Requisitos para mantener registros de cheques para empleados

La División de Horas y Salarios del Departamento de Trabajo y la Ley de Normas Justas de Trabajo exigen que se mantengan los registros de pago y otra documentación de los empleados. Los empleadores deben realizar un seguimiento de la compensación y el tiempo libre, y el Servicio de Rentas Internas también exige que mantenga registros de nómina para todos los empleados actuales durante un mínimo de seis años después de que finalice el empleo.

¿Qué registros de cheque de pago se les exige a los empleadores que mantengan?

Normalmente mantendrá la mayoría de los registros requeridos por la ley solo en el curso de sus actividades comerciales, por lo que el cumplimiento no debe tomar mucho en el camino de los pasos adicionales o el trabajo.

Revise los registros que ya tiene para asegurarse de estar en línea con los requisitos del IRS y la FLSA.

Los registros pueden mantenerse de cualquier forma, incluso de forma electrónica. Se debe mantener lo siguiente para todos los empleados no exentos y aquellos cubiertos por los requisitos de salario mínimo:

• Información personal, incluyendo el nombre del empleado, domicilio, ocupación, sexo y fecha de nacimiento si es menor de 19 años
• La hora y el día en que comienza su semana laboral
• Total de horas trabajadas cada día laborable y cada semana de trabajo
• Ganancias totales diarias o semanales semanales
• Tasa de pago por hora regular para cualquier semana cuando se trabaja horas extras
• Pago total de horas extras para la semana laboral
• Salarios totales pagados cada período de pago > Fecha de pago y período de pago cubierto.

A los empleados no exentos se les debe pagar al menos el salario mínimo y recibir horas extras por cada hora trabajada que supere los 40 por semana. Un empleado puede estar exento si recibe un salario de al menos $ 455 por semana como sueldo y si realiza ciertos deberes laborales, generalmente administrativos, ejecutivos o gerenciales.

El pago directo es el que se gana durante las primeras 40 horas en una semana laboral.

Los registros requeridos para empleados exentos difieren de aquellos para trabajadores no exentos, y se requiere información especial para empleados domésticos, para empleados que trabajan bajo acuerdos de pago poco comunes, para empleados a quienes se les proporciona hospedaje u otras instalaciones, y para empleados que reciben reparaciones educación.

Si alguno de sus trabajadores pertenece a estas categorías, consulte con un abogado.

Formularios que debe conservar

Además de los registros de nómina, debe conservar algunos otros documentos archivados para cada empleado.

Una copia firmada de su formulario W-4 que muestra la retención federal. Este formulario se puede cambiar muchas veces, así que asegúrese de mantener el formulario más reciente en la parte superior.

• Una copia de cualquier formulario en el que un empleado haya autorizado deducciones de pago, incluidos beneficios y donaciones especiales como United Way u otras organizaciones benéficas
• Una copia del formulario de solicitud original del empleado y cualquier documento de respaldo, como un currículum o transcripciones.
• Registra los cambios en los niveles de pago, incluidas las promociones o degradaciones, y los motivos de estas acciones.
• ¿Cuál es la mejor manera de mantener los registros de nómina?

Los registros de cheques, incluidos los que documentan todas las horas trabajadas, los cambios en el estado de pago y las tasas de pago, deben mantenerse en un archivo separado.

También debe mantener un registro de todos los cambios realizados en los pagos y beneficios de los empleados, incluidos los consentimientos de los empleados. Debe tener un consentimiento por escrito en el archivo para cualquier deducción del pago de un empleado con la excepción de los impuestos y embargos de FICA.

Susan Heathfield, experta en recursos humanos, tiene información más detallada sobre lo que debe mantenerse en el archivo de personal de un empleado.

¿A quién se le permite ver los registros de los empleados?

La mayoría de las empresas conservan los registros de los empleados en un área restringida y permiten el acceso únicamente a personas que podrían necesitar ver los registros debido a su rango o posición de empleo. Los registros de los empleados nunca se deben eliminar de la sala de grabación. Si tiene más de unos pocos empleados, puede configurar una política de acceso a los archivos de personal para que los empleados de recursos humanos sepan cómo responder a las solicitudes.

Los empleados deberían poder ver sus propios registros. Es posible que desee que alguien se quede en la habitación con un empleado mientras visualiza su propio registro.

• Designe qué empleados de la compañía pueden ver los registros de los empleados. El acceso generalmente está restringido a los empleados en el departamento de recursos humanos y a los gerentes y ejecutivos por encima de cierto nivel.
• Varios auditores federales y estatales pueden tener acceso a registros de empleados para fines de auditoría. Puede solicitar una orden antes de permitir que un auditor acceda a los registros de los empleados.
• Abogados que representan a empleados en pleitos pueden tener acceso en ciertos casos específicos. Un funcionario de alto nivel o el abogado de la compañía debe verificar la solicitud del abogado antes de permitir que se vean los registros.