7 Maneras de intensificar la comunicación en su pequeña empresa

La comunicación es la base de cada relación que tienes en tu vida personal; no es diferente en los negocios. Sin una comunicación efectiva, puede haber malentendidos, problemas y conflictos entre su personal, sus clientes y cualquier otra persona con la que entre en contacto. La mala comunicación puede hacer que la delegación efectiva, el aumento de la productividad y un entorno de trabajo agradable sean prácticamente imposibles.

Los consejos a continuación lo ayudarán a afinar sus habilidades de comunicación para que pueda ahorrar tiempo, reducir el estrés y ser más productivo al comunicarse de manera efectiva en cada interacción que tenga en su pequeña empresa.

1. Limite las distracciones y escuche

Escuchar es la clave para una comunicación efectiva, pero no siempre es fácil. Una forma de convertirse en un mejor oyente es intentar limitar las distracciones durante las conversaciones que dificultan escuchar y absorber lo que otros dicen. Eso puede significar cerrar su cliente de correo electrónico, apagar el timbre de su teléfono o cerrar la puerta de su oficina. Al hacer estas pequeñas cosas, se asegura de que la persona con la que está hablando tenga toda su atención.

También es importante limitar las distracciones internas, es decir, todo lo que sucede en tu mente. Cuando tenga que abordar varios temas durante una reunión o conversación que se apresure a través de ellos para sacar todas sus ideas, puede ser tentador, pero esto causa confusión y puede hacer que la otra persona sienta que su opinión no es importante.

Disminuya la velocidad y recuerde que la comunicación es una calle de doble sentido. Establezca un toma y daca que permita que ambas partes expresen su opinión.

2. Sea receptivo

Una de las peores cosas que puede hacer cuando surge un conflicto o alguien tiene una queja sobre su negocio, productos, servicios, etc. es ignorarlo. En la mayoría de los casos, se debe emitir algún tipo de respuesta de inmediato, incluso si solo se trata de una breve declaración que analizará el problema.

Si esperas hasta que tengas toda la información necesaria antes de comunicarte con la parte infeliz, pueden terminar no solo infelices, sino también enojados. Mantenga las líneas de comunicación abiertas en todas las situaciones al ser lo más receptivo posible y asegurarse de que las personas que le contactan sientan que su problema es importante para usted.

3. Haga las preguntas correctas

Gran parte de la comunicación depende de obtener la información que necesita, y muchas veces esto significa que debe hacer las preguntas correctas. Hay pistas sobre qué preguntas debe hacer en cada parte de la conversación que está teniendo. Debe poder escuchar y concentrarse en esas pistas para descubrir qué preguntas desentrañarán la información que necesita.

Considere el caso de un empleado que no ha cumplido los objetivos y generalmente no está satisfecho con su trabajo. Si no hace las preguntas correctas, es posible que nunca llegue a la raíz del problema, que puede ser cualquier cosa, desde cuestiones personales a ser menos desafiado.

4. Aproveche al máximo las reuniones

Las reuniones son conocidas por ser una pérdida de tiempo si no están bien planificadas y bien organizadas. Si usted es el organizador, lo primero que debe hacer para respetar el tiempo de todos y hacer que su reunión sea lo más eficiente posible es programarlo con anticipación.

Luego, tómese un tiempo para preparar una agenda que describa los puntos de enfoque y establezca una estructura para la reunión.

Aquí hay otros consejos para reuniones inteligentes que lo ayudarán a asegurarse de que sus reuniones sean productivas:

• Confirme los horarios de las reuniones en las zonas horarias adecuadas uno o dos días antes de la reunión.
• Asigne un moderador de reunión que administre la reunión y se asegure de que los participantes se apeguen a la agenda.
• Fomenta las aportaciones y las preguntas de todos en la reunión.
• Tome notas o asigne a otra persona para tomar notas, para capturar los detalles importantes de la reunión.

5. Combine Communication Methods

La comunicación cara a cara o voz a voz es ideal para eliminar los desafíos de tiempo que a menudo vienen con el correo electrónico. Pero también puede crear más preguntas y confusión si todas las partes involucradas no están en la misma página.

Incluso si la mayor parte de su comunicación se realiza por teléfono o en eventos de redes, puede crear correos electrónicos resumidos que describen lo que se discutió, cuáles son los próximos pasos y quién es responsable de qué. Esta puede ser una gran manera de combinar diferentes métodos de comunicación para una comunicación más eficaz (y menos confusa) de avance.

6. Enfoque en el servicio al cliente

El buen servicio al cliente depende de la comunicación bidireccional. A menudo, cuando surgen conflictos con los clientes, la clave de la resolución es la comunicación para descubrir el problema, y ​​luego continuar la comunicación hasta que se identifique una solución.

Una forma de mantener relaciones a largo plazo con sus clientes es mantener abiertas las líneas de comunicación. Esto significa pedir información sobre cómo van las cosas y cómo se sienten acerca de los productos y servicios que brinda. Esto se puede lograr al final de un proyecto, durante las conversaciones diarias, con un grupo focal o mediante encuestas formales.

7. Utilice los comentarios que recibe

Si ya se está comunicando con sus clientes, probablemente reciba comentarios regularmente, incluso si no los solicita a través de métodos formales. Esto puede ser una mina de oro de información útil sobre cómo perciben su negocio, sus productos y sus servicios clientes y posibles clientes. Sin embargo, para ser eficaz, debe usar esta información para cambiar y mejorar sus procesos. Cree un proceso para recopilar los comentarios que recibe en un lugar, luego reserve tiempo cada mes o dos para analizar los datos y crear un plan para implementar y hacer un seguimiento de las mejoras.

En última instancia, la comunicación efectiva puede ser una de las habilidades más importantes que usa en su negocio.Si sus habilidades de comunicación pueden usar algunos ajustes, tómese el tiempo para analizar cómo se comunica y los resultados de su comunicación. Luego concéntrese en las formas en que puede mejorarlo con el tiempo. Es posible que se sorprenda de lo mucho que mejora sus relaciones con el personal, clientes y colegas.