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Los eventos de recaudación de fondos son una forma fantástica de recaudar fondos y concienciar sobre su causa. Lamentablemente, hay bastantes eventos de recaudación de fondos que pierden dinero o apenas cubren sus costos.
Sin embargo, no se preocupe: hemos recopilado los ocho errores principales que cometen la mayoría de las organizaciones sin fines de lucro, los tipos de errores que conducen a pérdidas en lugar de ganancias.
8 errores al planear eventos de recaudación de fondos
Cubriremos estos ocho errores y te daremos consejos prácticos sobre cómo combatir cada error.
- Esperando demasiado para comenzar a planear el evento.
- No elegir un tema para la recaudación de fondos.
- Productos de marca anteriores en su evento.
- Peleando con el apadrinamiento Pregunta.
- Elegir no segmentar su base de datos.
- Esperar a los asistentes al evento de recaudación de fondos.
- No solicitar una donación de los asistentes.
- Olvidando agradecer a tus amables donantes.
Ahora, vayamos al grano y propongamos soluciones para cada una de estas fallas:
1. Esperando demasiado para comenzar a planear el evento.
El primer error es un error de novato. Es fácil de hacer. Y fácil de evitar Seamos honestos. Todos hemos estado allí; todos hemos sobreestimado nuestras habilidades y subestimado las dificultades de un evento y los desafíos ocultos. Por lo tanto, hemos esperado hasta que pasaron solo un par de meses para que idealmente organizáramos un evento para compartir algo.
Esperar hasta el último minuto no beneficia a nadie, y menos aún a su organización.
¿Cómo do usted decide cuándo es el momento adecuado para comenzar a planificar un evento?
Comienza con la determinación de tus objetivos de recaudación de fondos. Primero debe preguntarse, "¿Qué esperamos lograr con este evento? "
La respuesta le proporcionará un alcance para su evento de recaudación de fondos. Si intenta recaudar miles de dólares para un proyecto en particular, sabe que tendrá que dedicarle muchas más horas para prepararse.
Sin embargo, si no tiene un objetivo concreto en mente, es posible que desee determinar uno antes de comenzar a planificar su evento.
En definitiva, su objetivo es lo que ancle el resto de sus decisiones.
Una vez que haya identificado un objetivo y determinado el alcance de su evento, puede comenzar a investigar la cantidad de tiempo que puede tomar cada tipo de evento (¡la planificación de una subasta silenciosa, por ejemplo, puede demorar entre 9 y 12 meses!) .
Desafortunadamente, no existe una regla rígida cuando se trata de elegir un momento para comenzar a planificar. Sin embargo, cuanto más tiempo te dediques, más tiempo tendrás para respirar y solucionar los baches que encuentres a lo largo del camino.
La solución simple: concédete por lo menos de 6 a 12 meses para planificar cualquier evento de recaudación de fondos.En caso de duda, es mejor dejar más tiempo del que cree que necesitará.
2. No elegir un tema para la recaudación de fondos.
Al final, un tema es simplemente una idea unificadora. Es lo que une todos tus esfuerzos bajo el mismo paraguas. La mayoría de la gente considera un tema como algo parecido a "Under the Sea" o "Las Vegas Casino Night". "En verdad, esos son grandes temas. Sin embargo, no son las mejores ideas posibles para su propósito.
Si quiere recaudar dinero de donantes, su tema debe provenir de un lugar honesto. Tiene que tener algún significado detrás de esto.
Dicho eso, un tema tradicional se puede volver a trabajar para cumplir esos criterios. Digamos, por ejemplo, que este año es el año en el que planea crecer significativamente. Desea comunicar esto a los asistentes a su evento. ¿Pero cómo? Con un tema divertido, por supuesto!
Imagine lo siguiente: un espacio para eventos de recaudación de fondos de la cena que se siente como una verdadera jungla, lleno de árboles y la fauna, y lo mejor de todo, posibilidades. ¡Lo adivinaste! El tema es "Grow With Us. "
Los mejores temas son los que duplican la emoción y estimulan la reflexión.
