5 Razones El seguimiento del tiempo es la opción correcta

¿Recuerda cuántas veces usted y su equipo se sintieron abrumados debido a la carga de trabajo? ¿Cuánto le costó obligarse a trabajar, a pesar de la falta de energía? Es tan fácil culpar a su cansancio por el estrés y tener tantas cosas que hacer durante el día. Pero tal vez la verdad es en otro lugar?

Por supuesto, esos dos factores que acabo de mencionar están contribuyendo a su difícil situación (y la de los miembros de su equipo también).

En lugar de quejarse, encuentre la respuesta para resolver este problema analizando sus habilidades de administración del tiempo. Pregúntese: ¿cuánto tiempo desperdicia todos los días en cosas relacionadas con el trabajo como revisar correos electrónicos, responder llamadas telefónicas o reuniones improductivas?

Gracias a la tecnología, no tienes que resolverlo tú solo. Atrás quedaron los días de tener que registrar manualmente su tiempo en una computadora portátil en incrementos de 15 minutos si deseaba tener alguna idea acerca de cómo pasó su día. Hoy, el seguimiento de aplicaciones como TimeCamp lo hará por usted. Todo lo que tiene que hacer es elegir el software de seguimiento del tiempo apropiado para usted.

Pero, aparte de no tener que registrar manualmente la hora, ¿cuáles son las razones para utilizar el software de seguimiento del tiempo en absoluto dentro de su rutina diaria? Veamos las 5 razones por las que el seguimiento del tiempo es una opción inteligente.

1. Hace que sea más fácil facturar el tiempo correctamente

Todos sabemos que los problemas de pago son un poco complicados: la mayoría de nosotros hemos tenido problemas con que nos paguen al menos una vez en nuestras vidas.

Es por eso que se inventó el software de seguimiento del tiempo: para facilitar este proceso.

Es bueno tanto para el empleador como para el empleado (y, en otros casos, también para la empresa y el cliente), porque la herramienta hace un seguimiento del tiempo de todas las actividades del día en función de la tarifa por hora estimada. Además, puede hacer que sea prácticamente transparente para que el usuario ni siquiera tenga que hacer clic para encender el temporizador.

En TimeCamp, el seguimiento automático del tiempo recoge las palabras clave en sus documentos para que el miembro del equipo que lo utiliza en su computadora o dispositivos móviles no tenga que cambiar entre las tareas para iniciar el seguimiento del tiempo. La herramienta realiza un seguimiento de las actividades a través de las palabras clave en el trabajo que está realizando en línea, como escribir documentos o leer correos electrónicos.

Y luego, gracias a vincular el seguimiento del tiempo con las características de facturación, una factura con datos detallados está lista para mostrarle al cliente cuánto tiempo tomó el proyecto y cuánto dinero cuesta.

2. Lo convierte en un mejor administrador de proyectos

Integrar la administración del tiempo con otras herramientas, como llevar el seguimiento del tiempo a Asana o Trello, puede ahorrarle tiempo como gerente de proyecto, lo que le permite hacer más de la administración del proyecto.

Las herramientas adecuadas, combinadas, le permiten estimar los costos de su proyecto de manera más efectiva porque puede superponer el plan del proyecto con el costo por hora, y con esos dos datos puede calcular el presupuesto probable del proyecto (hay más consejos en la creación de un presupuesto de proyecto aquí).

Eso lo convierte en un mejor gestor de proyectos porque tiene más proyectos bajo control y puede gestionarlos de forma efectiva y transparente.

Después de todo, la administración del tiempo del proyecto es algo en lo que todos los gerentes de proyecto deben trabajar durante sus proyectos. ¿Por qué no hacer las cosas un poco más fáciles con algunas herramientas para ayudar?

3. Le ayuda a evitar distracciones

Es obvio que si utiliza el seguimiento del tiempo, estará más centrado en la tarea rastreada, porque existe la sensación de que alguien está mirando. Su director o cliente tiene una visión clara de lo que está haciendo actualmente, por lo que se siente obligado a hacerlo, como debería.

El seguimiento del tiempo te ayuda a mantenerte alejado de todas las cosas que te distraen a diario: descansos improductivos en reuniones prolongadas o visitas a Facebook dos veces cada diez minutos.

Lo único que puede ver claramente con el seguimiento del tiempo es el propósito de la actividad. Si no alcanzas eso, entonces no mereces un descanso.

4. Aumenta la transparencia

Esta razón está estrictamente conectada con otra característica importante de seguimiento del tiempo: informes.

Para cada tarea y proyecto, obtiene informes detallados de software de seguimiento fuera de tiempo. Esto ayuda a identificar dónde hay más desperdicio.

Leer siguiente: 5 Informes de proyectos esenciales

Los informes también pueden ayudarlo a identificar dónde necesita dedicar más tiempo: a las actividades importantes que ayudan a impulsar sus proyectos estratégicamente. Fácilmente podrá detectar si pasa mucho tiempo en iniciativas tácticas y no lo suficiente en el panorama general, trabajo de visión que ayuda a su equipo a unirse y desempeñarse bajo su liderazgo.

5. Prueba la situación de los recursos

¿Alguna vez ha pedido otro recurso en el equipo del proyecto para que le digan que su gerente no cree que sea realmente necesario? Un buen empleador no debe ignorar a sus empleados cuando se sienten abrumados, pero cuando está realmente ocupado y necesita desesperadamente otro par de manos es exactamente el momento en que no tiene un momento de sobra para justificar por qué otra persona está necesario.

El seguimiento del tiempo ayuda al equipo a demostrar que a veces el problema es que es demasiado trabajo para un número insuficiente de personas. Los informes detallados que muestran el progreso y las horas trabajadas pueden proporcionar rápidamente información sobre la justificación comercial para recursos adicionales en su proyecto. Una planificación eficaz de los recursos también puede ahorrarle tiempo, de modo que cuando todas las herramientas trabajan juntas puede ser más efectivo en todos los aspectos.

El seguimiento del tiempo nos ayuda a ser más eficientes en el trabajo, reconocer las distracciones y eliminarlas. Aumenta la productividad de una manera simple y obvia al simplemente señalar dónde más malgastamos el tiempo. ¡No lo dudes, comienza a rastrear el tiempo y ahorra dinero!

Este es un artículo invitado de Paweł Kijko, CMO en TimeCamp.