¿Por qué el dinero en efectivo es importante para las finanzas de su negocio?

La caja chica ya no es lo que solía ser. En los días en que pagamos todas las transacciones de pequeñas empresas en efectivo, era necesario tener la intención de realizar un seguimiento de esas transacciones. En el siglo XXI, tenemos mejores formas de pagar las compras de pequeñas empresas y hacer un seguimiento de ellas. Pero el concepto de "caja chica" sigue siendo importante.

¿Qué es Petty Cash?

Caja chica describe pequeñas transacciones de una empresa.

El término "mezquino" se usa porque es una cantidad pequeña (pequeña) de efectivo o transacciones similares a efectivo. "Petty" ya no es tan pequeño, así que piense en ello como pequeñas cantidades que es posible que no pienses en el seguimiento. En este artículo, usaremos el término "caja chica" para incluir una variedad de pequeñas transacciones comerciales.

Por ejemplo:

• Comprar café para la cafetera de la oficina
• Pagar los peajes o los parquímetros
• Tratar a los empleados con pizza para celebrar un logro
• Comprar un pequeño regalo en el camino a una reunión de negocios.

¿Por qué es importante el dinero en efectivo?

Las transacciones de caja chica se suman. No documentar y rastrear esas compras pequeñas puede significar muchos gastos comerciales potenciales no reclamados, como tirarlos.

Veamos un par de ejemplos:

• Si usa tazas Keurig para su café de la oficina, incluso si compra barato y en grandes cantidades, le costará alrededor de 26 centavos por taza. Para un empleado promedio que bebe café, eso equivale a dos tazas por día, unos 200 días al año, es decir, más de $ 100 para ese empleado. Multiplique eso por la cantidad de empleados y tenga una gran cantidad de dinero.
• La pizza para 10 personas puede costar $ 50. Si lo haces una vez al mes, eso es $ 600 por año. No mantener un registro significa $ 600 en gastos perdidos.

¿Cómo deben registrarse las transacciones de caja chica?

Puede grabar en recibos o en una lista, lo que sea más fácil. Lo importante es recordar que CADA transacción debe registrarse y debe incluir:

• Fecha de la transacción
• Cantidad de la transacción
• Descripción general de la transacción ("donuts para reunión de la oficina", por ejemplo) < No tiene que registrar el número de cuenta en el momento de la transacción.

Cuando recargue efectivo para gastos menores, agrupe las transacciones por número de cuenta e ingréselos en su programa de teneduría de libros.

¿Puedo rastrear transacciones de caja chica en línea?

Los propietarios de negocios inteligentes actualmente están pagando por transacciones comerciales con tarjetas de crédito comerciales o tarjetas de débito y aplicaciones. Puede rastrear el estacionamiento con una aplicación, y puede usar un sistema automático de pago de peajes para eliminar el tiempo pasado en el carril "solo efectivo" en las carreteras con peaje. Por supuesto, pagar con su tarjeta de débito o crédito comercial facilita el seguimiento de gastos pequeños.Solo asegúrese de anotar el objetivo comercial en el recibo.

¿Qué pasa si mi negocio todavía tiene una caja de efectivo?

Muchas empresas tienen un fondo de caja chica en la oficina, especialmente negocios minoristas que tienen clientes que pagan en efectivo. La caja de efectivo se usa para realizar cambios y, en algunos casos, para transacciones de pequeñas empresas. Por lo general, la caja comienza con un saldo en efectivo, en denominaciones adecuadas. Luego, cuando la caja de efectivo baja, se reabastece.

Si los fondos de la caja de efectivo se usan para compras pequeñas, mantenga un registro en la casilla para que se puedan registrar estas compras.

¿Cómo me aseguro de registrar todas las transacciones de caja chica?

Es su responsabilidad como propietario de un negocio establecer políticas para el uso de caja chica, supervisar transacciones de caja chica y asegurarse de que los empleados estén usando caja chica de manera responsable. Algunas posibilidades:

Dé a los empleados de confianza una tarjeta de débito comercial y solicite que entreguen detalles sobre el objetivo comercial para todas sus compras de débito.

• Exigir que los empleados que usan sus propios autos para negocios tengan un rastreador de peajes. Puede proporcionarlo y obtener los detalles. Necesitará que el empleado verifique el propósito comercial.
• Si los empleados tienen teléfonos inteligentes para uso comercial, solicite que incluyan aplicaciones para capturar recibos por fotografía o que los envíen a su departamento de contabilidad.
• Conclusión sobre el efectivo para gastos menores:

La configuración y el seguimiento del efectivo para gastos menores debe formar parte del sistema general de mantenimiento de registros de su empresa.

Recuerde, si no lo registra, no puede deducirlo como un gasto comercial. Asegúrese de aprovechar todas las transacciones de caja chica, para poder reclamar más gastos comerciales legítimos y reducir sus impuestos comerciales.