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Elegir el software de administración de proyectos correcto puede ser un desafío. El mercado está lleno de gente y hay mucho para elegir. En este artículo, veremos las herramientas de software de gestión de proyectos que son ideales para grandes empresas, medianas y pequeñas. Luego, veremos las herramientas principales que pueden ayudarlo a colaborar efectivamente con su equipo, sin importar su tamaño.
Para grandes organizaciones
Las grandes organizaciones tienen sus propios desafíos.
Muchas ubicaciones, equipos múltiples, a veces varias oficinas de administración de proyectos. Necesitará una herramienta empresarial que sea adecuada para su propósito. Puede enviar a su coordinador de proyectos para navegar por Internet, o puede comenzar con esta lista de productos que podría ser exactamente lo que está buscando.
1. LiquidPlanner
LiquidPlanner está dirigido a equipos técnicos, por lo que si trabaja con software o en el área de TI, definitivamente vale la pena analizarlo. Ha incorporado algoritmos de programación que lo ayudan a administrar la incertidumbre en los proyectos, lo cual es excelente si está administrando riesgos en los proyectos. Le permite calcular los horarios según los mejores y peores escenarios posibles, lo que le ayuda a ver cuánto tiempo realmente tomarán las tareas.
Incluye funciones de seguimiento de tiempo, integraciones con herramientas como Salesforce y Dropbox, y admite modos de trabajo ágiles y en cascada.
2. Clarizen
Con plantillas listas para usar para proyectos y portafolios, Clarizen es una herramienta de gestión de proyectos verdaderamente profesional con características de nivel empresarial.
Puede hacer un seguimiento de los gastos por individuo o equipo y vincularlos a los presupuestos del proyecto. Tiene características de solicitud de cambio y administración de riesgos integradas.
Al igual que otras herramientas basadas en la nube, Clarizen ofrece descripciones en tiempo real del progreso del proyecto a través de paneles e informes. Los patrocinadores de proyectos y la alta gerencia a menudo consideran que este tipo de panel es la manera más fácil de estar al tanto de lo que sucede con toda la gama de proyectos en los que la empresa está trabajando, además de que normalmente puede configurar vistas personalizadas para que vean la información importante para ellos.
3. Genius Project
Genius Project es otra solución empresarial ideal para organizaciones maduras y grandes. Ofrece opciones en la nube y en las instalaciones, lo cual es útil si le preocupan los costos a largo plazo del Software como servicio o si tiene la necesidad de una seguridad estricta que prohíba el uso de herramientas en línea.
Ofrece todas las funciones que cabría esperar de una herramienta profesional de gestión de proyectos, incluidos diagramas de Gantt, gestión de recursos, seguimiento del tiempo y mucho más.
Genius también ofrece soporte para revisiones de escenarios y puertas.Estos son puntos de control que deben completarse antes de, digamos, que se libere la financiación para la siguiente fase. Esta característica podría ser realmente útil si trabaja en proyectos largos que tienen múltiples pasos y un alto enfoque en la gobernanza. Otra característica útil e inusual es el simulador: cambie las variables de su proyecto para ver cómo eso afectará el resultado.
Para organizaciones pequeñas y medianas
Puede usar cualquiera de las herramientas anteriores y definitivamente vale la pena revisarlas para ver si se ajustan a su negocio en crecimiento. Si ninguno de ellos siente que estarían en su casa en su pila de tecnología, entonces hay una gran cantidad de herramientas diseñadas para exactamente donde se encuentra. Estas son algunas de las mejores elecciones.
4. Apollo
Apollo ha existido desde hace mucho tiempo y es una herramienta confiable de gestión de proyectos y contactos. También incluye el seguimiento del tiempo, que es útil si quiere saber a dónde va realmente su tiempo.
El lado de administración de contactos del software es invaluable si trabaja con múltiples clientes o tiene una selección de profesionales independientes con los que debe mantenerse en contacto.
5. Gerente de proyecto. com
ProjectManager. com es otra herramienta que tiene un pedigrí largo y no es necesario ser un gerente de proyecto real para usarlo. La interfaz de usuario no es tan inteligente como algunos de los otros productos que existen, pero tiene muchas funciones. Si está acostumbrado a usar Microsoft Project, la interfaz de usuario no le parecerá inusual. El diagrama de Gantt es sólido y también cuenta con la función de rastrear su tiempo con un flujo de trabajo para administrar hojas de tiempo.
6. Paymo
Paymo comenzó su vida como una solución para contratistas y se ha convertido masivamente en una herramienta robusta para las pequeñas y medianas empresas. Debido a sus raíces, el lado financiero y contable del sistema es realmente bueno y es perfecto para las agencias que desean administrar todas sus facturas, estimaciones y gastos junto con tareas desde una única plataforma. Las integraciones con Zapier lo convierten en una tienda de ventanilla única para administrar el final del negocio de los proyectos.
También tiene un precio muy elevado, por lo que no irá al banco. Los diagramas de Gantt están disponibles como complemento para que no tenga que pagar por la funcionalidad que no usará.
Para emprendedores y microempresarios
De nuevo, puede usar cualquiera de las herramientas anteriores. Tienes ambiciones de crecer, entonces ¿por qué no comienzas como quieres continuar?
