Cómo aprovechar al máximo los eventos especiales de su organización sin fines de lucro

No siempre se trata del dinero

Un estudio ampliamente citado de Charity Navigator en 2007 sugirió que los eventos especiales no son buenas fuentes de fondos. De hecho, según el estudio, la organización benéfica promedio gasta $ 1. 33 para recaudar $ 1 en contribuciones para eventos especiales.

Pero la mayoría de los directores de desarrollo saben que los eventos especiales pueden servir para muchos propósitos, y quizás la recaudación de fondos real sea la menor de estas.

Amplíe los objetivos de su evento

Stephanie Roth, la editora del Grassroots Fundraising Journal, escribe que, dado que los eventos especiales no generan mucho dinero rápido, sino tome mucha gente-poder y tiempo, es crucial que los recaudadores de fondos planeen realizar otras tareas importantes a través de sus eventos.

Roth sugiere que los eventos especiales creen otras posibilidades de recaudación de fondos a través de métodos "auxiliares" para recaudar fondos. Entre estos métodos están:

• Contribuciones en especie, como donaciones de alimentos, el lugar de celebración o el entretenimiento. ¿Por qué es esto útil? Las contribuciones en especie son más fáciles de obtener de un negocio sin una relación previa. Pero, podría ser un pie en la puerta a otras contribuciones.
• Los patrocinios se usan comúnmente para aumentar los ingresos de los eventos. Los patrocinadores pagan diversos beneficios, como publicidad a través del evento, un anuncio en el programa o un logotipo de la empresa que se muestra de forma destacada.
• Las subastas silenciosas le permiten cobrar por un evento que muchas personas pueden pagar y luego traer más fondos a través de la subasta.
• Se pueden dar libros publicitarios a los invitados al evento. El libro de anuncios se compone de pagos y también incluye información sobre la organización sin fines de lucro. Las perspectivas para los compradores de anuncios incluyen empresas locales, proveedores, empresarios e incluso donantes que desean publicitar un servicio.

• Los eventos especiales también pueden generar relaciones, ayudando a los posibles donantes a sentir una conexión con su causa. Un evento proporciona un "tiempo considerable" significativo con sus seguidores, a veces preparando el escenario para grandes obsequios.
• Los eventos son una oportunidad para traer nuevos donantes y presentarlos a su organización. Para hacer esto, planifique un evento que tenga un gran atractivo para la comunidad y cobre tarifas de entrada razonables o hágalo gratis.
• Los eventos especiales también pueden generar mucha publicidad. Su personal de relaciones públicas encontrará muchas maneras de correr la voz, desde volantes hasta entrevistas con los medios locales y las redes sociales. Crear visibilidad en la comunidad es crucial para una recaudación de fondos exitosa.
• Use eventos especiales como una forma de brindar experiencia de recaudación de fondos a sus voluntarios. Pídales que se pongan en contacto con los donantes, los sigan e interactúen con ellos durante los eventos. Esto es especialmente útil para los miembros de la junta que son reacios a pedir dinero a los donantes. Pueden obtener experiencia de esta manera menos estresante.

Detalles importantes

Hay tantos tipos de eventos especiales como tipos de organizaciones sin fines de lucro y causas, pero planifica el éxito al descubrir qué ha funcionado para otras organizaciones. No dude en pedirles a sus compañeros de otras organizaciones sin fines de lucro que compartan sus consejos para el éxito. Recuerde que el éxito está en los detalles. Algunos de los consejos proporcionados por expertos en eventos especiales incluyen:

• Tome fotografías de cada invitado en el evento y luego envíe la foto con una nota de agradecimiento, o compártalo en las redes sociales.
• Pregunte si los clientes tienen necesidades especiales, como los requisitos dietéticos antes del evento.
• Ponga a los saludadores oficiales en la entrada del evento (por ejemplo, si el evento lo organiza una escuela, pida a los alumnos que den la bienvenida).
• Proporcionar un check-in eficiente de eventos.
• Entregue a cada invitado una tarjeta que diga: "Está sentado en la mesa n. ° ___. "
• Proporcione un diagrama de las ubicaciones de la tabla.
• Da favores a la mesa que reflejen tu misión.
• Proporcione menús impresos individuales que enumeren cada curso que se servirá.
• En su programa escrito, resalte su misión y el propósito del evento.
• Incluya un agradecimiento especial de parte de alguien que se beneficiará del evento, como las personas a las que sirve.
• Cuando planifique su evento, escriba su plan, cree un cronograma y reclute voluntarios capaces.

Si vende boletos

• No importa cuán elegante o divertido sea su evento, si no logra que asistan, sus esfuerzos se desperdiciarán. La asistencia no se ve tan estimulada por la publicidad como por la venta de boletos.
  Necesitas muchas botas en el suelo vendiendo boletos. Aunque esta es la tarea menos glamorosa, es esencial. Reclute muchos voluntarios ya que, en promedio, la mayoría de los vendedores de boletos voluntarios venderán aproximadamente cinco boletos cada uno.
• Pruebe diferentes puntos de precio para sus boletos. Tenga la mayoría de los boletos con precios para todos, pero ofrezca boletos de mayor precio que brinden un beneficio adicional.
• Piense en su evento como un compromiso a largo plazo, pero invierta en herramientas de informes y análisis que le proporcionen los comentarios que necesita para mejorar el evento cada vez o para deshacerse de él si no es productivo.

Los eventos especiales no son una forma de recaudar mucho dinero de inmediato, pero pueden ser parte de la estrategia de cultivo de los donantes y promover su trabajo. Solo planee usarlos con moderación y luego hacerlos realmente "especiales".