Introducción al módulo de compras en SAP

Introducción a la compra en SAP

Las empresas de cualquier tamaño utilizan su función de cadena de suministro para comprar artículos, ya sea para fabricar productos terminados o para proporcionar servicios. Antes de que un departamento de compras pueda comprar material en SAP, se debe configurar la infraestructura única del departamento.

Para diseñar una estructura que mejor se adapte a las necesidades de una empresa, debe comprender la estructura organizativa de SAP y las decisiones que debe tomar un departamento de compras.

Estructura organizativa de compras de SAP

Cada departamento de compras es único, pero la estructura de la organización definida dentro de SAP permitirá que una empresa adopte las mejores prácticas para maximizar los beneficios del sistema.

• Organización de compras: este es el nivel más alto de la infraestructura de compras. Una organización de compras se define como un grupo de actividad de compras que está asociado con todas o una parte específica de la empresa.

Si una empresa tiene una gran cantidad de ubicaciones que son geográficamente independientes, entonces cada área puede tener su propia organización de compras. Sin embargo, una pequeña empresa con una o dos ubicaciones solo puede usar una organización de compras.

• Grupo de compras: el grupo de compras se puede definir como una persona o un grupo de personas que se ocupan de ciertos productos o grupos de productos que se compran a través de la organización de compras.

En las organizaciones más grandes, a menudo hay grupos de profesionales de compras en el departamento de compras que trabajan con ciertos proveedores o tipos de proveedores.

Documentos de compras

Hay una serie de documentos de compras que utilizan los departamentos de compras en SAP.

• Requisición de compra: si se requiere un producto a través del proceso de planificación de producción, se puede generar una solicitud de compra. Los productos y servicios que no forman parte del proceso de planificación se pueden solicitar manualmente mediante una solicitud de compra.

Los usuarios autorizados pueden crear una solicitud y solicitarán artículos de un catálogo basado en web o ingresando solicitudes directamente en el sistema SAP. Si se plantea una solicitud para un artículo que no se ha comprado antes, se puede crear una solicitud de oferta y enviarla a proveedores existentes o nuevos.

• Solicitud de cotización: si el producto no se puede comprar al proveedor contratado o si el precio y la calidad no son aceptables, el departamento de compras puede enviar a los proveedores nuevos o existentes una Solicitud de presupuesto (RFQ).

El proveedor puede revisar la RFQ y devolver el mejor precio y las mejores condiciones para los artículos.

• Presupuesto: cuando el proveedor envía sus presupuestos, se pueden ingresar en SAP y luego el departamento de compras puede revisarlos y compararlos.

Puede haber alguna negociación con los proveedores para obtener la mejor oferta, donde el departamento de compras tratará de obtener tiempos de entrega, descuentos o costos de flete más favorables.

• Orden de compra: es un documento comercial emitido por un departamento de compras al vendedor, que identifica el producto o servicio requerido, las cantidades y el precio negociado que el proveedor y el departamento de compras han acordado.

Es posible configurar el sistema para que un proveedor tenga que confirmar que recibió la orden de compra.

Además, es posible exigir a los proveedores que envíen un aviso de envío avanzado, de modo que sea posible saber cuándo se deben entregar los artículos.

• Contratos: en lugar de un único pedido de compra con un proveedor, es posible crear un contacto donde el vendedor acuerde enviar cierta cantidad de los artículos durante un cierto período de tiempo.

Además, el contrato puede ser un contrato de valor en lugar de una cantidad; el contacto es por una cantidad total de bienes adquiridos durante un cierto período.

• Acuerdo de programación: este acuerdo con el proveedor significa que habrá un contrato para suministrar los artículos en intervalos programados durante un período de tiempo.

La función Compras de SAP se diseñó para que sus usuarios puedan ayudar a sus organizaciones a proporcionarles a sus clientes las órdenes que desean esos clientes, cuando esos clientes desean esas órdenes, y lograr eso gastando tan poco en inventario como sea posible.

Este artículo de SAP Shopping ha sido actualizado por Gary Marion, experto en logística y cadena de suministro.