Cómo hacer una copia de seguridad de sus datos (pasos para la copia de seguridad de datos comerciales)

La protección de datos es crucial para proteger la continuidad de su negocio. Si su única copia de seguridad de datos está en una computadora, y el disco duro falla o se daña debido a una sobrecarga de energía, los datos de su negocio desaparecerán. Y tener copias en papel de datos comerciales no es una protección de datos adecuada; ¿Qué sucede si las instalaciones de su negocio se queman o experimentan inundaciones severas? Una vez más, la información que necesita para llevar a cabo su negocio podría perderse irremediablemente.

Para una protección de datos adecuada, debe establecer un sistema de copia de seguridad de datos que siga estos tres pasos:

• archivar datos comerciales regularmente;
• crea copias de seguridad de datos en medios confiables;
• mantenga copias de seguridad de datos actualizadas en una ubicación segura fuera del sitio.

La regla básica para la protección de datos comerciales es que, si perder los datos interferirá con la actividad comercial, respóngalos. Puede reinstalar los programas de software si es necesario, pero la recuperación de los detalles de las transacciones o la correspondencia comercial es imposible si esos archivos se pierden o se dañan irreparablemente. El resto de este artículo describe cada uno de los pasos enumerados anteriormente para que pueda establecer un sistema de copia de seguridad de datos que efectivamente protegerá sus datos comerciales críticos del desastre.

1) Archivar datos comerciales críticos

Archivar datos comerciales es más que una cuestión de buen mantenimiento; podría ser una cuestión de supervivencia de tu negocio. Hay dos pasos para archivar datos comerciales para una copia de seguridad de datos exitosa;

• identifica los datos críticos que deben archivarse
• y utiliza un método de archivo de datos en un horario regular.

¿Qué necesita ser archivado en una copia de seguridad de datos? Los ejecutables, como los programas de software, no necesitan serlo. No crea nuevas versiones de programas ejecutables y, como ya he dicho, si un programa de software se perdió o se dañó, puede reinstalarlo con bastante facilidad.

Sin embargo, todos los archivos que ha creado y / o modificado deben tener una copia de seguridad periódica. Para muchas empresas, esto incluye todo, desde archivos de contabilidad hasta correo electrónico.

Puede simplificar su archivo de copia de seguridad al mantener todos los archivos que deberá archivar en una sola unidad en su computadora. Por ejemplo, suponga que necesita hacer una copia de seguridad de los archivos de contabilidad, documentos de procesamiento de texto, hojas de cálculo, fotos y correo electrónico. Al poner Simply Accounting, Microsoft Office (incluido Outlook) y Paintshop Pro en la unidad D: / hace que sea más fácil archivar todos los archivos que ha creado o modificado utilizando esos programas. Todo lo que tienes que hacer es hacer una copia de seguridad del disco. Si bien no tienes que hacer copias de seguridad de los ejecutables, no les hará daño si lo haces.

Una vez que haya seleccionado los datos críticos para archivar, instalar y utilizar un programa de software de respaldo para archivar los datos de su negocio de forma regular es una tarea sencilla.

Recomiendo respaldar sus datos todas las noches. Hay muchos programas de respaldo de software disponibles que le permiten establecer un horario que archivará sus datos automáticamente. Busque software de copia de seguridad que comprime y cifra los archivos para ahorrar espacio en disco y aumentar la seguridad de los datos.

Si es posible, haga una copia de seguridad en la red de su computadora, manteniendo sus archivos de respaldo de datos en un disco duro separado de los archivos originales.

Si esto no es posible porque tiene una computadora autónoma, coloque sus archivos de copia de seguridad de datos en un directorio separado y aumente su programación para crear copias de seguridad físicas.

¿Qué tipo de sistema de copia de seguridad física es mejor para la protección de datos?

El segundo paso de la protección de datos es la creación de copias de seguridad de datos, no solo una vez, sino de forma regular. Pero antes de hacer esto, debe tener en cuenta los diferentes sistemas de respaldo disponibles y las limitaciones de algunos medios de respaldo.

2) Creación de copias de seguridad de datos físicos

Las copias de seguridad de datos físicos son necesarias debido a la posibilidad de falla o daño de la computadora. Incluso un accidente menor, como derramar una taza de café en su computadora portátil podría destruir todos sus datos si ese es el único lugar donde residen sus datos. Debe crear copias de seguridad físicas de los datos de su empresa al menos una vez a la semana, o incluso más a menudo si su empresa genera grandes cantidades de datos nuevos a diario.