Sin embargo, los productos diseñados para la gestión de proyectos a nivel empresarial sí incluyen etiquetas de precios a nivel empresarial. Si su empresa no está lista para realizar esa inversión financiera, estas son algunas otras opciones que debería considerar.
7. BusiBI
BusiBI está disponible como una aplicación para iPad, lo que lo hace ideal para equipos pequeños. Otra ventaja es que es extremadamente rentable, lo cual es excelente si trabaja solo o con otras personas y aún no tiene los fondos en el negocio para invertir en productos de nivel empresarial.
Es sorprendentemente rico en funciones y tiene versiones dirigidas a diferentes industrias como el cine, la gestión de prácticas (para empresas de servicios profesionales) y los entrenadores.Cada versión viene con la jerga y las plantillas correctas para su industria, por lo que puede comenzar más rápido, aunque bajo la sombra todos hacen básicamente lo mismo.
8. Recuerde The Milk
La aplicación de la lista Tareas clásica, Remember The Milk es una herramienta de gestión de proyectos con todas las funciones, más que una aplicación de administración de tareas. Pero no hay nada de malo en eso, y para muchos equipos pequeños, eso es exactamente lo que necesitas. También maneja las tareas de repetición para que pueda configurarlo y olvidarlo para actividades como informes, reuniones periódicas o revisiones de proyectos.
9. El objetivo de las 5 p.m.
5 p.m. es completar las 5 p. M. Todos los días para que pueda irse a casa a tiempo y sentirse realizado. No está dirigido específicamente a emprendedores y te hará sentir como si estuvieras utilizando un sistema de gestión de proyectos 'apropiado'; definitivamente está en el otro extremo de la escala de Remember The Milk. Lo he incluido aquí porque el plan de precios más pequeño es muy manejable incluso para las startups más nuevas.
Para colaboración
Independientemente del tamaño de tu equipo, necesitas chatear juntos. Los equipos de hoy, incluso para las empresas más pequeñas, a menudo están formados por personas que no trabajan en el mismo lugar. Las herramientas de colaboración en línea son una forma simple y económica de mantenerse en contacto y mejorar la productividad.
¡Deja de enviar correos electrónicos entre ellos y luego confunde qué versión del documento es la más reciente! Aquí hay algunas fantásticas herramientas de colaboración para probar.
10. Slack
Slack se elevó con gran aclamación hace relativamente poco tiempo y ha dejado una marcada impresión en la escena de herramientas de colaboración. Puede organizar sus conversaciones en canales, lo que le permite segmentar proyectos y temas. También hay sofisticadas opciones de seguridad y permisos para que pueda mantener ciertos temas privados si lo desea.
Slack le permite compartir (cargando) documentos y otros archivos, además tiene integración con Google Drive, Dropbox y Box, por lo que es fácil mantener todo accesible desde un solo lugar, incluso si los archivos están almacenados en otro lugar.
Probablemente la mejor característica de Slack es que es totalmente buscable, lo que hace que sea fácil encontrar cosas. Este es un gran riesgo con las herramientas de colaboración en línea: si no configura taxonomías o tiene algunas "reglas" para que los usuarios carguen archivos, puede terminar con un gran lío de documentos y discusiones y un gran dolor de cabeza. Slack se lleva todo eso con la gran función de búsqueda.
11. Yammer
Yammer fue adquirido por Microsoft y realmente han respaldado la herramienta. Puede crear grupos para sus equipos de proyectos y alojar allí todos sus documentos. Todo lo que necesita para comenzar es una dirección de correo electrónico de la empresa.
Tiene un motor muy inteligente detrás, que muestra el contenido que cree que puede encontrar relevante en función de sus interacciones previas, las cosas que le han gustado y los algoritmos internos. Cuanto más lo use, más aprenderá sobre lo que le interesa dentro de la empresa y más lo conectará con personas que podrían ayudarlo a realizar sus proyectos.
Dicho esto, como es gratis, también es una herramienta muy buena para equipos pequeños que buscan un lugar donde comenzar a trabajar juntos.
12. Skype
No subestimes Skype. Puede que no sea la primera herramienta de colaboración que piensas, pero es buena. El plan básico es gratuito y te permite marcar números de teléfono gratuitos en todo el mundo. Puede usarlo para chatear, realizar llamadas de voz, compartir pantalla, reuniones de equipo y más. La función de chat le permite compartir archivos con otra persona: cargue en el cuadro de chat y su contacto podrá hacer clic en un enlace para descargarlo en el otro extremo.
Muchos de los productos de esta lista son soluciones pagas, pero encontrará que la mayoría de las herramientas de software de administración de proyectos le ofrecen una versión de prueba gratuita para que pueda ver cómo funciona el producto en la vida real. Use esa versión de prueba como tiempo para probar uno de sus propios proyectos y obtener una idea de cómo los flujos de trabajo y los informes le ayudarán a ser más productivo.
En última instancia, la decisión es suya y tendrá que vivir con su elección durante algún tiempo para recuperar la inversión, así que piense detenidamente, pruebe algunas soluciones y luego ¡adelante!
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