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El final del año es un momento muy ocupado, pero debe dedicar tiempo a las tareas de impuestos de nómina, incluidos los informes de fin de año para empleados y contratistas independientes, y otros asuntos relacionados con nómina. Aquí hay algunas tareas importantes de nómina y de nómina de fin de año que los empleadores a menudo pasan por alto:
1. No estoy usando el año tributario correcto
Los informes de impuestos sobre la nómina de fin de año que estoy tomando son los formularios W-2 para empleados y formularios 1099-MISC para contratistas independientes.
El año del informe es el año del impuesto. Por lo tanto, aunque puede estar preparando estos informes en enero de 2017, son para 2016 salarios e impuestos.
Solo como recordatorio:
Debe entregar los formularios W-2 2016 a los empleados y los formularios 1099-MISC a los contratistas independientes antes del 31 de enero de 2017.
2. No utilizar los formularios correctos para informes anuales y formularios de transmisión
Al preparar los formularios W-2 y los formularios 1099-MISC, asegúrese de tener la versión correcta del formulario. Además del año tributario correcto, mencionado anteriormente, debe usar un formulario especial. No puedes simplemente copiar el formulario de internet y usarlo. La copia A de los formularios correctos está impresa en tinta roja especial y hay múltiples copias, cada una de las cuales va a un lugar específico.
Aquí hay un artículo donde se explica dónde obtener los formularios W-2 correctos y los formularios 1099-MISC.
3. No se obtienen formularios de verificación de empleados y contratistas independientes
Antes de preparar los formularios W-2 para empleados y formularios 1099-MISC para contratistas independientes, debe tener un formulario de verificación de cada uno.
- Al contratar, debe hacer que el empleado firme un formulario W-4 que brinde información sobre el empleado, incluida información sobre la retención de impuestos federales sobre la renta. Este formulario debe actualizarse periódicamente para asegurarse de que sea correcto.
- El formulario W-9 le brinda información sobre contratistas independientes, junto con el número de identificación fiscal. Aquí hay un artículo sobre quién debe recibir un formulario 1099-MISC, en caso de que se lo haya preguntado.
4. No incluye los beneficios gravables en los Formularios W-2
Cuando prepare los formularios W-2 para los empleados, no se olvide de los beneficios gravables que se deben reportar. Estos beneficios incluyen obsequios y bonos para empleados, y el uso de teléfonos celulares por parte de los empleados.
5. Sin considerar los impuestos adicionales de Medicare y los máximos del Seguro Social.
Cuando revise sus procedimientos de nómina, asegúrese de haber retenido los montos correctos para la Seguridad Social y Medicare.
- La retención del Seguro Social se detiene para los empleados cuando alcanzan la retención anual máxima, que cambia cada año. Los empleadores todavía deben pagar la Seguridad Social sobre todos los ingresos del año, y no hay un máximo de empleados para la retención de Medicare.
- Se requiere un impuesto adicional de Medicare para los empleados con mayores ingresos.Los empleadores deben retener impuestos adicionales de Medicare, por encima del 1.45% de la tasa de impuestos de Medicare, a una tasa de 0. 9% en los salarios de Medicare que superen los $ 200, 000 pagados a un empleado.
6. No enviar formularios a la agencia federal correcta
Es confuso, lo sé, tratar de recordar qué agencia federal recibe qué informes de fin de año. Aquí están los detalles:
- Formularios para empleados, incluyendo formularios W-2 y formularios W-3 y transmisiones electrónicas, vaya a la Administración del Seguro Social. Consulte con los Servicios Comerciales de la Seguridad Social en línea para obtener información y para inscribirse en la presentación en línea.
- Formularios para no empleados, incluidos los formularios 1099-MISC para contratistas independientes y 1096 formularios de transmisión, diríjase al IRS. Aquí hay una guía paso a paso para preparar y archivar formularios 1099-MIISC.
7. Sin considerar su autoridad impositiva estatal
Para los estados que tienen impuesto a la renta, también debe cumplir con los requisitos para los formularios estatales W-4, retener el impuesto estatal sobre la renta del empleado, informar las cantidades retenidas y transmitir montos de acuerdo con el cronograma de su estado. Consulte el departamento de ingresos o impuestos de su estado para obtener más información.
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