Outsourcing Consejos para el éxito

Los empresarios y pequeños empresarios siempre buscan formas creativas para lograr más objetivos comerciales por menos dinero. Una estrategia que puede ayudarlo a ahorrar tiempo, dinero y frustración a medida que inicia y desarrolla su negocio es externalizar la mayor cantidad de trabajo posible a proveedores de servicios externos capacitados pero rentables.

En mi trabajo con Elance Online, un mercado en línea que ayuda a las pequeñas empresas a subcontratar casi cualquier tipo de proyecto, he hablado con docenas de compradores que han subcontratado con éxito proyectos tan diversos como soporte administrativo, estrategia comercial, diseño gráfico, diseño y desarrollo web, redacción e incluso desarrollo de software.

Cuando hablo con compradores que han dominado el arte de gestionar de manera efectiva proveedores de servicios externos, los mismos temas surgen una y otra vez. He destilado sus consejos en las siguientes "Mejores 10 mejores prácticas" para trabajar con proveedores de servicios externos. Seguir este consejo puede ayudarlo a obtener el máximo provecho de sus relaciones con proveedores o contratistas externos, ya sea que use la web para encontrar proveedores de servicios o solicite y evalúe cotizaciones de proveedores de la manera "anticuada".

1. Defina claramente el alcance y el cronograma de su proyecto

Esto puede parecer obvio, pero cualquier proyecto subcontratado exitoso siempre comienza con una declaración clara de lo que espera lograr. Defina los requisitos de su proyecto por adelantado. Los proveedores de servicios necesitan información precisa y completa para presentarle propuestas realistas y para ofrecerle un precio razonable. Sea específico acerca de los entregables que espera que el proveedor proporcione.

Ofrezca a los vendedores la mayor cantidad de información posible sobre lo que necesita entregar y la forma en que necesita el trabajo realizado. Además, sea claro y realista con respecto a los requisitos de su cronograma: los cronogramas del proyecto pueden tener un gran impacto en los costos del proyecto.

2. Evalúe a un proveedor de servicios como si contratara un empleado de tiempo completo

Cuando evalúa propuestas de proveedores de servicios, no tema hacer preguntas.

Al igual que contratar a un empleado de tiempo completo, seleccionar un proveedor es una experiencia muy subjetiva. Verifique sus referencias y solicite comentarios de otros clientes que hayan utilizado sus servicios. Participar en un diálogo: si tiene dudas sobre las capacidades específicas de un proveedor, exprese sus inquietudes. No te metas solo y esperes lo mejor.

3. Busque una experiencia específica adecuada

Idealmente, el proveedor de servicios que seleccione tendrá una experiencia específica con el tipo de proyecto que está realizando. No quieres ser el "conejillo de indias" de alguien. "Esto es especialmente crucial cuando se subcontratan proyectos técnicos complejos, como el desarrollo de software.Por ejemplo, si está buscando a alguien para desarrollar una aplicación para Palm PDA, asegúrese de que haya completado proyectos comerciales en esa plataforma para otros clientes satisfechos. Este consejo también es válido para otros tipos de proyectos. Si necesita un plan de negocios para abrir una tienda minorista, obtendrá los mejores resultados si el consultor que contrata tiene experiencia verificable en el sector minorista.

4. No elija un proveedor basado únicamente en el precio

Aunque podría ser tentador, nunca seleccione un proveedor basado únicamente en el precio. Los compradores experimentados que han subcontratado muchos proyectos y evaluado cientos de propuestas casi siempre recomiendan descartar las ofertas más caras y las de menor precio.

Los compradores informan que sus proyectos más exitosos son en los que sienten que el proveedor ofrece un equilibrio de buenos resultados de calidad y calidad.

5. Revise carteras y muestras

Examine el trabajo anterior del proveedor (su "cartera") y asegúrese de que su trabajo anterior cumpla con sus expectativas de calidad y estilo. Si ha evaluado la cartera de un proveedor, las referencias y la experiencia previa, y aún no está seguro de sus capacidades, considere pedirles que hagan una maqueta rápida o que proporcionen un esquema básico de un plan de trabajo. Un proveedor de servicios que realmente quiera ganar su negocio podría darle un concepto aproximado para que pueda comprender mejor su enfoque para resolver su problema.

Pero nunca cruce la línea entre pedir una maqueta e insistir en que un proveedor le proporcione trabajo terminado "según las especificaciones. "Ningún profesional calificado espera trabajar gratis.

6. Comience por pequeño

Cuando se relaciona con un proveedor de servicios por primera vez, comience con un proyecto que sea relativamente pequeño y de alcance simple. Esto le dará una mejor idea del estilo y las capacidades del proveedor antes de confiarles un proyecto de "misión crítica".

7. Empate de pago a hitos del proyecto claramente definidos

Al igual que debe tener claro el alcance del proyecto, asegúrese de definir un plan de trabajo para su proyecto subcontratado con hitos claramente definidos. Tener puestos de control programados en los que revise el estado del proyecto a medida que avanza hacia la finalización es una manera fácil de garantizar que cumpla con el plazo final y que el producto final cumpla con sus estándares. Ate el pago del proveedor a estos hitos.

Una buena guía para proyectos de desarrollo de TI y software es pagar no más del 20% al 30% del precio total del proyecto por adelantado, y el resto de los pagos se otorgan en función de la finalización de 3 o 4 hitos.

8. Negocie la propiedad del trabajo por adelantado

Para cualquier tipo de proyecto subcontratado, asegúrese de tener claro quién posee el producto de trabajo resultante y los componentes importantes de ese producto.

Asegúrese de que el proveedor del servicio comprenda cómo piensa utilizar los entregables que está aceptando proporcionar. Por ejemplo, el desarrollo de una aplicación de software personalizada para su uso personal sería sustancialmente diferente del desarrollo de una aplicación que planea empaquetar y revender.

9. No se olvide del soporte una vez que se complete el proyecto.

Para proyectos tecnológicos, es una buena idea especificar una garantía o cláusula de soporte para que tenga la seguridad de contar con una cierta cantidad de soporte continuo por parte del proveedor una vez que el proyecto esté completo. Es mucho más fácil negociar una cláusula de soporte antes de que el proveedor de servicio comience a trabajar, en lugar de después de la finalización del proyecto. Incluso los servicios creativos o comerciales pueden beneficiarse de una cláusula de soporte. Supongamos que necesita algunos cambios en un plan de negocios en función de los comentarios que recibe de los posibles inversores. O tal vez descubra que necesita ese nuevo y elegante logotipo entregado en un nuevo tipo de formato de archivo. Especificar una cierta cantidad de soporte gratuito o negociar precios reducidos para modificaciones futuras puede ahorrarle tiempo, dinero y dolores de cabeza más adelante.

10. Obtenerlo por escrito

Durante el curso de un compromiso de servicio, el alcance del proyecto, los resultados o incluso el precio acordado pueden cambiar.

Asegúrese de comunicar claramente cualquier cronograma, alcance o cambio de pago a su proveedor de servicios y obtenga la confirmación de ellos, por escrito, de que entienden y aceptan los cambios. De forma similar, mantenga un registro de los cambios de acuerdo solicitados por el proveedor del servicio y si acepta o rechaza esas modificaciones. Guarde copias de cualquier intercambio de correo electrónico que tenga.

Puede acceder a expertos de primera calidad en cualquier momento que lo necesite sin la carga de contratar personal de tiempo completo. Al mantenerse enfocado en sus competencias principales y contratar profesionales independientes expertos para sus otras necesidades, puede competir con las capacidades de entrega de organizaciones más grandes al tiempo que mantiene su independencia.