7 Consejos para la delegación efectiva

Muchos propietarios de pequeñas empresas se convierten en vendedores de todos los oficios y hacen un poco de todo cuando se trata de administrar sus negocios. Esta versatilidad puede ser un gran activo al comenzar un negocio.

A medida que pasa el tiempo, sin embargo, el propietario de la pequeña empresa que continúa haciendo todo por sí mismo llegará a lo que yo llamo el punto de éxito. Hasta que no se desarrolle un equipo y se deleguen algunas de las tareas diarias y responsabilidades de la gestión empresarial, la empresa no podrá crecer y es probable que el propietario del negocio se vea sobreexcitado y muy frustrado.

Hay muchas decisiones y procesos a considerar cuando llega el momento de crear un equipo y delegar, y hay pasos que deben tomarse al principio del proceso para hacerlo más efectivo. Estos son los siete mejores consejos para una delegación efectiva que lo lleve por el buen camino.

1. Analice sus necesidades primero

Saber qué delegar y quién necesita en su equipo para hacerlo de manera efectiva requiere una imagen clara de todo lo que tiene en su plato. La mejor manera de descubrir a dónde va su tiempo, especialmente el tiempo que va donde no debería estar, es haciendo un seguimiento de su tiempo, todo su tiempo, para el trabajo facturable y no facturable.

Si hiciste un seguimiento de todo lo que haces durante tu día de trabajo, apuesto a que te sorprendería ver a dónde va tu tiempo y lo que califica como tu mayor tiempo de desagüe. Esto solo puede ser una herramienta poderosa para identificar tareas potenciales para delegar, e incluso tareas para eliminar de su negocio.

2. Explore sus opciones

La delegación puede tomar diferentes formas, y cada opción depende de su negocio y sus necesidades. El sistema de delegación más efectivo es aquel en el que puede confiar y que crecerá y cambiará a medida que sus necesidades crezcan y cambien.

Dos de las opciones de delegación más comunes incluyen la contratación de un empleado y la contratación externa de un contratista independiente, como un asistente virtual.

Hay muchas facetas a considerar cuando se decide entre un empleado y un contratista independiente.

3. Documente todo

Antes de comenzar a delegar, deberá comenzar a rastrear toda la información, los conocimientos y los procesos que hacen que su empresa funcione como una máquina bien engrasada. Esto puede ser un desafío porque probablemente no piense en estos datos a menudo; solo haces lo que hay que hacer. Pero tener una documentación completa y clara es esencial para delegar de manera efectiva.

En general, todos sus procesos y sistemas deben incluir un resumen escrito claro para que cualquier miembro futuro de su equipo pueda entrar y continuar donde lo dejó. Estos documentos de proceso y cualquier otra información necesaria deben estar ubicados en una ubicación central accesible para todos.

4. Desarrolle un Plan de Asignación Priorizada

Después de que sus procesos hayan sido documentados y haya creado un sistema para compartir esa información, deberá pensar en las prioridades de su delegación principal y en cómo asignará, rastreará y administrará el trabajo delegado.

Primero concéntrese en sus prioridades más importantes. Puede identificar una lista de posibles elementos de delegación de alta prioridad respondiendo estas dos simples preguntas:

1. ¿Se debe completar ahora?
2. ¿Tengo que hacer esta tarea yo mismo o alguien más?

5. Use Technology

La tecnología puede facilitar la delegación y ayudar a los equipos a superar muchos desafíos diferentes. Y todos los equipos pueden beneficiarse del uso de la tecnología, ya sea para compartir archivos, programación o incluso oportunidades de capacitación en línea.

Si está creando un equipo virtual con miembros en diferentes ubicaciones geográficas, la tecnología puede hacer que parezca que todos los miembros de su equipo están sentados en la misma habitación. Explore la tecnología que tiene disponible antes de delegarla para que pueda crear un sistema que facilite el intercambio de información y la colaboración.

6. Comunícate bien y con frecuencia

Una buena comunicación es vital para todo tipo de equipo. Sin eso, no hay un equipo. Cuando se trata de una delegación efectiva, no solo la comunicación debe ser clara, concisa y consistente, sino que también debe asegurarse de que cada miembro del equipo tenga acceso a la misma información.

Una de las formas de lograr esto es mediante la programación de reuniones cara a cara, o teleconferencias centradas en equipos, si los miembros de su equipo están en diferentes ubicaciones. Estas sesiones deben centrarse en la colaboración, el intercambio de información y la formación de equipos. También es importante que permanezca accesible durante las reuniones del equipo para responder preguntas, brindar orientación y ayudar a resolver problemas cuando sea necesario.

7. Cultivar confianza

La confianza es uno de los factores más importantes cuando se trata de delegación, y va en ambos sentidos. Debe confiar en que los miembros de su equipo completarán el trabajo del que son responsables, y los miembros de su equipo deben confiar en que les está dando toda la información que necesitan para hacer el trabajo y que estarán disponibles para respaldarlos cuando necesario.

Puedes crear un equipo basado en la confianza al:

• Ser respetuoso el uno del otro
• Escuchar y escuchar lo que otros dicen
• Concentrarse en la comunicación constante
• Decir lo que harás y lo que harás usted dice
• Ser honesto

La delegación efectiva puede ser la respuesta para el propietario de una pequeña empresa con problemas de tiempo que está luchando por encontrar el tiempo para hacer crecer su negocio. Y cuando toma medidas para prepararse para un proceso de delegación efectivo, no solo se está dando tiempo para enfocarse en sus actividades empresariales más vitales, sino que también está aliviando la presión de hacer siempre todo usted mismo.