Recuerde, el tema que elija envía un mensaje subconsciente a sus asistentes, ¡así que elija sabiamente!
La solución simple: No importa qué tipo de recaudación de fondos esté planeando, nunca está de más darle vida con un tema divertido. Elija un tema atractivo y significativo y ¡corra con él!
Hay docenas de ideas y temas para eventos a tener en cuenta.
3. Productos de marca anteriores en su evento.
Puede ser fácil descartar productos como parte de su evento de recaudación de fondos. Parecen un costo extra sin mucho beneficio adicional.
Sin embargo, la verdad es: el retorno de la inversión (ROI) en productos de recaudación de fondos es astronómico.
Si lo piensas bien, tener un producto de marca que los asistentes a tu evento puedan usar o beber durante los próximos años no tiene precio. ¡Es publicidad por tus donantes!
Por otra parte, los participantes en el evento puede usar una camisa o beber de una botella de agua con el nombre de su organización un lugar prominente en él (además de los nombres de sus patrocinadores) en los próximos años. Si usan ese producto durante cinco años, eso equivale a innumerables oportunidades de publicidad.
Cientos de amigos, familiares y conocidos pueden leer el mensaje en esa camisa o botella de agua y preguntar: "¿De qué se trata esa organización? "Con un poco de suerte, despertará sus intereses, y esos amigos y familiares buscarán involucrarse con su organización sin fines de lucro.
La recaudación de fondos de productos es una situación de ganar-ganar.
Usted puede estar pensando, "¿Qué pasa con el exceso de existencias? ¿Qué hacemos con todos los extras que hemos ordenado? "Después de todo, una camiseta debe pedirse en varios tamaños.
Sin embargo, el crowdfunding de sus productos resuelve el exceso de existencias (y problemas de tamaño). En el caso de las camisetas, cada participante puede elegir su tamaño, estilo y color con anticipación. De esta forma, nunca tendrá extras, y todos obtendrán exactamente lo que desean.
A través de una plataforma de crowdfunding, cada asistente puede elegir el artículo promocional que desea, realizar un pedido y ese producto se le enviará directamente.
La solución simple: Si aún no lo hizo, asegúrese de incluir productos de marca en su estrategia de eventos. La recaudación de fondos de productos es mucho más que solo grandes camisetas. Hay docenas de ideas de productos para elegir.
4. Peleando con el apadrinamiento Pregunte.
No es ningún secreto: detrás de los eventos más importantes de recaudación de fondos hay al menos un gran patrocinador. El problema que enfrentan muchas organizaciones sin fines de lucro es la configuración de esa pregunta inicial. es incómodo pedirle a una empresa que patrocine un evento, del mismo modo que es embarazoso pedir dinero a alguien. No viene de forma natural.
Sin embargo, usted tiene que pensarlo de esta manera: los patrocinios no son dinero en vano; son un acuerdo de asociación. Usted tiene algo que todo negocio consciente del mercado quiere. Tienes una buena causa.
La investigación de mercado ha demostrado que más del 70% de las personas cambiarían las marcas a una empresa que respalda una buena causa. Además, una abrumadora mayoría de las personas también recomendaría cualquier producto o empresa que se vincule con una organización sin fines de lucro de buena reputación.
Simple y llanamente, porque el marketing hace cosas increíbles para cualquier negocio.
Entonces, ¿por qué es tan difícil hacer la pregunta? Todo se reduce a la falta de investigación. Para hacer la mejor pregunta, debe saber de qué está hablando, con quién está hablando y qué es exactamente lo que tiene que ofrecer.
El primer paso es buscar las conexiones que pueda tener dentro de la empresa. Tener a alguien adentro debería ayudar a aclarar cuáles son los objetivos de la empresa.
