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¿Qué son las tasas por día?
Per diem (del latín "por día") es una asignación diaria para dos gastos de viaje específicos. La tarifa diaria de los Estados Unidos incluye dos componentes: alojamiento, comidas e imprevistos. El IRS dice que el viático es la tarifa más alta permitida que paga el gobierno de los EE. UU. A los empleados federales que viajan fuera de casa. Aunque la tabla de tarifas se diseñó originalmente para empleados federales, el IRS la usa para empleadores privados que desean proporcionar a los empleados un presupuesto diario para viajes.
Si usa dietas para viajes de empleados, todo lo que le pague a los empleados por la tarifa diaria está sujeto a impuestos para el empleado.
Cómo se determinan las tasas diarias
En los Estados Unidos, la Administración de Servicios Generales (GSA) establece la tarifa diaria para cada ciudad y estado de EE. UU. Y para viajes al extranjero.
Las tasas de viáticos cambian cada año, generalmente el 1 de octubre. El Departamento de Defensa y otras agencias federales usan la tabla de tasas de dietas de GSA. Puede consultar las tarifas actuales de dietas yendo a esta página web de la Administración de Servicios Generales: // www. gsa. gov / travel / plan-book / dietas por día.
Las tasas de viáticos son importantes para que los empleadores las sigan, porque los reembolsos a los empleados que excedan las tasas de viáticos permisibles son gravables para los empleados como ingreso. Los empleadores deben tener un plan responsable para los gastos de reembolso de los empleados a fin de cumplir con las reglamentaciones del IRS con respecto a los viáticos.
Cómo leer la tabla de tasas por día
Tabla de tasas por día GSA ( CONUS se refiere a los EE. UU. Continentales; OCONUS se refiere a fuera de los EE. UU. Continentales) Esta información es principalmente para los EE. empleados del gobierno, pero puede ser utilizado por empleadores privados que quieran usar las tasas de viáticos.
La tabla de viáticos ahora se puede buscar.
Puede buscar por estado y ciudad o por código postal. Verá un desglose de las tasas de alojamiento por mes y las dietas por comidas e imprevistos a la derecha. Algunos meses pueden ser diferentes. Tenga en cuenta que esta es la "máxima tasa de alojamiento por mes, incluidos los impuestos". Las tasas pagadas en exceso del máximo son imponibles a los empleados como ingreso.
También puede ver el desglose de comida por comida del enlace Comidas y gastos incidentales. Esta página muestra el desglose del desayuno, el almuerzo y la cena, y los gastos imprevistos.
Asegúrese de usar la tabla correcta; el CONUS para los EE. UU. continentales y el OCONUS para fuera de los EE. UU. continentales. No puede usar dietas para viajes internacionales.
Tasas e impuestos diarios
El IRS dice que los reembolsos por día no son gravables, incluso si exceden los gastos reales, pero no si exceden la tasa federal.Por ejemplo, si un empleado está en Tampa para una conferencia en mayo de 2016, ese empleado puede entregar la dieta de $ 106, más $ 54 por comidas e imprevistos.
Si desea utilizar viáticos para empleados, debe usarlos durante todo el año calendario, pero puede reembolsar los gastos reales o usar comidas e imprevistos para ubicaciones específicas.
También puede usar solo las comidas y los gastos imprevistos si paga el alojamiento directamente, proporciona alojamiento en especie y reembolsa los gastos reales de alojamiento.
También puede usar dietas para comidas y gastos imprevistos para viajes de un día en los que no hay gastos de alojamiento.
Más detalles, restricciones y calificaciones del IRS
Como es habitual en el IRS, hay muchos más detalles que debe conocer si desea utilizar dietas para viajes de empleados. Obtenga más información acerca de las tarifas per diem en la publicación 463 del IRS: Gastos de viaje, entretenimiento, regalos y automóvil.
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