5 Mejores prácticas para recuentos de ciclo de inventario

El recuento de ciclos es una herramienta que puede usar para detectar contracciones y evitar la pérdida de ingresos. No es secreto que el gasto más controlable que tiene en el comercio minorista es su inventario. Si bien la mala administración de su plan de comercialización a través de no seguir las métricas de inventario como GMROI o el volumen de negocios son grandes contribuyentes, el mayor contribuyente individual a la pérdida en el inventario es la contracción.

Protección contra contracción y errores de inventario

La contracción del inventario se refiere a la cantidad de inventario perdido en el transcurso del negocio.

Esto podría ser por robo, recibir errores, ingresar el SKU incorrecto en el TPV o incluso manejar incorrectamente un reembolso o cambio. Con tantas formas de "perder" inventario, puede ver por qué es un componente tan importante de su operación.

Cuando trabajo con minoristas, a menudo pierdo una tonelada de dinero por la mala administración de su inventario. La mejor forma de verificarlo es mediante un recuento físico. Sin embargo, un conteo físico de toda la tienda es un proceso bastante arduo. Y es por eso que la mayoría de los minoristas solo hacen una por año al final de su año fiscal. Otros minoristas harán dos por año, pero las estadísticas muestran que las pérdidas (contracción) tienden a ser más o menos las mismas. Lo que significa que si solo hicieras un inventario al año y tuvieras una pérdida de $ 20,000 (contracción) e hicieras dos inventarios al año, aún así probablemente terminarías con la misma pérdida si no estuvieras al frente de tu administración de inventario para empezar .

Puede pensar que es inútil hacer más de un recuento físico de su inventario por año, pero ese no es el objetivo en absoluto.

Hacer más de un conteo mejorará la precisión y eliminará las malas prácticas de inventario antes de que le cuesten demasiado, especialmente si la contracción se debe a un robo. El ladrón robará todo el año en lugar de solo una parte antes de ser atrapado.

Cuenta de ciclo

El problema es el tiempo y el costo para hacer un inventario físico completo.

Entonces, ¿qué puede hacer un minorista? La respuesta es hacer recuentos de ciclos. El recuento de ciclos se refiere al proceso de contar una parte de tu inventario cada mes (ciclo). En mis zapaterías, en mayo contamos todos los zapatos deportivos. Solucionamos cualquier error en el POS que ayude a garantizar que no nos quedemos sin stock en un producto. En marzo, contaremos todas las sandalias, etc.

Ingresos perdidos con imprecisiones de inventario

Como ejemplo, uno de los principales factores de pérdida de ingresos es la administración deficiente de los complementos. Esto se refiere a la computadora que le recuerda que debe "completar" un determinado producto según la tarifa de venta directa. Si el recuento de inventario está desactivado y el POS cree que tiene cuatro de un artículo cuando solo tiene dos, entonces no activará un nuevo pedido. Al final, tendrá un estante vacío y perderá los ingresos del cliente que ingresó para comprar ese producto.El cliente se va y se va a otro lado a comprar. Como podrían encontrarlo allí, volverán a la tienda de su competidor a partir de ahora.

Un recuento cíclico puede evitar que esto suceda al encontrar el error y solucionarlo. Estoy seguro de que todos nosotros hemos experimentado las compras con un minorista que dijo que tenían "dos en existencia", pero no puede encontrar ninguno de ellos. A través de la práctica de un ciclo de recuento de ciclos, usted reduce los errores (con suerte) y administra mejor su inventario.

Mejores prácticas de recuento de ciclos

Estos son algunos consejos de mejores prácticas a seguir:

• Solo cuente una categoría cada mes. Esto le permite presionar todo más de una vez al año. También te mantiene enfocado. Y, francamente, es la cantidad de inventario que puede manejar en este tipo de conteo. El recuento de ciclos nunca debe cerrar la tienda. En otras palabras, debe poder completar el recuento durante el horario normal de trabajo o quizás dentro de un par de horas después de cerrar.
• Elija qué categoría contar según la temporada de ventas. Por ejemplo, no es necesario contar las camisas de manga larga en julio. Cuente sus pantalones cortos en julio. La idea del conteo cíclico es poder responder antes de que termine la temporada. En otras palabras, corrija los errores en los productos que se están vendiendo ahora. Si bien tiene sentido el recuento de ciclos para fines de planificación para el otoño, el beneficio real vendrá cuando puede responder de inmediato mientras los productos que venden oportunidades están en su apogeo.
• Asigna una sección de la tienda a un empleado. Haga que una persona sea responsable de un área. Hice esto por años, y marcó una gran diferencia. Lo mantuvieron y limpiaron y comercializaron. Esa persona completó el recuento de ciclos. Se incluyó en la revisión de desempeño del empleado cada temporada. Nota : siempre tuvimos un administrador que nos ayudó con todos los conteos como parte de un sistema de control y saldo. No querrás que la persona que administra mal o peor robando tu inventario esté a cargo de contarlo.
• Publicar resultados para empleados. Si bien no es necesario que comparta todos los dólares exactos con sus empleados (sin embargo, siempre lo hice) les ayuda saber cómo están. Si hay una pérdida, deberían saberlo. A menudo, es el empleado quien puede ayudarlo a detener la fuga y evitar que su inventario se reduzca. Puedo mencionar varias veces que fue un empleado quien resolvió el misterio, no yo, cuando se trataba de problemas de inventario.
• No publique su calendario de recuento. Mantenga a los empleados adivinando. Si bien le sugerí que elija la categoría según la estacionalidad, no desea ser demasiado predecible. De nuevo. El ladrón interno encontrará que la práctica de saber lo que está contando también es muy beneficiosa para su planificación.

La clave para el conteo cíclico es que es habitual, pero no dominante. He visto a los minoristas tratar de hacer demasiado cada mes y, básicamente, solo realizaron mini inventarios cada vez. Ese no es el punto aquí. Mantenlo simple y te servirá bien.