Si todavía no tiene ninguna conexión interna, no se preocupe. Siempre puede comunicarse con alguien y entablar una conversación informal. Una entrevista informativa, si lo desea.
El siguiente objetivo es averiguar cuáles son los objetivos de marketing de sus posibles patrocinadores. ¿Qué es lo que quieren de una organización sin fines de lucro como la tuya? ¿Está expuesto a tu audiencia? Alternativamente, ¿se trata más de la afiliación con una buena causa?
Una vez que sepa todo eso, puede determinar qué tiene que cambiar por su patrocinio.
Tener toda esa información a mano evita perder la pregunta.
Además, al final del día, un patrocinador potencial se beneficiará tanto de la asociación como lo hace su organización.
La solución simple: lleve a cabo una amplia investigación antes de tiempo para asegurarse de saber exactamente qué pedir a sus posibles patrocinadores y qué ofrecerles a cambio.
5. Elegir no segmentar su base de datos.
Al hacer su lista de invitados a los eventos (y revisarla dos veces), se estará preguntando: "¿Quién es más probable que haga un regalo importante después de este evento? "¡Es una gran pregunta!
Sin embargo, si simplemente te detienes a reflexionar, es posible que te falten algunas grandes oportunidades para responder a tu pregunta. El curso de acción correcto es aprender más acerca de sus seguidores y luego segmentar su base de datos en consecuencia.
Puede lograr el primer paso realizando investigaciones prospectivas.
Hay varios enfoques que puede tomar para evaluar y evaluar a sus donantes. Puede hacer bricolaje y tratar de obtener información de internet.
O puede contratar a un investigador potencial o un consultor. También puede enviar su lista de donantes a una empresa de investigación prospectiva.
En cualquier caso, permita que la información que recopile de su investigación informe sus decisiones de segmentación. Digamos, por ejemplo, que lleva a cabo una investigación prospectiva y descubre que tiene unos pocos donantes que serían excelentes candidatos para obsequios importantes.
Va a segmentar su base de datos para enfatizar que estos donantes podrían ser contribuyentes significativos para su organización sin fines de lucro.
Tener ese conocimiento también puede informar la forma en que organizas los cuadros de asientos de tu evento de recaudación de fondos.
Además, podría influir en la forma de llegar a los asistentes individuales. Algunos participantes pueden terminar requiriendo un toque más personal (una llamada telefónica en lugar de un correo electrónico) para invitarlos a su evento.
Sin esa investigación y la separación de sus donantes en categorías significativas, es posible que haya gastado demasiada energía en los asistentes que era poco probable que ofrecieran. Peor aún, es posible que haya ignorado a los partidarios cruciales! Afortunadamente, ahora sabes la importancia de hacer un poco de excavación antes de tiempo.
La solución simple: Lleve a cabo una investigación prospectiva de los asistentes a su evento y segmente su base de datos antes del evento, para que nunca pierda la oportunidad de encargarse de un posible donante importante.
6. Hacer que los asistentes al evento de recaudación de fondos esperen.
Este es otro error de novato que, lamentablemente, muchas organizaciones sin fines de lucro hacen cuando están organizando un evento para recaudar fondos.
Como dicen, "Pierdes mil dólares cada minuto después de las 9 PM. "Es decir, envíe a sus invitados a casa más temprano que tarde".
Los asistentes al evento de recaudación de fondos no quieren quedarse cautivos para siempre. Tienen vidas, niños y trabajos, y no quieren pasar seis horas en su evento, sin importar cuán maravilloso sea.
En verdad, sus seguidores aman a su organización. No aparecerían en su recaudación de fondos ni encontrarían formas de donar a su causa de otra manera.
Sin embargo, eso no significa que puedas mantener su atención para siempre.
Claro, hay muchas maneras de darle vida a su próximo evento de recaudación de fondos, pero incluso el "evento principal" más fascinante no puede justificar una recaudación de fondos que dura varias horas más de lo esperado.
