en su sede puede ser un gran desafío, por lo que debe analizar este escenario con anticipación con la administración del lugar y sus clientes. Averigüe quién compartirá las mismas áreas comunes y recursos públicos con su grupo e identifique quién tiene la autoridad para resolver los problemas de ruido si se convierten en un problema.
No tener un plan de contingencia
¿Qué le sucede a su evento en caso de mal tiempo o incluso el cierre de su sede? Estas no son cosas fáciles de planificar, pero se vuelven imposibles de administrar el día del espectáculo. Trace su estrategia de contingencia con al menos 2 semanas de anticipación para una buena medida. Incluso si planea cancelar el evento, aún necesitará un método organizado para comunicarse con todos sus invitados.
No tener suficiente ayuda el día del evento
Los costos laborales siempre son un problema cuando se trata de equilibrar los presupuestos de eventos. Habiendo dicho eso, no alcanzar las manos ayudantes puede causar problemas mayores que sobrepasar el presupuesto.No puede esperar hacer todo usted mismo si es el planificador de eventos. Coordinar empleados, proveedores y detalles es suficiente para mantenerte ocupado solo. No tengas miedo de gastar unos cientos de dólares para contratar trabajadores adicionales porque no podrás hacerlo una vez que las cosas se pongan en movimiento.
No está utilizando una lista de embalaje
La gestión de un evento fuera del sitio generalmente requiere una extensa lista de suministros. Por supuesto, generalmente tiene varias semanas para ordenar todos estos suministros, pero no servirán de nada si nunca llegan al lugar. Una lista de empaque brinda una actualización instantánea de las cosas que necesita cargar en el automóvil. Claro, es probable que encuentres bolígrafos y cintas para pedir prestados en el lugar de celebración, pero ¿qué ocurre si olvidas tus etiquetas de identificación o tu computadora portátil? Haga una lista de empaque y revíselo dos veces antes de irse.
La buena noticia es que estos errores de planificación de eventos son fácilmente evitables. De hecho, puede imprimir este artículo y publicarlo para que sirva de recordatorio de lo que no debe hacer. Recuerde, la prevención es siempre más fácil que la recuperación.
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