7 Maneras de asegurarse de que cada RFI sea Golden

Toda solicitud formal de información o RFI que reciba tiene la oportunidad de hacerle llegar su negocio, tarde o temprano. Si bien esto puede parecer optimista, se basa en la siguiente verdad simple. El cliente necesita tiempo y esfuerzo para armar un RFI de construcción, seleccionar un panel de posibles empresas de construcción a quien enviar ese RFI, y cotejar y comparar las respuestas. Para cada RFI, el cliente quiere encontrar un buen contratista, ¡así que asegúrese de que tarde o temprano ese contratista sea su compañía!

Antes de comenzar, descubra más

Puede tener sentido invertir tiempo y esfuerzo de su parte para comenzar a responder un RFI. Por otro lado, puede que no. Sin embargo, en ambos casos, la respuesta que haga y cómo la haga puede determinar qué otras oportunidades futuras le vendrán bien. Antes que nada, obtenga más información sobre el RFI.

• ¿Cómo encontró el cliente su empresa?
• ¿Por qué el cliente decidió incluir su empresa en el RFI?
• ¿Cuántos otros contratistas recibieron el RFI?

Póngase en contacto con el cliente por teléfono si se proporciona un número de teléfono de contacto, o por correo electrónico para obtener una respuesta rápida. Recuerde que una RFI rara vez es el único paso en el proceso del cliente. Por lo general, es un primer paso antes de emitir un RFP (solicitud de propuesta). Si hay 20 contratistas que podrían recibir un RFP después del RFI, cada uno solo tiene un 5% de posibilidades de ganar, en igualdad de condiciones. Use los siguientes consejos para ayudarlo a acumular las probabilidades considerablemente más a su favor.

Ahora aumente sus posibilidades de avanzar - y finalmente gane

Si decide no continuar, responda al cliente para agradecerles su interés, dé una razón aceptable para declinar, y exprese su interés en ser considerado para futuros RFI. Una respuesta breve, educada y sobre todo oportuna aún puede darle una buena perspectiva para los proyectos que vendrán.

Si decide continuar, haga que el RFI sea oro para usted y obtenga el RFP que sigue siguiendo los siguientes pasos.

1. Asegúrese de comprender qué trabajos de construcción se necesitan. Póngase en contacto con el cliente para aclaraciones si es necesario. Hasta el 30% de las respuestas de los contratistas a los RFI omiten el punto y se eliminan de inmediato.
2. Responda al RFI como si fuera un RFP. No enviaría un folleto de marketing para responder a un RFP, así que evite la misma trampa cuando se trata de la RFI inicial. Sin embargo, hasta el 50% de los contratistas hacen exactamente eso y, posteriormente, no obtienen más.
3. Mantenga su respuesta al RFI breve, específica y relevante, con precios de construcción adecuados. Su cliente necesita encontrar su información rápida y fácilmente entre todas las demás respuestas recibidas. Use el formato especificado por el cliente por el mismo motivo.
4. Incluya cualquier especificación, tecnología o certificación que posea su empresa y que agregue valor relevante a su respuesta al RFI. Esto no solo demuestra que ha pensado en su respuesta, sino que también puede reducir aún más el número de empresas que obtienen la siguiente RFP (solo en las que mencionan especificaciones similares, etc.). Incluya cualquier otra información específica para su enfoque. y su empresa que lo diferenciará positivamente de otros competidores.
5. Mencione cualquier característica de su empresa que merezca consideración especial. Algunas agencias gubernamentales pueden hacer un esfuerzo especial para incluir pequeñas empresas entre sus contratistas, por ejemplo.
6. Proporcione la información del registro según sea necesario, o mencione la experiencia relevante y los proyectos ejecutados con éxito si no tiene exactamente los mismos solicitados en el RFI. Haz tu mejor esfuerzo, en lugar de no hacer nada.
7. La práctica hace la perfección. Si sus respuestas iniciales no reúnen RFP después, descubra qué se debe mejorar. Al aplicar los primeros seis pasos en esta lista, ya puede restringir considerablemente el campo. Puede que solo se requiera un pequeño ajuste en su proceso para desbloquear el RFP después del RFI.