En caso de duda, nunca está de más cortar un buen evento un poco corto.
Es posible que desee mantener los buenos tiempos en marcha, pero saque una página del libro de jugadas de The Beatles y salga mientras está adelante.
La solución simple: Mantenga sus eventos de recaudación de fondos cortos, dulces y al punto. ¡Siempre quieres dejar a tus invitados con ganas de más!
7. No solicitar una donación de los asistentes.
Esto podría ser una obviedad, y usted se estará preguntando por qué está incluso en esta lista. Sin embargo, para decirte la verdad, la mayoría de las organizaciones sin fines de lucro nunca salen y dicen lo que quieren.En realidad, nunca piden donaciones, incluso cuando piensan que sí.
Muchas organizaciones sin fines de lucro se encogerán de hombros y dirán: "¡Pedí ayuda! "Honestamente, eso no es suficiente. Si nunca le pide donaciones a sus seguidores, si nunca es específico acerca de sus necesidades, ¿cómo puede esperar que lo hagan?
La mejor manera de remediar esta discrepancia es profundizar en los detalles de su evento de recaudación de fondos.
Cuéntales a tus asistentes acerca de tus nobles objetivos y aspiraciones. Déjelos entrar en la planificación de sus próximas iniciativas.
Probablemente tengan curiosidad sobre los proyectos que planeas abordar. Además, quieren saber cómo pueden ayudar, cómo pueden llegar a la planta baja del buen trabajo que están realizando.
¡Así que pregúntales!
Pregunte a los donantes por su ayuda. Dígales que sus donaciones importan y que cada dólar cuenta para lograr los sueños de su organización sin fines de lucro.
Puede parecer antinatural al principio pedir dinero directamente, pero sus donantes preferirían saber la verdad antes que continuar, sin saber cómo podrían ser de ayuda real para su causa.
La solución simple: Haga preguntas directas a los asistentes a su evento. Puede sorprenderse por lo positivas que son sus respuestas.
8. Olvidando agradecer a tus amables donantes.
Uno de los mayores errores que muchos recaudadores de fondos hacen es no agradecer a los asistentes a los eventos y a los donantes. O si lo hacen, pueden no agradecer a sus donantes de la manera correcta.
Por ejemplo, si un donante da $ 10 después de un evento de recaudación de fondos, es perfectamente aceptable enviarles un correo electrónico de agradecimiento.
Sin embargo, si un donante importante le da a su organización sin fines de lucro $ 5,000, puede apostar que un correo electrónico no es suficiente. Una bien pensada carta de agradecimiento está en orden. Además, una llamada telefónica formal para reconocer su generosa contribución puede estar en orden.
El punto es: Para proporcionar la mejor experiencia de mayordomía posible, es importante considerar a cada uno de sus donantes como individuos. También es importante reconocer que reconocer a los donantes es lo que les hace regresar a su organización.
La buena administración es la clave de las altas tasas de retención de donantes.
De hecho, los donantes a menudo citan la falta de comunicación y / o gratitud como razón para dejar una organización sin fines de lucro. No solo importa lo que dices, sino que también importa cuando lo digas .
La mejor práctica para agradecer a los asistentes a su evento es enviar sus agradecimientos dentro de las primeras 48 horas posteriores a la recaudación de fondos. En términos prácticos, esto significa que probablemente deberías enviar primero las gracias generales por correo electrónico y luego pasar a formas más personalizadas, como llamadas telefónicas y cartas de agradecimiento enviadas por correo.
La solución simple: Asegúrese de agradecer a sus donantes temprano, a menudo, y de una manera que se adapte a su participación en su organización.
Aunque puede haber bastantes errores que una organización sin fines de lucro podría hacer fácilmente con un evento de recaudación de fondos, también hay tantas soluciones rápidas. Use estas soluciones y puede organizar un evento de recaudación de fondos con la confianza de que recaudará más dinero del que gasta.
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