Existen varios métodos para transferir sus archivos de respaldo a otro medio, pero algunos sistemas de respaldo de datos son más confiables que otros.

¿Qué medios de copia de seguridad debería usar?

Utilizando unidades USB (thumb)

Las tarjetas de memoria USB constantemente aumentan su capacidad y son muy útiles para realizar copias de seguridad de datos rápidas. Si bien no tienen la capacidad de discos duros externos, tienen tasas de transferencia de datos rápidas y son altamente portátiles. Puede hacer copias de seguridad de datos en una unidad USB y llevarlos fuera del sitio. Como no tienen partes móviles, las unidades USB son muy confiables.

Uso de discos duros externos para copias de seguridad de datos

Para las pequeñas empresas, la compra y el uso de un disco duro externo para copias de seguridad de datos es el método recomendado. Los discos duros externos son baratos en comparación con los sistemas de unidad de cinta. También son fáciles de usar; simplemente conecte el disco duro al puerto USB de su computadora. La mayoría de los discos duros externos vienen con software de respaldo.

Utilizar servicios de respaldo en línea como copias de seguridad de datos
El uso de servicios de respaldo en línea facilita la copia de seguridad de sus datos, que es solo una de las razones por las cuales la computación en la nube es ideal para las pequeñas empresas.

¿Pero la copia de seguridad de datos en la nube es una buena idea para su pequeña empresa? También hay desventajas, entre ellas, la seguridad. Los datos de su empresa son confidenciales; los problemas de privacidad siempre son una preocupación con los datos del cliente y la propiedad intelectual. Elija cuidadosamente su proveedor de respaldo en la nube si elige este método.

Uso de cintas como copias de seguridad de datos

Si tiene grandes cantidades de datos para realizar copias de seguridad (o desea crear y conservar archivos de datos completos y regulares para el almacenamiento a largo plazo) las copias de seguridad en cinta son la mejor opción. Son altamente confiables pero son sustancialmente más caros que otras formas de respaldo.

Usar DVD como copias de seguridad de datos
El uso de DVD como copia de seguridad de datos ya no es popular. Los DVD en blanco son baratos y copiar datos en DVD es fácil. Sin embargo, los DVD tienen una baja capacidad de almacenamiento y son el método menos confiable de todos los métodos de copia de seguridad de datos que se enumeran aquí. ¿Quién no ha tenido la experiencia de poner un DVD en un disco duro solo para descubrir que los datos no se pueden leer y que el disco "no funciona"? Los DVD tienen una vida útil limitada. No recomiendo este método de copia de seguridad de datos para cualquier pequeña empresa.

3) Copia de seguridad de datos fuera del sitio

Las únicas empresas que deben mantener sus copias de seguridad de datos en el sitio son aquellas con cajas fuertes indestructibles a prueba de fuego. Invertir en una unidad de cinta o en un disco duro externo y adherirse meticulosamente a un calendario de copia de seguridad regular no ayudará si todas sus copias de seguridad de datos están en un solo lugar y ese lugar se ve afectado por un desastre. Debe almacenar copias de sus copias de seguridad fuera del sitio si los datos de su empresa son realmente seguros. (La copia de seguridad en la nube no elimina por completo esta preocupación, pero es ciertamente mejor que muchas ubicaciones físicas).

Muchas empresas conservan sus copias de seguridad de datos en cajas de seguridad en los bancos. (La tarifa de una caja de seguridad es deducible de impuestos, si necesita incentivos adicionales). Algunos propietarios de pequeñas empresas mantienen copias de respaldo de datos múltiples de sus registros en las casas de diferentes amigos o miembros de la familia. En realidad, no importa dónde elija conservarlos, siempre que el sitio que elija para la copia de seguridad de datos fuera del sitio sea seguro y tenga acceso regular a él.

Haga una copia de seguridad o arriesgue perderlo

No corra el riesgo de perder sus datos comerciales. La mejor defensa contra un desastre de este tipo es la protección de datos adecuada. Al crear un sistema de respaldo que incluye archivar y realizar copias de seguridad de los datos de su empresa de forma regular y adecuada, se asegurará de que su empresa pueda resistir cualquier tormenta que se presente y continuar.