Consejos digitales de administración de archivos de computadora

Hacer un seguimiento de sus documentos electrónicos puede ser una tarea ardua en el mundo "cableado" de hoy.

Además de almacenar documentos localmente en computadoras de escritorio, laptops o dispositivos móviles, cada vez más empresas usan la nube para aplicaciones de negocios básicas y almacenamiento de archivos. (Ver por qué la informática en la nube es ideal para pequeñas empresas y 5 desventajas de la informática en la nube.)

Para complicar aún más el problema de almacenamiento es necesario que muchas empresas compartan documentos entre empleados: dentro de una oficina, esto normalmente se logra utilizando un servidor de archivos o dispositivo de almacenamiento conectado a la red (NAS).

Si se requiere acceso móvil compartido, los documentos pueden almacenarse en la nube y compartirse mediante la asignación de permisos de acceso.

La organización es la clave

Dondequiera que se almacenen los documentos, es importante mantenerlos organizados y actualizados. El objetivo de la gestión electrónica de archivos es garantizar que pueda encontrar lo que está buscando, incluso si lo está buscando años después de su creación.

La mayoría de las personas de negocios han estado en una situación embarazosa de tener una llamada de cliente y no poder localizar rápidamente la factura relevante u otros documentos importantes del cliente. Igualmente molesto es ir al final del año tratando de encontrar documentos relacionados con las cuentas de la empresa para el contador o, lo que es peor, el recaudador de impuestos.

La organización adecuada de documentos electrónicos es especialmente crítica en un entorno compartido: si uno de sus empleados está ausente (temporal o permanentemente), debería poder localizar fácilmente cualquier documento creado o administrado por esa persona.

(Tenga en cuenta que la posible pérdida de datos con empleados descontentos y que se van, es una razón más para proteger los datos de su empresa. Consulte 6 Reglas de protección de datos comerciales).

Estas sugerencias de administración de archivos lo ayudarán a mantener sus archivos accesibles:

1. Use las carpetas de instalación predeterminadas para los archivos de programa.

Use las ubicaciones de archivos predeterminadas al instalar programas de aplicaciones.

En Windows, por convención, los archivos del programa de aplicación residen en el directorio (Letra de unidad:) -> Archivos de programa. Instalar aplicaciones en otro lugar es confuso e innecesario.

2. Un lugar para todos los documentos.

Coloque todos los documentos en una sola carpeta "raíz". Para un usuario único en un entorno de Windows, la ubicación predeterminada es la carpeta Mis documentos.

En un entorno para compartir archivos intente hacer lo mismo: creó una sola carpeta raíz (llamada "Documentos compartidos", por ejemplo) y almacena todos los documentos en subcarpetas dentro de la carpeta raíz. Tener una sola ubicación para todos los documentos hace que sea más fácil encontrar cosas y ejecutar copias de seguridad y archivos.

3. Crea carpetas en una jerarquía lógica.

Estos son los cajones del archivador de su computadora, por así decirlo. Use un lenguaje sencillo para nombrar sus carpetas; no querrá estar mirando esta lista de carpetas en el futuro y preguntándose qué significa "TFK" o cualquier otra abreviatura interesante que haya inventado.

4. Nido de carpetas dentro de las carpetas.

Cree otras carpetas dentro de estas carpetas principales a medida que surja la necesidad. Por ejemplo, una carpeta llamada "Facturas" puede contener carpetas llamadas "2013", "2012" y "2011". Una carpeta nombrada para un cliente puede incluir las carpetas "customerdata" y "correspondence".

El objetivo es tener todos los archivos en una carpeta en lugar de tener una lista de archivos huérfanos.

No obstante, no cree estructuras de carpetas complejas y de capas profundas; en lo posible, use nombres de archivos descriptivos.

5. Siga las convenciones de nomenclatura de archivos.

Algunos sistemas operativos (como Unix) no permiten espacios en los nombres de archivos o carpetas, así que evite esto si su entorno informático está mezclado; en su lugar, utilice los guiones bajos como delimitador (por ejemplo, Doe_John_Proposal. Doc). Otros caracteres como / ? : * | "^ también están prohibidos en los nombres de archivos o carpetas en Windows.

Utilice nombres de archivos descriptivos para facilitar la identificación y recuperación, pero no exagere: los nombres de archivo / ruta tienen límites de longitud que varían según los sistemas operativos. La longitud de la ruta de un archivo (por ejemplo, letra de unidad + nombres de carpeta + nombre de archivo) es de 260 caracteres.

Utilice abreviaturas comunes siempre que sea posible.

6. Sea específico.

Proporcione a los archivos nombres lógicos, específicos e incluya fechas en los nombres de archivos si es posible. El objetivo al nombrar archivos es poder decir de qué se trata el archivo sin tener que abrirlo y mirar. Por lo tanto, si el documento es una carta para un cliente que le recuerda que el pago está vencido, llámalo como "overdue_20120115"; en lugar de algo así como "letter". ¿Cómo sabrá a quién va dirigida la carta sin abrirla?

Si está compartiendo archivos por correo electrónico o dispositivos portátiles, es posible que desee que el nombre del archivo incluya más información específica información, ya que la información de la carpeta no se incluirá con el archivo compartido. Por ejemplo, si su documento reside en Mis documentos Facturas 2014 Clientes Doe_John_20140416. doc y el archivo se comparte o se envía por correo electrónico; todo lo que el destinatario verá es Doe_John_20140416. doc y puede no ser capaz de decir que el archivo es una factura del cliente sin abrirlo.

7. Archivo sobre la marcha.

El mejor momento para presentar un documento es cuando lo crea por primera vez. Así que adquiera el hábito de usar el cuadro de diálogo "Guardar como" para archivar su documento, así como su nombre, colocándolo en el lugar correcto en primer lugar.

8. Ordene sus archivos para su conveniencia.

Si hay carpetas o archivos que usa mucho, llévelos a la parte superior de la lista de archivos con un nombre! o un AA al comienzo del nombre del archivo.

9. Recoge tus archivos regularmente.

A veces, lo que está viejo es obvio como en el ejemplo de la carpeta llamada "Facturas" más arriba.Si no es así, mantenga despejadas sus carpetas borrando los archivos antiguos.

Haz no eliminar archivos relacionados con el negocio a menos que estés absolutamente seguro de que nunca volverás a necesitar el archivo. En su lugar, en su colección principal de carpetas debajo de su carpeta raíz, cree una carpeta llamada "Antigua" o "Inactiva" y mueva archivos viejos en ella cuando los encuentre.

10. Haga una copia de seguridad de sus archivos regularmente.

Ya sea que esté copiando sus archivos en otra unidad o en cinta, es importante configurar y seguir un régimen de respaldo regular. Vea los 3 pasos para un sistema de respaldo exitoso.

La buena administración de archivos hace que encontrar lo que quiere sea fácil

La administración de documentos electrónicos debe ser parte de una estrategia general de administración de documentos para su negocio. Un plan de gestión de documentos adecuado debe incluir todos los aspectos del manejo de documentos, incluido el almacenamiento, la recuperación, las copias de seguridad y la seguridad.

La función de búsqueda es maravillosa, pero nunca coincidirá con la facilidad de ir directamente a una carpeta o archivo. Si sigue estos consejos para la gestión de archivos de forma coherente, incluso si no sabe dónde está algo, ya sabe dónde debería estar, una gran ventaja cuando se trata de encontrar lo que está buscando. Buenas prácticas de administración de archivos le ahorrarán tiempo y dinero a su negocio.