Antes de comprar una impresora multifunción

Las impresoras multifunción (MFP) se han vuelto increíblemente populares entre las empresas pequeñas y domésticas, y no es de extrañar; un MFP puede ahorrar espacio, reducir los costos de energía y mejorar la productividad al integrar las funciones tradicionales de la oficina de imprimir, enviar por fax, escanear y copiar en un solo dispositivo. Las impresoras multifunción (también conocidas como multifuncionales) continúan disminuyendo su precio a la vez que mejoran las características.

¿Su empresa necesita una impresora multifunción?

Un MFP es esencialmente una impresora con capacidades adicionales de escaneo / copiado y fax.

Normalmente, un fabricante de impresoras comercializará tanto una impresora básica como una todo en uno basada en el mismo motor de impresión. Incluso si no tiene una necesidad regular de enviar por fax, escanear o copiar, tener una impresora multifunción le brinda la flexibilidad de hacerlo cuando sea necesario.

Si su empresa no necesita escanear / copiar y enviar faxes, una unidad "solo de impresora" es menos costosa de comprar y puede ser más sencilla de operar, ya que las impresoras multifunción generalmente vienen con alimentadores de documentos (aumentando tamaño y peso), paneles de control más complejos y software adicional para enviar y recibir faxes, escanear, etc.

Elección del tipo de impresora

Si la impresión es el uso principal previsto de la impresora multifunción, entonces es importante satisfacer sus necesidades a las capacidades de la impresora. Los modelos más caros se diseñan típicamente para velocidades de impresión más altas y un uso más pesado.

Afortunadamente, existe una amplia selección de impresoras multifunción disponibles basadas en motores de impresión de inyección de tinta y láser.

Incluso hay impresoras multifunción que se destacan en la impresión de fotografías en color.

¿Se requiere envío de faxes?

Algunos dispositivos MFP ya no incluyen fax módems, lo cual está bien para las empresas que no tienen necesidad de intercambiar faxes con clientes o proveedores. El envío de faxes todavía es útil para enviar / recibir documentos que requieren firmas, pero la configuración de su propio servicio de fax requiere la conexión a una línea telefónica.

Se puede compartir una línea telefónica normal con una máquina de fax si no es una preocupación preocupar la línea telefónica mientras se envían / ​​reciben faxes. De lo contrario, se necesita una línea telefónica diferente.

Si necesita capacidad de fax pero no quiere la molestia y los gastos de configurar su propio fax, hay varios servicios en línea que le permiten enviar y recibir faxes por correo electrónico, web o teléfono inteligente.

Escaneo

La mayoría de los dispositivos multifunción vienen con una unidad de escaneo de baja a media resolución diseñada para escanear documentos. Si necesita escanear fotografías de alta resolución u otras diapositivas o negativos similares a los medios, querrá un escáner autónomo independiente o un multifuncional especializado en escaneado / impresión de fotografías, como la línea de impresoras multifunción Canon Pixma.

Alimentadores automáticos de documentos

Si tiene la intención de enviar por fax, escanear o copiar documentos grandes, asegúrese de que la impresora multifunción que elija tenga un alimentador automático de documentos (ADF) con capacidad suficiente.Normalmente, los MFP menos costosos tienen ADF de 20-30 hojas más pequeñas, mientras que los modelos más costosos pueden contener 50 hojas o más.

Impresión dúplex automática (impresión a 2 caras / escaneo / copia / fax)

Es muy probable que en algún momento desee escanear, enviar por fax o imprimir documentos a dos caras. Si su impresora multifunción no tiene impresión dúplex automática y desea imprimir en ambas caras de una página, deberá imprimir las páginas impares del documento, tomar las páginas impresas, voltearlas, devolverlas a la bandeja de entrada de papel e imprimirlas las páginas pares.

Esto es tedioso y propenso a errores, por lo tanto, considere la impresión automática de dúplex como una característica muy deseable, especialmente considerando que ya no es la opción costosa que solía ser.

Conectividad

Cuando se trata de conectarse a una impresora multifunción, cuantas más opciones, mejor. Además del conector USB estándar, si desea conectar el MFP a una red, necesitará un puerto con cable (Ethernet) o inalámbrico (Wi-Fi) (para imprimir desde dispositivos móviles).

La mayoría de las impresoras multifunción con conectividad Wi-Fi admiten protocolos estándar inalámbricos de la industria, como Apple AirPrint, Google Cloud Print o NFC (que le permite conectar cualquier teléfono inteligente o tableta compatible con NFC a la impresora multifunción para que se conecte automáticamente).