Un Esquema de Gastos de Planificación de Eventos

Es difícil planificar un presupuesto para eventos a menos que tenga una buena idea de en qué gastos incurrirá. Esto parece bastante obvio, pero los costos asociados con la planificación de eventos pueden provenir de una cantidad de lugares diferentes. Justo cuando crees que has identificado todas tus categorías de gastos, aparece otra para enviarte de vuelta al tablero de dibujo. Para evitar que esto le suceda, he reunido este esquema de gastos de planificación de eventos para tener en cuenta al crear su presupuesto.

Gastos en el sitio

Incluidos aquí están los costos y tarifas generalmente cobrados por el lugar del evento. Esta suele ser la categoría más cara, pero también es la más fácil de predecir, ya que obtendrá un presupuesto formal para revisar con anticipación. Con eso dicho, no te olvides de tener en cuenta los costos variables que cambian con tus números de asistencia. El servicio de comidas es un buen ejemplo de esto ya que los costos de los alimentos aumentarán con cada adición a su lista.

Costos del lugar

Alquiler de habitación
Depósito de seguridad
Cobertura de seguro
Estacionamiento

Comida y servicio de catering

Comidas
Bebidas
Bartender / Server Honorarios de mano de obra
Impuestos y servicios / Cuotas de propidad

Audio / Visual

Micrófonos
Pantallas y proyectores
Acceso a Internet
Otros equipos especializados

Proveedores de terceros

Esta categoría representa todos los artículos y servicios provistos por los proveedores fuera del lugar del anfitrión. Cada uno le facturará de forma independiente, por lo que es importante controlar de cerca a todas las personas con las que está trabajando.

Usar una hoja de cálculo lo ayudará a organizar los contactos de su proveedor junto con los costos asociados con sus servicios.

Alquileres de eventos

Ropa de cama, faldas de tablas y cubiertas de sillas
Tiendas, escenarios y atracciones de atracciones
Artículos físicos no provistos por el lugar
Mano de obra y entrega para configuración / desmontaje

Proveedores de decoración

Iluminación de acento
Flores y centros de mesa
Globos

Entretenimiento

Músicos o DJ
Precio del altavoz
Jinetes por contrato (comida, alojamiento, transporte)

Gastos de producción

La producción incluye todo el personal y los recursos necesarios para planificar y ejecutar el evento. Estos gastos comienzan en el momento en que se soña el evento y continúan a través del papeleo posterior al evento. En resumen, esta categoría representa el costo de organizar el evento, atraer a los asistentes y administrar los elementos administrativos.

Marketing y registro

Trabajos de impresión y diseño
s
Invitaciones
Administración de registros

Planificación y organización

Tarifas del planificador de eventos
Empleados temporales y temporales
Suministros de oficina
Costos de comunicación
Gastos de viaje

Gastos administrativos

Asignaciones de empleados asalariados
Costos de contabilidad
Costos legales
Costos de consultor

Excedentes de costos y fondos de emergencia

Allí no es un número mágico para lo que debe reservar para gastos no planificados, pero definitivamente debe esperar lo inesperado.Algunos planificadores de eventos sugieren presupuestar de cinco a diez por ciento sobre los gastos anticipados, mientras que otros eligen un número redondo para trabajar. Los eventos más grandes deberían, por supuesto, asignar más porque un descuido que se factura por persona podría alcanzar los miles de dólares.

El propósito de este esquema es informarle sobre los diferentes tipos de gastos de planificación de eventos que pueden ocurrir. Cada evento es único, por lo que puede incluir más o menos de los elementos que se enumeran aquí. Lo importante es saber de dónde vendrán sus costos. Pasar por alto los gastos asociados con un vendedor o categoría en particular puede causar estragos en su presupuesto, pero el peor de los casos es olvidar por completo un gasto hasta que llegue la factura.