¿Qué significa "De minimis" para los impuestos a las empresas?

¿Qué significa el término "De minimis" para los beneficios del empleado?

El término d e minimis generalmente se usa para describir algo que es demasiado pequeño o insignificante para ser considerado, algo sin importancia; el término proviene de una frase latina, "de minimis non curat lex", que significa básicamente que la ley no se ocupa de asuntos triviales.

(Tenga en cuenta la ortografía de este término. No está escrito, ya que podría pensar "de minimus" pero es " de minimis .")

¿Por qué el concepto de minimis es importante para los impuestos a las empresas?

El IRS dice que un beneficio de minimis es:

… cualquier propiedad o servicio que proporcione a un empleado que tenga tan poco valor (teniendo en cuenta la frecuencia con la que brinda beneficios similares a sus empleados) esa explicación sería irrazonable o administrativamente impracticable

El empleador beneficiario proporciona a un empleado impuestos como ingreso para el empleado. Pero un beneficio de minimis no es imponible para el empleado como ingreso. Desde el punto de vista fiscal, un beneficio de minimis es una pequeña cantidad de un beneficio para empleados, y el IRS dice que estas pequeñas cantidades no están sujetas a impuestos. En otras palabras, si el beneficio es de minimis, no es imponible para el empleado. Si no es de minimis, es gravable para el empleado, al igual que otros beneficios para empleados.

Ejemplos de beneficios para empleados que podrían ser De minimis

Los ejemplos a continuación dan una idea de lo que se considera de minimis.

En algunos casos, es porque la cantidad es pequeña (como el turno vacacional) y, en otros casos, es muy difícil separar el uso personal de los empleados del uso comercial (como la copiadora de oficina).

El IRS proporciona algunos ejemplos de premios de minimis que pueden excluirse de los impuestos para los empleados:

• Pavos de vacaciones o jamones
• Flores, placas o tazas de café para ocasiones especiales
• Un reloj de oro en la jubilación
• Estacionamiento para un empleado del mes, si la cantidad no lo hace t excede ciertos límites.
• Cenas de premios ocasionales o cenas de vacaciones para empleados e invitados.
• Otras comidas que podrían considerarse de minimis serían el café y las rosquillas en una reunión de personal o comidas ocasionales proporcionadas a los empleados que deben trabajar horas extras.
• Entradas ocasionales a eventos deportivos o teatrales (uso de la caja de la compañía en un juego de hockey o baloncesto, por ejemplo)
• Permitir que los empleados usen la copiadora de oficina ocasionalmente, si usted (el empleador) puede demostrar que se está utilizando al menos 85% para fines comerciales
• Seguro de vida colectivo a término por debajo de $ 2000,
• Tarifas de transporte ocasionales (como un pase de autobús o boleto de estacionamiento) que proporciona a los empleados.

Lo que NO es De Minimis Beneficios

Los siguientes nunca son de minimis, de acuerdo con el IRS:

• Efectivo, incluidos los equivalentes de efectivo como tarjetas de regalo, excepto dinero de comida poco frecuente para permitir horas extras
• Uso del apartamento del empleador, casa de vacaciones, barco o avión
• Uso del vehículo del empleador más de una vez al mes
• Membresía en un club de campo o instalaciones deportivas

Observe también el uso de la palabra "ocasional" en la lista de beneficios de minimis anterior.

Si se proporciona un beneficio de forma rutinaria, casi nunca es de minimis.

De Minimis Beneficios y teléfonos celulares

El IRS considera que los teléfonos celulares provistos por el empleador son de minimis si no son parte de la compensación de la compañía para el empleado y si se proporcionan por "razones comerciales sustanciales". Algunos ejemplos son:

• Si el empleador necesita contactar al empleado en todo momento para emergencias relacionadas con el trabajo (por ejemplo, para un gerente de un centro de datos)
• Si el empleado necesita hablar con clientes cuando está fuera de la oficina ( en un puesto de ventas, por ejemplo),
• O si el empleado necesita contactarse con gente de negocios en otras zonas horarias en momentos en que la oficina del empleado está cerrada (un gerente comercial internacional que necesita hablar con empleados o clientes en Tokio, ejemplo).

Una excepción a la regla De Minimis - Empleados altamente remunerados

Al igual que otros impuestos, la regla de minimis debe aplicarse de manera justa.

No puede tratar las comidas que la compañía brinda en un establecimiento del empleador provisto a empleados de alto nivel como de minimis si el mismo beneficio no está disponible para todos los empleados, o para un grupo de empleados en el que el los empleados de alto nivel son una parte. Por ejemplo, si tiene un comedor especial para ejecutivos y ningún comedor (o ningún comedor similar) para otros empleados, no puede afirmar que el comedor ejecutivo era de minimis . Si no es de minimis , es tributable para los ejecutivos. El IRS tiene un lenguaje que explica lo que significan los empleados altamente compensados ​​en este caso.

Registros para demostrar los beneficios de minimis

Siempre es difícil demostrar un negativo. Mantenga un excelente registro de los momentos en que proporciona pequeños beneficios a los empleados, explicando el objetivo comercial y la fecha y la hora. Demostrar que siempre mantiene buenos registros lo ayudará a defender el uso de de minimis en una auditoría tributaria.

Otros ejemplos de una regla De Minimis en otras áreas fiscales

La ley 2015 PATH proporciona protección contra multas y sanciones para contribuyentes comerciales por errores de minimis (menos de $ 100) en declaraciones de información.

En otro ejemplo, en el Formulario 1099-S, Ingresos de transacciones inmobiliarias, una transferencia de menos de $ 600 se considera de minimis .