Equilibrar una caja registradora: cómo, por qué y cuándo

Incluso con los modernos sistemas POS, todavía necesita un procedimiento para contabilizar el efectivo de la tienda. Estos controles internos son necesarios para evitar el mal manejo de dinero y proteger los activos contra pérdida. Los fuertes controles internos no solo promueven la eficiencia operativa, sino que también garantizan registros contables confiables. Una de las causas más comunes de contracción o pérdida en su tienda es a través del mal manejo del efectivo.

Y cuando se investiga, la causa más común del robo es la falta de un procedimiento o controles adecuados.

El proceso de contar el dinero, conciliar los recibos y equilibrar el cajón de efectivo crea una responsabilidad de las transacciones del día. Este sistema de administración de efectivo se puede crear al mismo tiempo que se establecen las políticas de la tienda. Muchos de los sistemas POS (punto de venta) de hoy en día tienen instrucciones paso a paso para cerrar (también conocido como equilibrio) el cajón de efectivo para guiar al empleado.

¿Por qué balance?

La gerencia de la tienda o los cajeros pueden obtener un informe de ventas en cualquier momento durante un turno. Al agregar el efectivo inicial en un cajón a la cifra de ventas diarias, un minorista sabrá exactamente cuánto dinero debe estar en la caja registradora o en el sistema POS en cualquier momento dado. Esto es extremadamente útil:

• Para evitar tener demasiado dinero en efectivo en el piso de ventas.
• Si roban la tienda.
• Cuando un cliente se queja de muy pocos cambios.

• Para descubrir excesos / escaseces frecuentes para cajeros particulares.
• Para eliminar la tentación de tomar efectivo sin documentación del cajón de efectivo.

Cómo equilibrar un cajón de efectivo

Equilibrar una caja registradora generalmente tiene lugar al final del día o al final del turno de un cajero. El cajón de efectivo y su contenido deben llevarse a una oficina u otra área apartada para preparar el informe.

Si balancea el cajón después del cierre, asegúrese de que las luces del piso de ventas estén apagadas y que la puerta esté cerrada. Para muchos vendedores, tienen prisa y tienden a comenzar a cerrar antes de que la tienda esté cerrada. Esta no es una práctica segura. Sin embargo, si tiene varios empleados en la tienda, es posible cerrar uno de los registros durante el horario de apertura.

Cualquier exceso o escasez debería investigarse. La naturaleza humana debe tenerse en cuenta para errores menores y pequeñas cantidades. Con esto queremos decir que los errores de cálculo son comunes al procesar una transacción. Sin embargo, las discrepancias frecuentes pueden ser una señal de robo del empleado o pueden indicar que se requiere más capacitación para un cajero en particular. Como regla general, quiere asegurarse de que no más de $ 2 está apagado por la noche. Si bien depende de la cantidad de transacciones ese día (en otras palabras, cuantas más transacciones mayor es la posibilidad de contar el error), la regla de $ 2 es útil.

El efectivo inicial disponible se devuelve al cajón de efectivo y se almacena para la noche, mientras se prepara el depósito para el banco. Todos los resguardos de tarjetas de crédito, informes de terminales y otros recibos de registro pueden graparse en el Informe diario del cajón de efectivo y archivarse por fecha.

Separación de aranceles

Para mayor responsabilidad, considere usar dos personas para equilibrar la caja registradora. Una persona contará el cajón y creará el informe de efectivo diario, mientras que la otra persona prepara un depósito bancario. Ambos miembros del personal deben firmar el informe indicando que son responsables de las cifras que se muestran. Si bien ningún sistema puede prevenir el fraude, este seguimiento de auditoría ayudará a desalentar la colusión entre los empleados.

Al comienzo del siguiente turno, a cada cajero se le debe asignar su propio cajón de efectivo. Haga que el cajero contabilice el efectivo en el cajón para verificar el saldo inicial. Si usted es una tienda pequeña con solo un registro, lo más probable es que el efectivo permanezca en el cajón de la noche a la mañana. Si esta es su situación, el procedimiento es el mismo.

Una última nota, ya que el error humano es parte del juego, asegúrese de incluir las discrepancias en su efectivo como parte de su P & L.

Agregue una línea a su cuenta de pérdidas y ganancias para los presupuestos y muestre la pérdida por un error de recuento. Esta es otra forma en que puede auditar y administrar la pérdida.