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Las reuniones pueden ser impredecibles. Pueden ser una excelente manera de comunicarse con colegas, establecer objetivos, delinear listas de tareas y realizar tareas, pero también pueden ser una gran pérdida de tiempo si no se realizan correctamente.
No pierda su tiempo o el de su colega con reuniones sin sentido o ineficaces que solo ocupan espacio durante el día. Siga estos cinco consejos para grandes reuniones de proyectos que harán que todos se sientan realizados.
1. Defina su propósito
Antes incluso de anunciar su reunión, el primer paso que debe tomar es determinar por qué desea tener una reunión en primer lugar. No mantenga reuniones regulares solo por el hecho de tenerlas. Cada reunión debe tener un objetivo claro, y ese propósito debe decidirse con anticipación.
Por ejemplo, el propósito de su reunión puede ser compartir información complicada o importante con los miembros de su equipo de una manera rápida y eficiente, generar una lluvia de ideas sobre opciones potenciales para proyectos actuales o futuros, hacer una decisión como equipo, o para verificar rápidamente cómo están haciendo todos y qué debe hacer cada uno a continuación.
Cuando sus reuniones comienzan con un propósito claro y definido, no solo terminan mucho más rápido, sino que se hace mucho más.
2. Cree y distribuya su agenda por adelantado
Una vez que sepa de qué se tratará su reunión, es esencial que usted también lo haga saber a todos los involucrados.
La mejor manera de hacerlo es crear y distribuir una agenda por adelantado. De esta manera, puede reunir cualquier información importante y preguntas con anticipación y todos pueden venir preparados para discutir y actuar sobre el tema en cuestión.
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3. Dé a todos la oportunidad de hablar
En un esfuerzo por ahorrar tiempo y hacer que todos vuelvan al trabajo, puede ser tentador que una persona presente la reunión mientras todos los demás escuchan.
Resiste este impulso. En su lugar, brinde a todos la oportunidad de hablar lo que quiere o necesita. Al hacerlo, se asegurará de que se aborden las inquietudes y objeciones de todos, e incluso puede brindarle ideas adicionales que no habría considerado antes.
4. Redacte los minutos rápidamente
Si su reunión implica tomar decisiones o durar más de cinco minutos, debe asegurarse de que alguien del equipo del proyecto dedique minutos. El coordinador de tu proyecto podría hacer esto. Estos minutos no solo pueden ayudar a las personas que se han perdido la reunión a ponerse al día, sino que también sirven como un importante recordatorio de las decisiones tomadas y los pasos de acción decididos para quienes estuvieron allí. Haga que estén disponibles lo antes posible.
Los recuerdos pueden ser complicados. No se dé a sí mismo ni a su colega la oportunidad de estar en desacuerdo sobre las decisiones o planes que se tomaron.Si el tema de su reunión es lo suficientemente importante como para celebrar una reunión, es lo suficientemente importante como para obtenerlo por escrito.
5. Cancele si no es necesario
Cancelar una reunión programada puede dejar a sus colegas sintiéndose aliviados o agravados: todo depende de cómo lo aborde. Por ejemplo, si sus colegas están retrasados en el trabajo y disfrutarían de una hora adicional en el día, cancelar su reunión puede ser un gran alivio.
Si se perdieron otros compromisos importantes debido a la reunión que programó y luego canceló, no se sorprenda si se agravan.
No se sienta obligado a tener una reunión solo porque planeó una. Si la reunión ya no es necesaria, la información puede obtenerse de otra manera o si surge una emergencia, debe cancelarla. Sin embargo, asegúrese de cancelar con la mayor anticipación posible y de mantener informadas a las personas sobre lo que está sucediendo y por qué. De esta forma, todos pueden usar su tiempo de la manera más efectiva y eficiente posible.
Como gerente de proyecto profesional, es su trabajo asegurarse de que todas las tareas se realicen de la manera más efectiva y eficiente posible, incluidas las reuniones. Utilice estos cinco consejos, y sus reuniones serán un activo, no un desperdicio.
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